進捗管理とは？上手く行うためのポイントを徹底解説

進捗管理とは、あらゆるプロジェクトで商品やサービスを納期に間に合わせて提供する方法のこと。

要するに「期限が〇〇日なので、▽日前までに始めないと間に合わない」という予定を立てることです。

これがうまく機能していないという職場もあるのではないでしょうか？

ミーティングなどで、部下に進捗確認をすると、いつも「半分できている」「あと少しで終わる」と報告され安心していたけど、納期を守ることができなかった、ということはありませんか？

なぜ進捗管理がうまく機能しないのか、その原因について例を交えながら解説していきます。

進捗度の認識のズレには、次の2種類があります。

認識がズレているので、どうしても進捗管理が不適切に行われてしまいます。

「だいたい作業の半分くらい終わった」と感覚だけで進捗率を判断しています。

見通しが甘かったりすると仕事量が増えてしまうことがあります。

作業量が増えると、実際の進捗率は想定していたものよりも低くなってしまいます。

工程数とは、例えば10ある作業のうち、7つを終えたとしたら、進捗率は7/10で、あと3つの作業で仕事は完了させることができます。

1日1つの作業が完了できる予定を立てたら、残りの作業は3日で終わらせる予定です。

しかし、残りの3つの作業が5日かかるとしたら・・・？

予定と実際の作業状況が違うため、進捗管理がズレてしまいます。

チームを組んで作業をしている時、リーダーはチームの作業状況を確認します。

メンバーは「（トラブルで遅れているけど、このくらいなら・・・）問題ありません」と報告するかもしれません。

つまり、部下は悪い報告をできるだけせず、いい報告だけをしたいと考えます。

この報告通り、遅れを取り戻すことができればいいのですが、納期が近づいてから遅れていると発覚するとチーム全体が慌てることになります。

進捗率が順調に進むと、リーダーやチームは問題ないと判断して安心するかもしれません。

しかし、取引先が納期の直前に休みに入り、作業を進めることができないかもしれません。

メンバーが休みを取り、作業が進まないかもしれません。

トラブルが発生してはじめて気づくことになりますが、そのときにはもう手遅れかも？

これらは想定した進捗管理をあらかじめ作成しておく必要があります。

トラブルやミスが発生しても、挽回できるような体制を作っておく必要があります。

その1つとして、まずはミスを認めることができるチームを作ってみませんか？

ミスが許されないチームでは、メンバーが悪い報告をしにくくなり、トラブルへの対応が遅れ、どうしようもなくなることが多いです。

しかし、ミスが判明した段階でメンバーが報告・相談をすることで、ミスへの対応策や予防策を早くとることができます。

同じミスを何度も続けるようであれば、さらなる対応策や予防策をとるほか、ミスをしたメンバーに注意していくことも必要です。

工程表とは、作業を進めていく順序・過程、その進行の程度を指します。

作業内容や工程数、納期などを記入することで、作業を視覚的に理解しやすくできます。

新規の作業やトラブル、クライアントの情報などは随時更新していかなければなりません。

ここで大切なのは、チームで工程表を共有すること。

1人だけが工程表の内容を知っていても意味がありません。

当然のことのようで、なかなかできない人が多いようです。

進捗管理におすすめなツール・アプリを3つずつ紹介させてもらいます。

パソコンだけでなく、スマホでも同期することができるので、どこでもチェックすることができるのはいいですね。

エクセルを使うことで、自分の好きなように項目を増減させたり、関数を加えたりして、自分たちの使いやすいように進捗管理できるようになります。

シートごとにプロフェクトを管理したり、リンクを挿入したり、関数で複数のシート・ファイル間でデータを同期させることが可能で、チーム内で情報を共有するのも簡単です。

このように、自分たちの使い勝手を追求できるのは、エクセルの大きな魅力です。

シンプルで初心者でも使いやすい工程表です。

セルを追加したり、期間中の傍線の色を自由に変更することができるので、下書きや手書き用のテンプレートとして使うこともできます。

操作の多くをドラッグ・アンド・ドロップという方法だけで使うことができるので、直感的に進捗管理をすることができます。

ガントチャート方式で全体像と進捗がひと目でわかり、複数のプロジェクトも一元管理することも可能です。

HPでは導入事例も紹介されており、個人事業主から法人まで幅広く採用しています。

最低限の機能に絞ること、感覚的な操作で使いやすこと、パソコンとスマホのマルチデバイス対応していることから人気のアプリです。

元々は Wunderlistというアプリが元になっていますが、Microsoftに買収されたことで2020年5月6日にサービスが終了し、移行することに。

個人用のスケジュール帳を確認することでタスクの提案が表示されたり、リストやタスクを知人と共有することができます。

Outlookとデータを同期することもできるので、無料で効率化させることができます。

エクセルよりも簡単にガントチャートをつくりたい方におすすめのアプリ。

ガントチャートの編集がしやすく、タスクをドラッグするだけで日程変更をすることができます。

DropBOXと連携しているので、端末を選ばずにガントチャートをチェックできるのも人気の理由。

クラウド型の営業支援システムです。

進捗状況をカード形式で一度に確認ができ、放置されているカードは色が変化していくので、見逃しません。

操作はドラッグ・アンド・ドロップで簡単に行うことができ、スマホアプリからも編集・確認をすることができます。

営業活動を登録することで、過去の類似案件から搭載したAIが参考になる情報を提示してくれるので、改善策を立てやすくなります。

進捗管理が上手くできない、という方が多いのではないでしょうか？

その原因はなにか、上手く管理をする方法やポイント、進捗管理に役立つツール・アプリを紹介させてもらいました。

とくに進捗管理に役立つツール・アプリでは、すでに実例として多くの企業に採用されており、HPで事例として紹介されているものも多いので、ご覧になってみてはどうでしょうか？