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断る場合も丁寧に!お断りメールの書き方と例文まとめ

ビジネスでよく使用するお断りメール。みなさんは正しい使い方ができていますか?お断りメールは相手を不快にさせずに、はっきりとお断りの旨を伝えなければなりません。今回は、シーン別にお断りメールの書き方と例文をご紹介します。

断る場合も丁寧に!お断りメールの書き方と例文まとめ

目次

  1. お断りメールとは?
  2. お断りメールにおけるマナー
  3. お断りメールの書き方
  4. お断りメールで使えるフレーズ
  5. 【シーン別】お断りメールの例文
  6. お断りメールをもらった場合はどうする?
  7. お断りメールの書き方まとめ

お断りメールとは?

みなさんも一度はお断りメールが送られた経験はあるのではないでしょうか。

お断りメールは、ビジネスシーンでの採用の合否・見積りの提案・見積りの依頼・営業メール・忘年会のお誘いなど、さまざまな場面で使われます。

お断りメールをもらったときって正直、あまり気分はよくないですよね。

その分、できるだけ送るほうも気を使わなければなりません。

お断りメールはいかに相手を不快にさせないか、ということが重要になってくるのです。お断りメールによって今後の関係性も左右しかねません。

ビジネスシーンによっても使い方が異なるので、用途別に覚えておくと便利ですよ。

お断りメールにおけるマナー

お断りメールを送る際のマナーをご紹介します。

どのビジネスによるお断りメールにも通じるマナーなので覚えておきましょう。

お断りメールのマナー①否定形を用いずはっきり断る

文章のみだと、感情が分からないのでうまく相手に伝えるのは難しいですよね。

お断りをしなければならないメールは特に慎重に言葉を選ばなければなりません。

お断りメールでは、否定形を用いずにはっきりと断りの旨を伝えます。あいまいにしていると相手もどっちなのかよく分からないので、逆に失礼になってしまいます。難しいと思いますが実は言葉を肯定系に変えることによって簡単に文章をつくることができるんです。

例えば、

お引き受けできません→ご要望に沿いかねます

できません→いたしかねます

辞退します→見送らせていただきます

参加できません→参加を見送らせていただきます

などです。否定形を肯定系に変えるだけで、少し柔らかいフレーズになりますよね。

このように、相手に少しでも不快な思いをさせないように配慮した言葉を使いましょう。

お断りメールのマナー②言い回しに気を付ける

肯定系でのお断りをご説明しましたが、さらに言い回しに気を付ける、クッション表現を取り入れることでさらに柔らかい表現になり、否定の内容を和らげることができます。

例えば、

恐れ入りますが

またの機会がございましたら

あいにくですが

などです。

あるのとないのでは、印象がかなり違ってくると思いませんか?

このようにクッション表現を上手く取り入れながらメールを構成していきましょう。

お断りメールのマナー③感謝の気持ちを伝える

お断りメールを送る際には必ず、感謝の気持ちを伝えましょう。

相手も時間を割いてくれたことですので、気遣いの気持ちを入れることはとても大切です。感謝の気持ちがなく断りの文章だけだと配慮がなっていなく、今後の付き合いも考えてしまいますよね。

感謝の気持ちにプラスして、お詫びの言葉も入れるとより柔らかい印象になり、相手も配慮がなされているなという印象を持ってくれるはずですよ。

お断りメールの書き方

お断りメールの書き方をご紹介します。

構成を覚えると、どのお断りメールでも活用できますよ。

お断りメールの項目①件名

お断りメールの件名は、変えずに履歴付きの返信でも大丈夫です。

また、新たに書くときは「○○の件」や「○○のお詫び」など分かりやすい件名にしましょう。

お断りメールの項目②挨拶文

続いて挨拶文です。

「お世話になっています」「お疲れ様です」などが一般的です。

挨拶文はビジネスメールの基本ですのでしっかり入れるようにしましょう。

お断りメールの項目③感謝の気持ちを伝える

次に感謝の気持ちを伝える文章を書いていきます。

お断りする旨を伝える前にまずは提案していただいた感謝や、招待していただいた感謝などを書きましょう。

「誠にありがとうございます」「心よりお礼申し上げます」

など一般的に使われています。

お断りメールの項目④お断りの旨を伝える

お断りの気持ちを伝えましょう。

お断りメールでしてはならないのが、ネガティブな表現を使うことと、お断りの理由が述べられていないことです。先ほどのマナーで書いた、否定形を用いない、クッション表現を取り入れるということを守り、文章を作っていきましょう。

お断りメールの項目⑤お断りの了承へのお願い

最後にお断りの了承へのお願いを書きましょう。今回のお断りで関係が終わってしまうことのないように次回に繋げていく大事な部分になります。

「何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます」や「今後ともよろしくお願いいたします」などがいいでしょう。

提案などは、さらに代替案を説明する文章を加えたりするといいですね。

相手からの心証も良くなり、またビジネスにおいてお付き合いをしていきたいと思ってくれるかもしれません。

お断りメールで使えるフレーズ

お断りメールでよく使う、クッション表現、お詫びの文言のフレーズをご紹介します。 英語でメールを送る場合もあると思うので、今回は簡単な英語でのお断りメールのフレーズもご紹介します。 

お断りメールで使えるフレーズ①断りの文言

・いたしかねます

・今回は遠慮させていただきます

・お役に立てず残念です

・ご要望に沿いかねます

・お断りせざるを得ない状況です

・承服いたしかねます

お断りメールで使えるフレーズ②クッション表現

・恐れ入りますが

・せっかくですが

・誠に心苦しいのですが

・検討させていただいた結果

・ありがたいお話ですが

・結論から申し上げますと

お断りメールで使えるフレーズ③お詫びの文言

 ・ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません

・何卒ご了承のほどお願い申し上げます

・お力になれず、申し訳なく思っております

・深くお詫び申し上げます

・大変失礼いたしました

・陳謝いたします

お断りメールで使えるフレーズ④英語

ビジネスにおいて、英語でお断りメールを書かなければならないことがあるかもしれません。英語でよく使われるフレーズをご紹介します。英語でのお断りメールも日本語と同じで、英語で否定形を肯定形にしたり、クッション表現を用いることができます。もし英語が必要になったときは参考にしてみてくださいね。

・I'm sorry,but I can't accept your proposal

(すみませんが、ご提案を受け入れることはできません)

・Thank you again for your proposal

(今回のご提案、誠にありがとうございました)

・We regret to inform you that you have not been selected for this position

(残念ですが、採用は見送らせていただきます)

【シーン別】お断りメールの例文

今回は営業・採用・見積り後・忘年会のお断りメールの例文をご紹介します。

営業のお断りメールの例文

 ビジネスにおいて、営業メールにお断りメールを送る頻度は多いと思います。

今後も関わっていくかもしれない相手ですので、営業メールのお断りは蔑ろにできませんよね。ですが、断るところはしっかり断らないと営業マンは勘違いしてしまいます。お断り後もいいお付き合いができるように文章を構成しましょう。どの営業メールにも使えますので覚えておくと便利ですよ。

件名:ご提案いただいた新商品の件について

格式会社○○ 

営業担当○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

先日は新商品の件で提案していただき、誠にありがとうございました。

社内にて商品導入を検討いたしましたが、今回は貴社商品の購入を見送らせていただくことになりました。大変申し訳ございません。

わざわざ提案いただき大変恐縮ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

採用のお断りメールの例文

不採用通知は、不採用になった理由を応募者に伝える義務はないので、詳しく書かなくても大丈夫です。

「採用とならなかった」と直接書くのではなく、「ご希望に添いかねる結果になった」など肯定形にしましょう。

件名:選考結果のご連絡 株式会社××

○○様

この度は、数多くの企業から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。

さて、○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、

誠に残念ながら、今回は貴殿のご希望に添いかねる結果になりました。

せっかくご応募いただいたにも関わらず、申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願い致します。

末筆ながら、貴殿のご健勝と今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

敬具

株式会社××

採用担当

見積り後のお断りメールの例文

見積りのお断りメールもビジネスではよく使われます。

見積りのお断りメールは、見積り書をわざわざ時間を取り作成した頂いたことに感謝する文章を書きましょう。今後のビジネスに繋がるような明るい文面にしていきましょう!

件名:ご提案頂いた○○の見積りのご依頼について

株式会社××

○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

この度は、お見積り書のご提出を頂き、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討させていただきました結果、大変恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただくことになりました。

貴重なお時間をさいて見積り書を作成していただいたことに深く感謝申し上げます。

またの機会に依頼させていただくことがあると存じます。

その節は、何卒よろしくお願い申し上げます。

貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

忘年会のお断りメールの例文

忘年会シーズンが続くと、胃の調子が悪くなりあっちの忘年会に参加できない、なんてことがあるかもしれません。

忘年会などの行事でのお断りメールは、先延ばしにすると幹事も大変なのでなるべく早めにメールをしましょう。

件名:忘年会の件について

○○課長

お疲れ様です。△△です。

先日お誘い頂きました忘年会の件なのですが、ぜひお伺いしてご挨拶を申し上げたいところではございますが、あいにく都合がつかず、今回は欠席させて頂きたいと存じます。

大変申し訳ございません。

今後このような機会がございましたら、ぜひ参加したいと思います。

メールにて恐縮なのですが取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。

お断りメールをもらった場合はどうする?

お断りメールへは返信しよう

お断りメールをもらった場合は、速やかに返信をするのがマナーとなります。

文章は短くても大丈夫です。件名は変えずに履歴付き返信にしましょう。

お断りの旨を確認し、了承したということを知らせ検討してくれたことへのお礼を返信します。

締めくくりは、またよろしくお願いします、という関係を続けていく文章にしましょう。

この返信によって今後も円滑な関係が続けられます。

お断りメールへの返信メールの例文

件名:返信Re:○○に関するお詫び

お世話になっております。

ご提案させていただいた○○の件につきまして、ご検討いただきありがとうございました。

今回は見送られるとのことで、承知致しました。

またお仕事をご一緒させて頂く機会がございましたら、その節はどうかよろしくお願い申し上げます。

お断りメールの書き方まとめ

いかがでしたか?お断りメールは、いかに相手を不快にさせないかがカギとなっていきます。

不快にさせないようにしつつ、なぜ断ったのか理由を述べるようにしましょう。

お断りメールをもらっても、今後も関りを持てる関係を作っていけるように、フレーズや例文を参考にしてくださいね。

ゆり

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