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忌引きメールの書き方とは?例文やマナーも併せて徹底解説

できればそんな機会が来てほしくないのが、不幸があったときの忌引き連絡。 この記事では忌引き連絡はメールでもしていいのかなどの疑問を解決するために書かれています。 忌引きメールの例文やその返信例文も用意しましたので、余裕がないときにこそ活用してください。

忌引きメールの書き方とは?例文やマナーも併せて徹底解説

目次

  1. 忌引きとは?
  2. 忌引きの連絡はメールでも良い?
  3. 忌引きメールにおけるマナー
  4. 忌引きメールに書くべき項目
  5. 【送る相手別】忌引きメールの例文
  6. 忌引きメールにはどのように返信すればいい?
  7. 忌引きメールまとめ

忌引きとは?

「忌引き」とは親や近親者と行った身内が亡くなったときに喪に服すことで一般的には葬儀のための休みを指すことが多いです。

この記事では忌引きで休まなくてはならないときの連絡方法や以下のような疑問を解決させるための内容が書かれています。

忌引きの連絡はメールでも良い?

上司や部下と行った社内や大学はもちろん、取引先への「忌引きを伝えるのはメールでも問題ないのでしょうか?」と疑問に思われるかもしれません。

葬儀の準備や故人の関係者への連絡、故人とのお別れなど時間が取れないなかで相手の予定に合わせて連絡することが難しいこともあります。

時間帯や上司や部下などの社内の人間や大学や取引先といった相手のことを考えたらメールでも構わないと判断してくれる人が多いです。

忌引きメールにおけるマナー

忌引きを連絡する手段とし手のメールは大変便利である反面、忙しく時間がない、気持ちに余裕がないからと行って、マナーを守らなければなりません。

責任はないとはいえ、こちらの都合で仕事や取引先とのアポイントを取りやめさせてもらうので、上司や部下といった社内と取引先にマナーを守った連絡をしなければなりません。

いくつか主要なマナーを抜粋しました。

忌引きメールにおけるマナー①できるだけ早く連絡する

身近な人間が亡くなったとしてもすぐに葬儀に向けてさまざまな用意が必要になるので、時間が経つほどバタバタと忙しくなります。

よって大切な忌引きの連絡はできるだけ早くしたほうがいいでしょう。

といっても注意してほしいのが、少し落ち着いてからメールを送るということ。

ショックで集中できない状態でメールを送信しようとしても、関係ない人に送ってしまったり、連絡しなければならない取引先の人に送り忘れたり、内容に誤字脱字があるかもしれません。

メールはできるだけ早く送るに越したことはありませんが、少し落ち着いてから送るほうが望ましいです。

忌引きメールにおけるマナー②就業規則・就学規則をあらかじめ把握しておく

忌引き休みは法律で定められているものではありませんが、ほとんどの会社や大学の就業規則・就学規則に記載されています。

忌引き休みの対象となる身内の範囲や休むことができる日数もそれに記載されているので、それぞれの会社や大学で対応が異なります。

忌引きメールにおけるマナー③メール後に口頭連絡が望ましい

メールだけでなくで忌引きの連絡をしても構いませんが、やはり電話などの口頭でも伝えたほうがより丁寧さを感じてもらえるようです。

とくに仕事をフォローしてくれているのであれば、電話で引継内容を伝えることが望ましいと言えます。

忌引きメールにおけるマナー④忌引き明けのお礼時のマナー

大学ならともかく、仕事を休んでいるときは上司や部下などの社内の人間がフォローしてくれているかもしれません。

よって、忌引きが明けたら必ずお礼をするようにしますが、具体的にはどういったことをするのでしょうか?

Photo byduvsbefilmoc

忌引き明けのお礼時のマナー①お礼は直接伝える

忌引きの連絡をするときは心理的、時間的な余裕がなかったためメールで連絡することができましたが、出社したなら上司や部下などにフォローしてくれたお礼を直接伝えます。

出張などでしばらく顔を合わせないようなケースなら、電話やメール、手紙でお礼をしてもいいでしょう。

忌引き明けのお礼時のマナー①菓子折りがあると好印象

フォローしてくれたお礼として菓子折りがあるといいと言われています。

理由としては単純にお礼するためというのもありますが、社内の人も忌引き明けの人に話しかけにくいので、お礼の名目でこちらから話しかけるとともにお菓子の話題に切り替えることができるからです。

高級なものでなくても、個包装のせんべいやまんじゅうでもお礼は十分と言われています。

忌引きメールにおけるマナー⑤家族葬への対応

最近では家族葬で故人を送ることが多くなりました。

その理由として

  • 葬儀の内容をある程度自由に決めることができる
  • 故人との別れの時間をとることができる
  • 葬儀の準備の時間を短くできる

といったものがあるからです。

しかし、最近広まった葬儀の形式だけあって、家族葬に対して会社がどのように対応するべきか決まっていないことも多いです。

これからの家族葬のあり方が変わっていくかもしれませんが、2020年時点での家族葬への対応について解説していきます。

Photo bykennejima

家族葬への対応①家族葬であっても社内には連絡をする

故人がその会社の従業員であった場合も故人の身内が会社員であった場合も会社には家族葬を行うことを伝えたほうがいいと言われています。

まず、故人がその会社の従業員であった場合、家族葬にすることを会社に伝えなければ、上司や部下と行った社内の人間だけでなく、取引先の人間も訪れるかもしれません。

故人の身内が従業員だった場合も同じように会社に家族葬をすることを伝えたほうがいいでしょう。

落ち着いた雰囲気の中で家族葬を行いたいという気持ちはわかりますが、慶弔金を受け取ることができる場合もあるからです。

忌引きメールに書くべき項目

忌引きメールに記載すべきことは主に以下の6つがありますが、口頭で伝える内容も同じですので参考にしてください。

忌引きメールの項目①件名

件名に不幸があったため、休みをもらいたいことを明記したほうがいいでしょう。

本文をチェックする前に件名をチェックし、メール本文を読むかどうか判断する人も多いので、それだけで目を通してもらいやすくなりますし、件名に内容を簡潔に伝えたほうが相手に伝わりやすいからです。

忌引きメールの項目②故人について

名前や亡くなった日時、続柄などの情報を記載し、死因については記載しなくても問題ありません。

忌引きメールの項目③今後の日程

通夜や葬儀、埋葬などの日程も記載しますが、連絡時点では決まっていないことも多いと思いますので、その場合は追って連絡しますなど明記してもいいでしょう。

忌引きメールの項目④忌引き休みの日数

忌引きによって何日間休むのか伝えなければ社内や取引先が今後の予定を組み立てられなくなってしまいますので、いつからいつまで休むのか明記します。

忌引きメールの項目⑥連絡先

忌引き休み中のトラブル対応する連絡先を明記します。

【送る相手別】忌引きメールの例文

忌引きを連絡するメールには以上のような項目・内容を記載すると解説していきましたが、心理的にも時間的にも余裕がない状況でイチから書くことは難しいのではないでしょうか?

送る相手に合わせた忌引きメールの例文を3種類用意しましたのでご参考ください。

大学に送る忌引きメール

社会人として働きながら大学に通っている方もいらっしゃると思いますが、身内が亡くなった時に大学は休むことができるのでしょうか?

答えは就学規則に定められているなら問題ありません。

忌引きメールを送る相手としては、ゼミの教員やクラスの教員で構いませんが、大学には大勢の学生がいるので、他の学生と間違われないように自分の情報を伝えなくてはなりません。

以下では大学に忌引き休みを連絡するためのメールの例文を紹介させてもらいます。

大学に送る忌引きメールの例文

[件名]

忌引きによる欠席のお願い

[本文]

〇〇先生(もしくは教授など)

○○大学〇〇学部〇〇学科 ○年○組

学籍番号〇〇 〇〇〇〇(自分の名前)

〇〇先生の授業を受講している〇〇と申します。

昨夜父が亡くなったため、○月○日から○月○日までの授業を欠席したいと考え、お願いのメールを取り急ぎ送らせていただきます。

後日改めて欠席届を提出させてもらいます。

大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

取引先に送る忌引きメール

ほとんどの場合、身内が亡くなるのは突然ですなので、忌引き休み中に取引先とのアポイントが入っていた・・・なんてことは珍しくありません。

そのため取引先にもアポイント中止の連絡をしなければなりません。

取引先への忌引きメールの例文は以下のとおりです。

取引先に送る忌引きメールの例文

[件名]

アポイント中止のお願い

[本文]

株式会社〇〇 営業部〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇(自分の所属と名前)です。

明日○月○日の〇時に予定していた〇〇に関する打ち合わせの件でお願いがあり連絡をさせていただきます。

私事で恐縮ですが、身内に不幸がありましたので、打ち合わせを中止させていただきたいと考えております。

急なお願いで申し訳ありませんが、私の不在中になにかありましたら弊社の〇〇(上司や部下)にご連絡をいただけたらと思います。

何卒よろしくお願い致します。

株式会社〇〇

上司や部下、社内向けに送る忌引きメールの例文

忌引き休みを取るにあたり、まずは上司に連絡しなければなりません。

可能であれば口頭が望ましいのですが、時間帯の関係もあるので、メールで一報を入れてから相手の都合のいい時間帯に電話するのも手です。

上司や部下など社内の人間に忌引き休みを取ることを伝えるメールには亡くなった人の情報や亡くなった日時、通夜や葬儀の日時や会場名・住所に連絡先を加えて簡潔に記載します。

例文は以下のとおりです。

[件名]

○月○日~○月○日の忌引き休み取得のお願い

[本文]

〇〇部長

お疲れさまです。

この度、父〇〇の葬儀に伴い、忌引き休みを取得したくメールさせていただきます。

内容については以下のとおりです。

・忌引き休み期間:○月○日~○月○日

・理由:父〇〇の葬儀の準備及び片付けのため

・忌引き休み中の連絡先:000-0000‐0000

葬儀の日程等の詳細は決まりしたい追って連絡させていただきます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

忌引きメールにはどのように返信すればいい?

忌引きの連絡は自分が送るだけでなく、受け取ることもあると思います。

デリケートな内容なので、忌引きメールのマナーやポイントを抑えて相手の心情を思いやりなどに最新の注意を払わなければなりません。

忌引きメールへの返信ポイント①忌み言葉を使わない

忌み言葉とは不幸が重なると連想させるような縁起の悪い言葉を指します。

  • 重ね重ね
  • たびたび
  • またまた
  • 重々
  • いよいよ
  • 再三
  • 次々

主に以上のものがあり、使わないようが無難と言われています。

忌引きメールへの返信ポイント②宗教の違いに注意

「死」を表す言葉は宗教によって異なりますので、相手の宗派に適切な言葉が必要です。

しかし、相手の宗教がわからないという場合もあると思いますので、できるだけシンプルに返信するのが望ましいと言われています。

忌引きメールへの返信メールの例文

そして、忌引きメールには以下のようにして返信していきます。

[件名]

Re:忌引き休暇取得のお願い

[本文]

〇〇さん

この度はお身内に不幸があったと伺い、たいへん驚いております。

本来であれば、直接お悔やみに伺いたいところですが、略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。

どうかお気を落とさずに、お身体に気をつけてください。

仕事のことは気にせず最後のお別れをなさってください。

安らかなご永眠されますように心からお祈り申し上げます。

件名は編集せずにそのまま返信してしまっても問題ありません。

忌引きメールまとめ

この記事では忌引きメールについて説明してきました。

身近な方が亡くなってすぐでは余裕が持てないので、今のうちから頭の片隅に入れておいてください。

U11

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