相見積もりで断る際のマナーとは？実際に使える断りの文例もご紹介！
工事や引っ越しの際に複数の業者に見積もりをお願いすると思いますが、このことを「相見積もり」といいます。 相見積もりをすると少なくても1社以上は断ることになるので、そのためのマナーや断り方をお伝えしています。 断り方の文例もありますのでぜひチェックしてみて。
そもそも相見積もりの意味とは？
- 「バリアフリーにリフォームしたい」
- 「会社のロゴデザインを依頼したい」
- 「本社の移転のために引っ越ししたい」
といったときに見積もりを出してもらうために業者にお願いすることがあると思いますが、どうせなら同じ条件でもより安くて早い業者に頼みたいですよね？
あまりないと思いますが、1社だけに見積もりを出してくれるように頼んでもそれが安いのか高いのか判断が難しいので、もしかしたら法外な値段になっているかもしれません。
大切な依頼内容、金額が大きいほど、おおよその料金相場を知るために複数の業者に見積もりをお願いしますが、このことを「相見積もり」もしくは「合見積もり」略して「あいみつ」と呼ばれることもあります。
この記事では相見積もりを出すときのマナーや断るときのマナーのほかに実際の文例を紹介していきます。
初めて相見積もりを頼むのなら知っておきたい知識を解説していきます。
相見積もり自体マナー違反？
「複数の業者に見積もりを出すのはなんだか失礼な気がする・・・」と感じる方もいるかも知れませんが、それなりのマナーを行うなら失礼にならないと考えられます。
以下では相見積もりを頼む上で行うべき注意・マナーを紹介していきます。
相見積もりを頼むときのマナー①相見積もりだと伝える
ここが1番心苦しく感じるかもしれませんが、あらかじめ「相見積もりをお願いしている」と伝えておかなければ相手に失礼かもしれません。
なぜなら見積もり先が見積もりを依頼するやり取りで「この会社は自分たちにだけ見積もりを出しているんだろう」という意味で解釈したら、余裕を持って納品できるように作業を始めているかもしれません。
また、「見積もりの作成は無料」という業者が多いですが、見積もりを作成するためにも人件費や手間がかかっているので、過剰な期待を抱かせないようにし、あらかじめ断りやすい流れを作っておきます。
相見積もりを頼むときのマナー②他社の見積もりを例にして交渉しない
A社B社C社、それぞれに見積もりの作成を依頼して比較したところB社が最安値と判明したとします。
このときほかのA社、C社に「ほかの業者の方がもっと安く見積もりを出してくれたんだけど安くならない？」「もっと納期が短くならない？」と交渉することは自社の評判を落とすことになるので注意してください。
相見積もりを頼むときのマナー③条件を合わせて見積もりの作成を依頼する
予算や納期などの見積もり条件を各業者に伝えて見積もりの作成を依頼しますが、見積もり条件は各業者にそれぞれ同じ条件で提示します。
例えば、予算がA社B社C社それぞれに違う予算額を変えて伝えてしまうと、当然品質や料金も変わってしまい、比較検討ができなくなってしまうため、複数の業者に見積もりをお願いする意味がなくなります。
それだけでなく、見積もりは同じ時期に完成させてくれるように業者に伝えます。
例えばA社は1週間後に、B社は1ヶ月後に見積もりが完成する場合、人件費や原料費が変動していることも考えられるので、見積り金額が変動することがあります。
A社の見積もりが変動したときに、B社と比較するためにもう一度作成してもらうことは失礼なので、同じ頃に見積もりを完成させてもらうようにします。
相見積もりの断り方マナー
さて、複数の業者に見積もりを出してもらい、すべての業者に依頼する、なんてことはほとんどなく、基本的には1社に絞って依頼することになるはずです。
このとき、選ばれなかった業者が出てきますが、ここでも断るときのマナーがあるので注意していただきたいと思います。
相見積もりの断り方マナー①断りの連絡は必要不可欠
見積もりの作成をお願いしたにもかかわらず、実際には依頼しないことになった業者には必ず断りの連絡を忘れずに行います。
発注に備えて在庫を用意したり、人員の補充をしている可能性があり、連絡をせずに放置するのは失礼にあたります。
相見積もりの断り方マナー②断る理由を添える
理由を伝えないまま断ってしまうと、相手もなにが問題だったのかわからず、モヤモヤしてしまいますし、繁忙期に無料で見積もりを作成したならイライラしてしまうかもしれません。
仕事を断ることになった、料金や納期といった理由を正直に伝えることで相手も納得しやすくなります。
このとき、仕事を正式に依頼することになる業者の名前や料金などを具体的に伝えてしまうと、業者間のトラブルになるかもしれませんので伝えない方がいいでしょう。
相見積もりの断り方マナー③相見積もりを作成してくれた方へ感謝の気持ちを伝える
忙しい中で人件費と手間をかけて見積もりを作成してくれたものの、実際の依頼はなくなったため、収入は0で業績としてはマイナスになってしまいます。
こうしたことから、最低限のお詫びと見積もりを作成してくれたことに対しての感謝を伝えます。
とくにビジネスの場合、料金や納期などの条件が合わずに断ることになっても、次回以降にお願いすることになることも多いので、必ず連絡を行うようにします。
相見積もりの断り方文例
ここからは相見積もりをお願いしたものの、メールで断ることになったときの文例を紹介しますので、ご活用ください。
あいまいな書き方をしてしまうと、業者も意味の解釈に判断がつかないこともあるのでハッキリと断る内容にします。
《相見積もりを断るときのメール文例》
お世話になります。
先日は見積もり書を作成・送っていただきありがとうございました。
社内にて慎重に検討させていただきました結果、大変申し訳ありませんが、納期の面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただくことになりました。
貴重なお時間で見積もり書を作成していただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい、大変恐縮に思います。
またの機会に依頼させていただくこともあるかと思いますので、そのときは何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展を祈念しています。
相見積もりの断り方まとめ
相見積もりを依頼するときと断るときのマナーについて解説してきました。
複数の業者に見積もりをお願いすることを相見積もりといいますが、相手に期待を抱かせすぎないようにするのもマナーであり、準備を始めていることもあるので、依頼しないことになった業者には必ず断りの連絡をしなければなりません。
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この記事のライター
U11
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