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ワークフローとは?基礎知識とおすすめのワークフローサービス15選

企業によって業務の進め方というのは異なり、どの企業もより効率化を目指し業務を進めているはず。今回は、そんな業務の進め方のひとつであるワークフロー及びそれをシステムとして実現させるワークフローシステムについて詳しく説明していきます。

ワークフローとは?基礎知識とおすすめのワークフローサービス15選

目次

  1. ワークフローとは?
  2. ワークフローシステムとは?
  3. ワークフローシステムの主な機能
  4. ワークフローシステム導入のメリット
  5. おすすめのワークフローシステム・ツール15選
  6. ワークフローまとめ

ワークフローとは?

ワークフローの意味とは、簡単に言えば業務をより迅速かつ効率よく進めることを目的とした業務の進め方のひとつです。図のように、担当者が業務を進めていく上で必要なものを得る場合、まず担当者が上長に書類を提出します。上長がもしその案を承認されれば、その案は上長から資金を調達する財務部へと流され、財務部でも案が通れば最終的に総務部が必要なものを発注するという流れとなります。

ワークフローシステムとは?

そんな業務スタイルのひとつであるワークフローですが、いちいち直接書類を提出していてはせっかくのワークフローも効率の悪いものとなってしまいます。

そんな時に便利なのがこのワークフローツールです。これはワークフローにて必要となる書類をデータとして送ることが可能となるので、ツールを使用すればより効率もよくなります。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの機能①書類作成

さて、気になるワークフローシステムの機能ですが、まず主な機能としてあげられるのが書類作成可能です。ワークフローでは、上長に対し申請書を作成しなければなりませんが、わざわざExcelなどで作成せずともツール上で簡単に作成することができるのです。

ワークフローシステムの機能②メール送信

ツールを利用すると申請書の確認や送信を忘れてしまいそうと考える方もいるでしょう。しかし、ワークフローシステムには、申請書を送信した際や採否を確定した際などにメールが送信されるので、申請書の確認や送信を忘れてしまうリスクを抑えることが可能です。

ワークフローシステムの機能③採否リアクション

一方、このシステムを利用したことがない方の中には、採否を確定させる方法が分からない方が大半なはず。実際、システムの機能として採否リアクションという機能が搭載されているので、ネット上で簡単にどこでも採否を決定することができます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムのメリット①業務効率化

ワークフローシステムは、冒頭でも述べましたが直接書類を提出する必要がなく、オンライン上で簡単に対応することができるので、より効率よく迅速に業務を進めることができるのです。

ワークフローシステムのメリット②必要な書類の検索が可能

直接書類を提出したとしても、その後書類の管理が困難となってしまい、いちいち特定の書類を探すのに時間がかかってしまいます。一方、ワークフローシステムはネット上で書類が保存されるので、検索をかければすぐに特定の書類を探すことができます。

ワークフローシステムのメリット③書類状況管理が容易

システムを利用する際、どこまで業務が進んでいるかなどを把握できなさそうと不安を抱く方もいるでしょう。しかし、中には書類状況管理機能が搭載されているものもあるので、書類の行方が分からなくなる心配も無用となります。

おすすめのワークフローシステム・ツール15選

ワークフローシステム1.業務デザイナー

こちらのシステムでは、ワークフローの主な機能はもちろん、生産や発注などの管理を一括で行うことができるので、ワークフローだけでなく他の業務の効率化も目指したいという方におすすめです。

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ワークフローシステム2.WAWAFlow

2000人以上でも利用することができ、シンプルな画面かつ操作性が特徴ですので、知識がなくとも誰でも簡単に申請書を作成することができます。なお、初期費用は無料で月額400円とかなり格安で利用できるので、コストを抑えたい方におすすめです。

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ワークフローシステム3.SmartFlow

こちらのサイトはモバイル端末にも対応しているので、外出先でも手軽に採否を確定させることができます。また、システム内にテンプレートが用意されているので、短時間でハイクオリティな申請書が作成できます。

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ワークフローシステム4.X-point

Smartflow同様にモバイル端末に対応したシステムも用意されており、書類検索機能や申請書作成機能、承認機能、分析時に必要な集計機能など必要最低限の機能はすべて搭載されています。

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ワークフローシステム5.ジョブカンワークフロー

ワークフローシステムの中で特に人気なシステムで、承認業務をこれまでの3分の1の時間でこなすことを可能とし、特に面倒とされる導入も最短で5分で終えることができます。また、メール機能も充実しているので、書類の行方もしっかりと管理できます。

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ワークフローシステム6.POWER EGG 3.0

こちらのシステムは、紙の申請書ならではのメリットを全て1つのシステムで実現することができ、グループウェアや汎用申請ワークフローなど計5つのアプリが組み込まれています。

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ワークフローシステム7.Styleflow

Excel及びWordを経由して申請書を手軽に作成することができ、1ユーザーあたり初期費用無料で月額300円と超激安価格で利用することが可能です。もちろん、必要な機能はすべて用意されているので、業務もより一層迅速に進められるはずです。

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ワークフローシステム8.Gulegent Flow

システム内に無料で利用できるテンプレートが用意されているので、全く知識がなくとも簡単にかつ効率よく業務を進められます。また、Office365を使用している方であれば、自動的にスプレッドシートへ出力されるので、Office365を使用している方に特におすすめなシステムです。

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ワークフローシステム9.collabo flow

申請及び承認、設計、運用、データ連携などを行う際に便利な機能が豊富に用意されており、通常5万円の初期費用に加えて月額500円とやや高めですが、30日間の無料トライアルがあるのでそちらからお試しください。

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ワークフローシステム10.楽々Workflow Ⅱ

簡単かつ迅速な作成や長期運用、モバイル端末対応などを特徴とし、ワークフローで必要な機能が10種類以上も搭載されているシステムです。

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ワークフローシステム11.Open Cube Work flow

普段使い慣れているExcelやWordを通してフォームを作成するので、コストは一切かからずに誰でも気軽に作成することができます。また、機能も豊富に用意されているので、管理する場合にかかる負担も最低限に軽減することができます。

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ワークフローシステム12.サイボウズGaroon

こちらで用意されているテンプレート数はなんと60種類以上もあり、ワークフローで必要な機能はもちろん、予定管理や掲示板としても利用できます。

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ワークフローシステム13.Action Passport

こちらも普段様々な用途として利用しているExcelやWordでフォーマットを完成させることができ、アクセス集中による不具合にもしっかりと対応できるので、途中で消えてしまったというリスクも抑えられます。

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ワークフローシステム14.羅針盤ワークフロー

こちらのシステムは、申請フォームがExcelにのみ対応しており、機能としては誰がいつ対応したかを一覧にて一目で確認することができるので進行状況もしっかりと管理できます。

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ワークフローシステム15.NI collabo 360

このご時世、テレワークが日々増加してきていますが、こちらのシステムでもそんなテレワークにしっかりと対応しており、ワークフローの主な機能に加えそのほか便利な機能を月額380円で利用できます。

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ワークフローまとめ

以上でワークフローの意味やシステムに関する説明は終了となりますが、意味だけでなくワークフローの仕組みやその図まで理解できましたか?意味だけ理解できていても進捗の図がしっかりと理解できていなければ、申請の進め方を間違えたりとミスが生じてしまうので、ツールを利用する場合にも事前に仕組みを描いた図や特徴を確認しておくと良いでしょう。

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鈴木健太

この記事のライター

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