英語で請求書を作成！使える英語表現とテンプレートまとめ

日本の請求書と英語表記の請求書の大きな違いは、言うまでもなく言語の違いです。ただ、日本で普段耳にする請求書は、海外では2種類あり、その用途に沿って請求書を使い分けなければなりません。ただ日本語を英語訳すれば良いと言うわけではないなので、十分注意してください。

それでは早速、その2種類ある請求書の違いについて説明していきます。

海外の請求書は大きく分けて「bill」と「invoice」の2種類に分けられます。そのうちの1つであるbillでは、主に購入した商品に対するお会計や生活費の明細書などがこちらの単語に当てはまります。日本でいう「請求書」とは少し違った意味合いになりますね。

billを用いた例文としては、

「I have not received a shopping bill.(お買い物の請求書を貰っていない)」

というような文例が挙げられます。

一方、invoiceとは取引側に代金をメールなどで請求する書類のことであり、普段日本で耳にする請求書とほとんど同じ意味合いの単語です。

invoiceを用いた例文としては、

「The company sent me an invoice.(企業が私に請求書を送った)」

といった書き方が挙げられます。

billとinvoice、どちらも意味は似ていますが、用途は別物なので、うまく使いこなせるようしっかりと理解しておくと良いです。

「I sent invoice. Please confirm.(請求書を送付致しました。ご確認お願い致します。)」

請求書を送ったことを伝え、相手に請求書を確認するよう促した英文です。これがなくても相手はしっかりと請求書を確認してくれますが、ビジネス関係でもあるので、マナーとしてしっかりと相手に伝えておきましょう。

「Please transfer the money to the account indicated on the invoice.(請求書に記載されている口座に送金してください。)」

こちらも先程の文と同様に必ず必要となる文ではありませんが、マナーとしては必須とも言える文です。請求書とは、相手側に請求金額を伝える書類ですので、送金するのは当然ですが、再度確認として伝えることで振込先に振り込まれないというトラブルの防止にもなります。

「This is an invoice for 〇〇.(この書類は〇〇に対する請求書です。)」

件名に何も記載しなければ、そのメールがそもそも何なのかが相手は分かりません。そこで、このような感銘を入れると、相手はこれがなんのメールなのかが瞬時に理解できます。〇〇には、例えば執筆代やサービス代などが入りますので、それぞれにあった内容を記入してください。

また、先に宛名を書いておくと、より丁寧なメッセージとなるでしょう。

「Kind regards」というこちらの英文は、直訳すると「親切な心遣い」ですが、請求書で用いられる場合、日本の請求書でいう「敬具」にあたります。結びの言葉を使いたいけど、どの単語を使えば良いか分からないという方は是非、こちらを記載してみてください。

色は一切使われておらず、比較的堅い取引でも十分活用できるテンプレート。色やイラストなどが入っていないシンプルなデザインのテンプレートを使いたいという方はこちらがおすすめです。

ただ、色がない分全体的に圧迫感のあるテンプレートとなっているので、スッキリとしているテンプレートを使いたいという方は、色付きの請求書テンプレートを使用すると良いでしょう。

黒いラインがおしゃれな雰囲気を引き立て、自動計算がある便利なテンプレート。最低限の項目だけしか載せられていないので、こちらの見本を元にして作成するよりかは、見本そのものをこのままダウンロードして使用する方が良いでしょう。

ただ、下部の必要以上にある余白が目立ち、上部がキツキツになってしまっているので、スッキリしたテンプレートを求めているという方にはあまりおすすめできないテンプレートとなっております。

宛名が大きく記載でき、グリーンカラーをベースとし、全体的に爽やかな請求書の雛形。請求内容の欄は、緑と白のラインで分けられており、とても見やすいテンプレートとなっています。ややおしゃれで見やすい雛形を使いたいという方は是非、こちらを活用してみてください。

上下のブルーラインが請求書全体をスタイリッシュかつおしゃれに魅せ、日本語と英語どちらにも対応したテンプレート。余白もサイドに十分に使われており、全体的に圧迫感のないすっきりとしたレイアウトに仕上がっています。

比較的おしゃれでスタイリッシュなデザインの請求書テンプレートを使いたいという方はこちらが最適です！

用紙が横型なので、項目内容が長くなっても平気なテンプレート。項目内容が長くなりそうだという方やシンプルで横型の雛形を使いたいという方はこちらがおすすめ！

ただ、こちらのテンプレートでは、宛名や振込先の欄が小さい他に、日付が「日、月、年」という順になっていますが、こちらはイギリス式の書き方となっています。この書き方でも問題ありませんが、「月、日、年」のアメリカ式の書き方が良いという方はこちらの書き方に書き直しても構いません！

ここまで、英語の請求書に関する基礎知識や見本などをご紹介しましたが、なんとなく理解はできましたでしょうか？日本の請求書と英語のbill, invoiceはどちらも似たり寄ったりなものですので、宛名や口座種類、敬具といった英語の単語や振込先への送金をお願いする文といった英文の書き方さえ事前に覚えていればスムーズに記入できます。

それでは、後半にご紹介した見本を活用して、良い請求書を作成してください！