これで安心！失敗しないKPIの設定方法と設定する際のコツ

ビジネスに携わる方の中には、KPIという言葉を一度は聞いたことがあるという方もいるでしょう。

簡単に説明すると、KPIとは別名「主要業績評価指標」とも呼ばれており、企業で定めた大枠の目標に向かってしっかりと進んでいるかどうかを測るための一つの指標のことを意味します。つまり、最大の目標を達成させるためのプロセス、いわゆる中間的目標であり、最大の目標を達成させるために特に重要度の高い指標なのです。

なお、KPIの目的として、企業の業績UPだけでなく、社員のモチベーション向上なども目的として設定されますが、このKPIが達成されなければ、企業が掲げた最終目標というのは達成できないので、中間目標であるKPIの設定を失敗してしまうと、企業にとってかなりの損失に繋がってしまいます。また、KPIを設定すれば社員のモチベーション向上にも繋がってきますが、逆にモチベーションが低下することもあるので注意が必要です。

先ほど、KPIの意味と設定する目的に関して説明しましたが、KPIと似た言葉でKGIという用語があります。KGIとは企業の目標の中でも最も重要度の高い目標を指しています。つまり、KGIは企業全体における最大の目標で、KPIというのはKGIを達成させる上で最も重要となる中間的目標のことをいいます。

少々間違いやすい部分ではありますが、この区別がしっかりできていなければ正しくKPI設定を行うこともできなくなってしまうので、間違わないように十分理解したうえで実際に設定しましょう。

それでは、早速KGIを達成するにあたって最も重要となるKPIの設定方法についてそれぞれステップを分けながら分かりやすくご紹介していきます。どのステップも抑えておかなければならないことが多々あるので、それぞれ理解できるまでしっかりと確認してください。

KPIを設定する際、まず企業にとっての最終目標でもあるKGIを先に設定しなければいけません。KGIは、当然企業によってその内容が異なりますし、KGIを達成させるまでのプロセスも違ってきます。

ただ、後でまた説明しますが、このKGIが達成できないものであると、そもそもKPIを設定したところで達成することすらできなくなってしまうので、しっかりと達成することができる範囲のKGIを設定するようにしましょう。

最終目標であるKGIを設定することができましたら、次にKSFの抽出の作業に移ります。あまり聞き慣れない言葉ですが、簡単に説明すると、KSFの抽出とは、いわばKGIや事業そのものを成功させるために必要となる重要な要素のことをいいます。

このKFS抽出が十分にできず、必要な要素とそうでない要素が全く区別できていなければ効率よく成功まで進めることが困難となってしまうので、KGI及び事業の成功のため必要な要素を適切に抽出しましょう。

KGIの設定、KFSの抽出まで一通り進められましたら、次の段階でKPIの設定へと移ります。KPIに関しては今回冒頭からご紹介していますが、いわゆるKGIを達成させるために必要となる数値化した中間的目標のことで、実際に設定する際はこれから設定するコツとして説明するSMARTなども意識していかなくてはならないので、こちらの段階も入念に行いましょう。

なお、このKPIがしっかりと設定できなければ、肝心の業績向上や社員のモチベーション向上などといったKPI設定によって期待だから効果を得ることもできなくなる可能性があるので、KPIとして設定する目標の内容にも注意が必要です。

KPI設定までしっかりと設定することができましたら、最後まとめとして、KPIツリーと呼ばれる図を作成しなければなりません。

KPIツリーとは、設定したKPIとKGIを図示して、それぞれの関係性を示したものです。KPIツリーを作成する目的としては、これまで作成してきた企業の目標とそのプロセスを社員の間で共有しやすくするためであるので、社員全員が細かい内容までしっかりと理解できるよう、単に文字だけを書くのではなく、必要に応じてラインや色を加えていくと良いでしょう。

KPIの最後の段階では、これまで設定したKPIの内容やKGIとの関連性を再度フィードバックを行います。中には、サラッと見直ししていればそれでいいと考えてしまう方もいますが、KPIが適切に定まっていなければ、企業の業績にも大きく影響を及ぼす可能性もあるので、細部までしっかりとフィードバックを行い、必要に応じて改善等をするようにしましょう。

ここまで、KPIの実際の設定方法に関してご紹介しましたが、ただKPIを設定すれば良いというわけではありません。実際に設定するにあたって知っておくと成功しやすい設定する際のコツというものがあるので、これからご紹介する2つこコツを設定する際にぜひ、活用してみてください。

実際にKPIを設定する場合、常時SMARTを意識しながら設定しなければなりません。SMARTとは、「具体的な」「計測可能な」「達成可能な」「関連した」「期限を定めた」という英語の頭文字をとった包括的な意味です。

要するに、KPIを分かりやすく噛み砕き、グラフ化することが可能で、達成までしっかりと進められることができ、KGIとの関連性がしっかりとあり、期限が明らかとなっている中間目標を意識することが必要なのです。

特に、SMARTの中でも特に「関連性」が重要であり、KGIとの関連性がなければKGIまで達成することができなくなってしまう場合もあるので、KGIとの関連性がしっかりとあるKPIを設定するよう常時意識しましょう。

KPIを設定した際、何よりKPIで設けた中間目標の現状や進行状況などをグラフ等で見えるようにすることが重要です。

グラフなどでKPIを可視化することによって、現在どのように進んできているのかを誰でも一目で確認することもでき、もし下降的な進行を確認した場合は早急に対策を練ることができるので、実際にKPIを設定した際には、グラフで分かりやすくその進行状況を可視化すると良いでしょう。

また、上昇的な進行をグラフなどで確認できれば、社内で働いている従業員のモチベーション向上にもつながるので、業績と社員のモチベーションによる良いスパイラルを作ることも可能となります。

ここまでKPIとは一体どのようなものかが分からないという方のために、KPIの意味や目的、実際の設定方法などに関して詳しく解説していきましたが、おそらく全てを理解するのは難しいかと思われます。

ですので、今回ご紹介した中でも特に重要となる設定方法やKPIとKGIの定義的な違いといった基本的な知識から深めていくと良いでしょう。なお、ある程度基礎を理解できましたら、今回ご紹介したようなKPIを可視化するといったコツを踏まえ、実際に採取的目標であるKGIを達成させるために中間的目標であるKPI設定をしてみてください。