KPTとは？KPTをうまく進めるためのツールやコツをご紹介！

KPT法とは行動に対する振り返りを行い、改善するための手法を指します。

年度末やプロジェクト終了後、定期的に反省会をすることも多いと思いますが、振り返ったときに「ここが失敗だった・・・じゃあ改善しよう」で終わっていませんか？

KPT法では問題だけでなく、良かった点も反省し今後続けて行くべきことに対しても振り返ることができ、前向きな改善につながります。

具体的にいうとKPT法は

を意味し、シンプルでありながら強力な手法なので、1人でも大人数でも活用できる振り返り手法と言われています。

これまでの反省は失敗したことばかりに注目していたので、頭を切り替えて新しいことにチャレンジしたいという方もにおすすめです。

単純に頭を抱えて振り返りをする反省会と比べて、KPT法を活用することで得られるメリットがあるので、「非常にシンプルながら強力な振り返り手法」と評価されています。

反省内容を文字として書き出すことで可視化できますし、Problemだけでなく、KeepやTryも一緒に挙げることで「問題の反省」という側面だけでなく、「良かった点の反省」「改善・挑戦」という側面も考えることができます。

つまり、多面的で客観的なアウトプットが行え、今まで以上に効果的な振り返りが可能です。

一般的な職場の反省会では、役職や従業員間の力関係や人間関係が原因で意見を出しにくいことがあります。

しかし、大人数でのKPT法ではホワイトボードなどにKeepやProblem、Tryを書き出すので、状況を改善するための意見を出しやすくなります。

KPT法はひとまずアイディアとして出し、徐々にブロッシュアップしていくタイプの振り返り法なので、気軽に話し合うことができます。

1人で振り返ったとしても自分の失敗に注目してしまい、ネガティブになってしまうことが多いです。

しかし、Keepも書き出すことでネガティブな気持ちを軽減・払拭し、Tryも書き出すことで次回の行動が明確になり、モチベーションの向上になります。

KPT法はネガティブだったり、意見を発信することが苦手な人にとって効果的で最適な振り返りに手法と言えます。

例えば、実際に体験した人の感想として、Problem以外にKeepやTryが出てくるので「反省会」のようにネガティブさを感じにくかったといいます。

KPT法を導入するとしても、はじめてはミスがあったり、思うような効果が実感できないかもしれません。

せっかくならKPT法をうまく運用してもらいたいので、KPTツールでうまく進めるコツを紹介させてもらいます。

最初にKeepについて書き出すことで前向きに反省することができます。

どんなに些細なことでもいいので、良かったこと、続けるべきことを最初に書き出します。

このときスムーズに、ポンポンとKeepが出てくるとさらに前向きになれるので、あらかじめ自分の仕事内容を整理したり、上司やお客さんから褒められたことについて考えておくとGoodです。

なぜProblemが起きたのかについて深堀りして考えてください。

例えば、従業員のミスについて深く考えてみた結果、従業員の責任は小さく、環境による影響が大きいと判明することがあります。

つまり、他の人も同じようにProblemを起こす可能性があり、起こさないようするために「環境を変える・改善する」といったTry案を対策することが大切です。

このように複数人でProblemを出し合い、共有することでチーム全体のパフォーマンスを向上させることもできます。

もしもProblemを起こすことが多い従業員がいても、追い詰めるのではなく、一緒に解決策を考えるといいでしょう

Tryにはこれから改善していくべきこと、挑戦していくことを書き出していきますが、ProblemだけでなくKeepも意識してTryを考えます。

Problemに対するTryばかりではネガティブになりがちですが、KeepをさらにKeepにしていくためのTryを考えることでネガティブさを軽減・払拭できます。

このときできるだけ具体的なTryを考えたり、Tryを行う目的を明確にするほどイメージしやすくなるので、効果的と言われています。

KeepでもProblemでもTryでもなんでもいいので、とにかく数を増やします。

数を出せば出すほど、振り返っているという証拠であり、KeepやProblemもTryもそれだけはっきりイメージしやすくなります。

どんなに小さなことでもいいので、KeepやProblemやTryの内容や程度の大きさは気にしなくても問題ありません。

何度も繰り返して振り返ることで「とりあえずやってみて何かあったら改善していく」くらいの軽い気持ちで振り返ります。

実は振り返りのテーマはピンポイントにしてしまっても意外とKPTを続けることができます。

例えば、テーマを大きくしすぎてしまうと、内容が曖昧になったり、イメージしにくくなったり、書き出す量が多くなってしまったりします。

振り返りのテーマはできるだけ具体的に絞ることでイメージしやすくなります。

そして何より大切なことは日常的にKPT法を取り入れること。

振り返りの内容を忘れないうちにKPTで振り返ることでKeepやProblem、Tryを意識でき、改善しやすくなります。

ときには個人目線だけでなく、チーム全体の目線で行うことで視点が変わり、違う印象を感じることができることも。

このように、KPTは日常的に行うことが望ましく、習慣づけできるほど効果的と言えます。

KPTで振り返りをする際、便利なのが「Trello」というツールです。

本来はフセンを貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理ができるツールですが、KPTを実施するツールとして活用することで次のメリットが生まれます。

つまり、Trelloは本来タスク管理ツールですが。KPTを実施するためのツールとしても十分活用できます。

KPTとは従来の振り返り手法と比較しても前向きな振り返りができる手法です。

この理由はProblemだけでなく、Keepに対してもTryを考えるから。

とはいっても、慣れないうちは失敗することもあると思いますのでうまく運用するためのコツとKPTに活用できるTrelloを紹介してきました。

今までの反省・振り返りはネガティブなものが多かったので、あまり乗り気じゃない・・・という方にもおすすめです。