ペーパーレスFAXとは？メリットやデメリットを徹底解説

普通のFAXとは違い、PDFデータで送受信するペーパーレスFAXは指定したフォルダに受信したFAXが保存されます。

ペーパーレス化によって、紙やインクはもちろん、資料を配布する手間も不要になり、多くのメリットがある一方で、日本でペーパーレス化は進んでいません。

まずは、ペーパレスFAXから試してみませんか？

KDDIをはじめとしたペーパレスFAXには次のような特徴がありますので、それぞれ解説していきます。

ペーパーレスFAXなら、パソコンやスマホでPDFを作成することができるので、席を立たずにFAXを送れます。

指定のフォルダに保存がされるので、送られてくるたびにFAXまで席を外す必要がなく、必要書類を探しに行く必要もありません。

パソコンやスマホがあれば、その場で書類の確認ができます。

指定した別のFAXやメールアドレスに送信することもできます。

ペーパーレスにすると、紙はもちろん、インクなどの交換が不要になります。

印刷が不要なFAXで印刷コストをかけずに済みます（大塚商会HPより）。

紙代やインク代、電気代、CanonやKDDIなどのメーカーによるメンテナンス代などを全部込みで、仮に印刷のコストが1枚あたり10円とします。

1日10枚のFAXが送受信された場合、1年あたりのコストは

10（枚）×10（円）×365（日）＝36,500円になります。

ペーパーレス化はコストや手間を削減することができますが、日本ではあまり導入が進んでいません。

まずは、デメリットの影響が小さいペーパレスFAXを試してみませんか？

先ほど挙げた特徴もメリットに含まれますが、それ以外にも多くのメリットがあるので紹介していきます。

直接個人のメールアドレスに送信されるので、受信した人以外には見られる可能性が低く、秘匿性やセキュリティー性が高いと言えます。

ビジネス用だけでなく、Panasonicの家庭用FAXにもペーパーレス機能が搭載されているのはうれしいですね。

インターネット環境とパソコン、スマホ、タブレットがあれば、いつでもどこでもFAXの送受信ができるようになります。

複合機やFAX、電話回線が必要ないので、コストを抑えることができます（大塚商会HPより）。

データとして保存されるので、外出先でも保存されたFAXを確認することができます。

インターネット環境さえあれば、送信もOK（大塚商会HPより）。

保存されたFAXのデータに検索をすることで、目的の書類を探し出すことが簡単になります。

今までは、書類をファイリングし、最終的に書庫などに保管していましたが、探し出すこと自体が大変で、使用後は元の場所に戻す必要がありました。

ペーパーレスFAXを導入することで、保管スペースも不要で管理が楽になります（リコー資料より）。

紙の書類は一度失われると、復元することが難しいです。

しかし、データをクラウドに保存することで、パソコンが故障したり、印刷した書類が盗難にあっても、復元することができます。

また、リコーHPによると、リコーのペーパーレスFAXは送信と同時に送信文書をパソコンのフォルダーに電子化して保存。

その際のファイル名には送信結果や宛先、日時、ログインユーザー名といった情報が記載されます。

最近利用者から環境に関する質問や要望が増えてきたということで、富士ゼロックスではペーパーレスFAXを利用者に紹介するようになりました。

富士ゼロックスの製品利用者は届いたFAXの中から必要なものだけを印刷すればいいので、経費削減にもなると喜んでいたそうです（富士ゼロックス資料より）。

基本的にはメリットのほうが大きいと個人的には考えていますが、デメリットもあり、導入は慎重にしなければなりません。

届いたFAXにメモや書き込み、ふせんなどを貼って送ることができなくなる場合があります。

送信するには、一度届いたデータを印刷して書き込みし、データ化して送信しなければなりません。

ただし、CanonやKDDI、Canon、富士ゼロックスなどの一部メーカーは書き込みができるものもあるので除きます。

書き込みをした書類をデータ化するために、スキャナーなどの専用機器が必要になることがあります。

ただし、すでに複合機があったり、スマホで撮った写真をPDF化することで専用機器が不要の場合も。

ただしPanasonicでは家庭用のペーパーレスFAXしか生産していないため、スキャナーやスマホでPDF化しなければなりません

ペーパーレス化することによって、今までの方法を変える必要があり、抵抗を感じる社員がいる場合があります。

ペーパーレスFAXを扱っている、リコーをはじめとする各メーカーのHPから導入事例が紹介されていましたので、紹介させてもらいます。

卸売業では突然見積り依頼が舞い込んでくる場合が多いですが、従来のFAXでは編集や出力などに手間と時間がかかっていました。

しかし、リコーのペーパーレスFAXの導入で、見積書をパソコン画面上で編集してスピーディーにお客さまに返信できるようになったため、受注の確率が上がったとのことです（リコーHPより）。

全国に約100店のペットショップを展開するコーワペッツコーポレーションでは、各店舗から送られてくるFAX業務に多くの労力を費やしていました。

しかし、大塚商会の複合機でペーパーレスすることで、大幅な業務改善につながりました（大塚商会HPより）。

東洋電設株式会社では、FAXの運用を電子化したことで、ムダな用紙の削減とお客様情報の管理などの業務効率が大幅に改善しました（サンエイHPより）。

ペーパーレスFAXを扱っている主なメーカーだけでも、以下のように大手から中小まで多くあります。

各社で独自の技術・サービスを前面に出して対抗していることもありますので、参考までにご覧ください。

残念ながら、Panasonicのビジネス用ペーパーレスFAXは生産完了となりました。

在庫を残すだけですので、Panasonic製のビジネス用ペーパーレスFAXを見かけたらレア物。

FAX機能がついている家庭用電話機を生産しているのはPanasonicだけのようですが、こちらにペーパーレス機能が搭載されている機種があるようです。

独自のサービスでFAX文書の保存先を自社サーバーへ指定することで、受信したFAXを各自で確認することができます。

富士ゼロックスはこれまでの販売実績と知識をもとに、機能性の高い複合機を提供し続けています。

例えば、書類を電子化するときには、富士ゼロックスのOCR処理技術を活用して、テキストの再利用や検索も簡単にできます。

スキャンデータはMicrosoftのWordやExcelにも変換できるので、業務効率化を実現できます。

リコーのFAXの特徴はエコ&スマートなFAX機能。

個人的にはリコーのFAX画面が一番見やすいのではないかと思います。

それだけでなく、アドレス帳の集中管理機能もあるので、機器管理者のメンテナンス負担を軽くすることができます。

KDDIのペーパレスFAXサービスはGoogleドライブと連携することで、自動保存がされ、簡単操作で送信もできるようになります。

他社のペーパーレスFAXと比較してもKDDIの料金設定は安く、安心ですね。

CanonのペーパーレスFAXの特徴は、受信したスタンプに文字を入力したり、判子を押すことができる機能など。

これらにより、CanonのペーパーレスFAXは紙のFAXと同じように使うことができます（Canon HPより）。

Panasonicでは、家庭用のペーパーレスFAXしか生産していませんが、FAX機能がついている家庭用電話をお持ちなら、Panasonic製の可能性が高いです。

ペーパーレスに対応しているかPanasonicの商品ラインアップから確認してみてください。

広島県に本社を持つサンエイはあらゆるオフィス環境の問題を解決するための診断と診療をしています。

ペーパーレスFAXの導入を強みにしており、自動転送機能で経費削減を実現でき、お客様からの評価も高いです。

1964年創業から培ってきた経験を元に満足できるサービスを受けることができます。

ペーパーレスFAXを導入することで、コスト削減や業務効率化につなげることができます。

確かにデメリットもありますが、メーカーによっては課題を解決していることがあるので、あまり問題視されていません。

業務用ペーパーレスFAXを生産しているメーカーには

といったメーカーがあり、まずはお使いの複合機メーカーが取り扱っているのか確認後、問い合わせてみてはいかがでしょうか？

インターネット環境とスマホ・タブレットがあるとどこでもFAXの確認ができるようになるので、テレワーク・在宅勤務でもFAXの確認ができます。

また、画面上のFAXにデータとしてハンコを押すことができる機種もあるなど、他社との差別化を図っている場合もあるので、各メーカーのペーパーレスFAXを調べてみてください。