社内での情報共有は重要！メリットも併せて解説

ビジネスのおける情報共有とは、従業員がそれぞれ持っている様々な情報を共有・蓄積することです。

情報を共有することで、他の従業員もその情報を活用、応用することができ、効率的、生産的な仕事をすることができます。

具体的にどのようにして効率性、生産性を向上させるのか、例を交えながら紹介していきます。

上司に仕事の進捗状況などを報告したことがありませんか？

情報共有を目的とした会議に出席したことありませんか？

上司の席まで出向いて、少しの間だけ報告するならまだしも、開催時間が決められている会議に参加するのは、仕事を中断したり、長引いたりして、時間がもったいない。

情報共有ツール・システムを活用することで、いつでもどこでも情報を共有することができます。

時間を有効活用して効率性を向上させてみませんか？

他の従業員が持つ知識を共有することで、生産性をあげることができます。

例えば、社員Aしか知らない、生産性をあげる情報を社員B、Cにも伝えます。

社員Aの生産性が2、B、Cが1で、情報を共有することで生産性をそれぞれ2にできるとしたら、生産性を1.5倍に高めることができます。

従来の生産性：2+1+1＝4

共有後の生産性：2＋2＋2＝6

個人だけでなく、全体の生産性を高めるので、お互いのためにも、会社のためにも、情報は共有することが望ましいです。

いままでは、一般社員が経営陣に報告をする時、上司へ報告し、上司はその上司に報告、その上司はそのまた上司へ報告・・・（略）・・・。

これを繰り返して、やっと社長などの経営陣に情報を伝えられるのが普通でした。

これでは伝言ゲームのように情報が共有されるのが遅くなりますし、途中で報告の内容が変わってしまうかもしれません。

これを情報共有ツール・システムを活用することで、すばやく情報の共有を行い、適切な意思決定ができるようになります。

一方で、情報共有がされない場合、どのような問題があるのでしょうか？

先ほどの情報共有を行うメリットが得られないばかりか、それ以外にもデメリットが発生してしまいます。

例えば、別々の顧客が同じ悩みで困っており、相談してきたため、別々の担当者が対応するとします。

この時、情報共有がされていれば、それぞれの担当者が同じ対応をすることができるので、スムーズに解決することができます。

しかし、情報共有がされない場合、それぞれの担当者はイチから原因を調査し、対応策を考え、顧客に対応していく必要があります。

つまり、それぞれの担当者は同じ業務をしているので、二度手間になってしまい、生産性を低下させます。

情報が共有されず、有益な情報を持つ従業員とそうではない従業員がいる場合、有益な情報を持つ従業員が退職すると、会社の業務が止まってしまったり、倒産のリスクが高まります。

有益な情報を持つ従業員を可能な限り退職させない措置をとるのは当然ですが、時間とコストをかけて有益な情報を獲得したのであれば、なおさら知識を共有・蓄積させるべきです。

会社の仕事は特定の部署だけでなく、全社的な部署の連携があってはじめて効率的に活動ができます。

そのためには、それぞれの部署の情報が他の部署に共有されてこそです。

もしも情報共有がされていない会社であれば、部署間の連携ができず、会社の存続の危機につながることも・・・。

これらのことは、情報が共有されるようにするだけで、防げます。

情報は共有され、活用してこそ、その効果を大きくできますので、今まで情報共有が不十分だった会社はこれを機に、下の情報共有に便利なアプリ・システムをお試しください。

社内外の情報をコミュニケーションを通じて共有する会社は少なくないです。

近年の情報化社会に伴い、数多くの情報共有アプリ・システムが発表されています。

集めた情報に編集やコメント、整理ができるだけでなく、スケジュール管理やファイル共有などの仕事をスムーズにやり取りします。

チーム内に情報をStock（蓄積）させることに特化したアプリです。

シンプルな操作でタスク管理と情報の蓄積をすることができます。

はじめてツールを導入した企業や普段ITと関わりが浅い美容室などでも、パソコンやスマホから無料で使えます。

ビジネスコミュニケーションに特化しており、25万7千社（2020年4月18日現在）以上に導入されているアプリです。

チャット機能やファイル送信、タスク管理などビジネスをスムーズに進めるための機能が充実しています。

送信したファイルは保存がされるので、クラウドストレージとしても利用ができます。

ほかのチャットツールもスムーズなコミュニケーションを行えますが、チャットワークなら簡単にタスク管理ができることも支持される理由です。

テーマにそって作成したチャンネルごとに、コミュニケーションを取ることができるツールです。
メッセージに基本的な装飾をしたり、資料を添付できるので、コミュニティー別に自由度が高いコミュニケーションがとりたい方におすすめです。

コミュニケーションの無駄をなくし、業務の効率化と改善を目指すことができるTalknoteの最大の特徴はHR機能。

独自の人工知能で従業員の会社への興味関心を可視化することで、事前に離職のサインやメンタルヘルスをチェックします。

情報共有を行うコミュニケーション機能には2種類あります。

1つはチャット形式の「メッセージ」。

1つは公開した投稿に対して、多数のコメント投稿ができる「グループ」。

あの丸亀製麺も導入しているシステムです。

「部下から上司への 一方通行になりがちな日報の情報を、社内で共有し活用しよう」というコンセプトで開発されたぷらろぐは、共有した情報を活用することで新規顧客や得意先への対応、事務処理までをスムーズに行います。

必要最低限の機能に絞っているので、誰でも使いやすい操作性を実現し、新着情報や既読管理も確認することができます。

BizSharingの最大の特徴は、クラウド情報システムという点。

インストールがいらず、データセンターを拠点に稼働しているので、高いセキュリティー性と安定性 を実現し、いつでもどこでも、日々の業務情報の共有ができます。

ビジネスにおける情報共有とは、従業員がそれぞれ持つ様々な情報を共有・蓄積させること。

これにより生産性を高めることだけでなく、早くて適切な意思決定ができるようになります。

無料で始めることができる情報共有アプリ・システムも数多く発表されていますので、これを機に試してみませんか？