初めてでも安心！FAXの送り方とマナー

FAXを業務で利用しなくなった会社も多い中、FAXを利用している事業所がいまだに多く存在しているのも確かで、ビジネスで用いられるツールとしては必要不可欠なものであると言えます。

取引先との通信手段として用いられることも多いです。

FAXが利用されている理由として、パソコンやインターネット等の新しい技術に乏しい年代方への、メールやファイル共有等の使い方の教育や覚えてもらう時間が取れずに利用できないこと。それによる業務効率の悪化が懸念されるなどの理由もあると思います。

また、新たな技術の導入費などの予算的な問題などで、以前の設備を利用していることなどもあり、まだまだFAXの需要はあると言えます。

FAXを相手に送信するときは、送信表をつけるのがマナーです。

基本的に以下の項目を作成すればいいと思います。

作成する際にも、返信で自分の氏名に「様」がついていたら消すや、上部に「返信」と記載するなど行うようにしましょう。宛名の氏名には「様」をつけることも忘れないように。

また、挨拶文「拝啓　平素は格別のお引立を賜り、厚くお礼申し上げます。下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。　敬具」や感謝の言葉「ご注文ありがとうございました。」を入れることで相手への好印象につながり仕事が円滑に進みます。

FAXは、不特定多数の人が目にするもの。

そのため誰に向けたもので、どのような内容なのかが判断できるようにすることが大切です。

判断できるものでなかった場合、書類が届くまでの時間がかかったり、最悪の場合、相手のもとに届かないということも起こりえます。

そういった、最悪な場合を回避するためにも、必ず送信表を作成して送付するようにしましょう。

FAXは、送りたい相手に直接届くものではなく、不特定多数の人の目に触れる可能性があるものだと認識しておきましょう。

そのため、親展で送らなくてはいけない書類や機密情報など社内の多くの人に見られて困るようなものはFAXしないように注意すること。

そのような重要な書類を提出する際は、直接手渡しするか、パソコンなどを利用してビジネスメールで送信するようにしましょう。

周りの人に閲覧されても問題のないような文章を送る際にFAXを利用しましょう。

• FAX送る相手先のことを配慮してFAXを送りましょう。

FAXで提出した書類は、提出先では不鮮明になってしまうことがあります。

小さい文字・数字は、特に相手先で不鮮明になる可能性が高いです。

そのため、FAX機で文字を鮮明にする機能があるのであれば利用し、小さい文字や数字があるのであればコピー機で拡大して送るや、その小さな数字や文字を大きくしてから提出するようにしましょう。

また、送信する文書を3枚提出するのであれば「1/3」、「2/3」と、それぞれの文書にページ番号をふるという配慮もするといいでしょう。

そうすれば、受信先の相手が全部で何枚あるのか、また全て揃っているのかを確認できるため親切です。

送信先の印刷範囲などを考慮して、印字できない部分には、文字を書き込まないなどの配慮もすると良いでしょう。

電話でのFAXの送り方について説明していきます。

以下のような順序になります。

用紙は上下逆で裏返しにして用紙をセットします。ただ、送信面を表向きにセットして送信するタイプの電話機もあるので、その点利用する電話機が表裏の向きが、どちらなのかを確認してから行うようにしましょう。

送信した後、FAXが送信先の会社などに届いているかどうかを電話などで確認すると、仮に届いていなかった時のリカバリーが可能になります。

また、FAXを送る前に送信する旨を連絡しておくとなお良いかもしれません。

「今からFAXをお送りしてもよろしいでしょうか？」と尋ねると同時に、その用件や送信する用紙の枚数などを伝えるといいです。

複合機でのFAXの送り方について説明していきます。

コピー機能だけでなくFAX送受信機能がついた複合機があります。

FAX送受信機能がついた複合機を利用する際は、以下の二つの準備のいずれかを行ってから利用すると思います。

準備をし終えた後、FAX送受信機能がついた複合機を利用します。

以下のような手順で原稿を送信します。

原稿をセットする時の原稿の表裏、原稿の上向きや下向きなどの書類の向きなど、複合機に合わせてセットするように注意しましょう。

複合機の中の「メモリー送信」という機能を使えば、効率的にFAXを送信することも可能です。

FAXはコンビニのコピー機でも利用可能です。

コンビニのマルチコピー機にはFAX機能がついています。

基本的に50円/枚程度で送ることが可能です。

相手に書類を送らないといけない時に、自宅にFAXがない場合などに利用することで相手に書類を送ることができます。

操作も原稿の表裏などを注意し、原稿をセットして、相手のFAX番号を入力するだけという簡単な操作になります。

コンビニのコピー機を利用することで、外出先でFAXを利用しなくてはならない緊急な事態でも利用することが可能です。

ただ、セットした原稿の取り忘れや、並んでいる後ろの人などに記載内容が見られる可能性があるので、機密性の高い情報や個人情報を送る際は十分な注意が必要となってきます。

また、コンビニからFAXを送る際は、通常FAX用紙のヘッダーにプリントされる電話番号など記載が行われません。

このように、送信元が非表示になることもあるので、送付先に不信感を抱かせないようにするために事前の連絡や送付状などを先に送ることが重要となってきます。

確かにここ最近、パソコンやインターネットなども技術が進歩してきて、通信手段のツールもより利便性の高いものへと進化してきています。

いつかは、FAXが利用されない日もくるかもしれません。

しかし、現段階では、FAXはビジネスなどの通信手段として需要があります。

いざ仕事を任された時にも、焦らずにマナーを守ったFAX送信を行えるようにしておきましょう。

書類の表裏や送信表をつけるなど、気をつければ間違えることはありません。

そんなFAX送信のやり方やマナーをこの記事を読んで学んでいただければと思います。