ルーティンワークとは？メリットやデメリットと効率化する方法を徹底解説

誰しも、ルーティンという言葉は聞いたことがあるのではないのでしょうか？

ルーティンの意味は、決まった手順だったり、日課のことを指します。スポーツ選手が特定の動作を行う前に、ある行動をとるのもルーティンとよくいわれますね。

それと同様にビジネスの中にも、毎日の決まりきった仕事があり、それをルーティンワークとよんだりします。別名、定型業務や定常業務といわれたりします。

ルーティンワークの仕事の主な例ですが

・顧客への営業

・給与計算

・事務業務

・受付業務

などが主に挙げられます。

これらの仕事は、手順などが明確化されており、マニュアルなど完備されていることが多いです。

そのため、自分であまり考慮しなくても良く、マニュアルに沿って仕事をこなしていけばいいという仕事になります。

これから、そんなルーティンワークのメリットについて紹介していきます。

ルーティンワークは、仕事の手順ややり方が決まっていることがほとんどです。

そのため、その仕事にどれくらいの時間がかかるかなどの計算も簡単にできスケジュールを立てやすいです。

また、マニュアル化されているため仕事をどう進めればいいかなどを考える必要がなく、覚えることに専念できます。

覚えた後は、自分でその業務の効率化を考えて実践することが可能で、そこでより良い業務のやり方を発見できた場合、新たにマニュアルの中に組み込めば仕事の効率化を促進させることが可能です。

ルーティンワークは、同じような作業を繰り返すことが多いです。

そのため、少し仕事を覚えればその覚えたことを意識して、仕事を繰り返すだけでいいのが特徴です。

また、マニュアル化されているため、わからない箇所があったとしても解決策が明示されていたり、周りの人も同じような業務を経験したことがあるのが大半なので、あまり悩まずに仕事ができるといえるでしょう。

次にルーティンワークのデメリットについて紹介していきます。

ルーティンワークは、その名の通り日々行う仕事のことで、毎日行う単純な作業です。そのため、単純な作業であったり、同じことの繰り返しにより飽きてしまう可能性があります。

そのため、同じ作業の繰り返しなどが苦手な人には苦痛になるかもしれません。

何か難しいことや苦手なことに挑戦して達成したときや人から称賛されたときに喜びを感じ、その仕事を行う意味ややりがいを感じることがあると思います。

ただ、ルーティンワークは、マニュアルがあり仕事を覚えれば誰にでもできる仕事であるため、その仕事ができたからといって称賛されることは少ないと思います。

もちろん誰よりも仕事が早くこなせたり、業績を上げることも可能なので一概には言えませんが。

しかし、やはりやりやすい誰でもできる仕事であり、その仕事の意味ややりがいを感じづらいというのは一つのデメリットと言えます。

今までルーティンワークについてや、メリット、デメリットについて紹介してきましたが、これらの作業を効率化できれば、専念したい仕事により多くの時間を割けます。その結果、会社の仕事のフローがより効率的に進み、より良い方向に向くと考えられます。

これから、そのルーティンワークを効率化する方法について解説していきます。

ルーティンワークに限った話ではないですが、人ではなく機械に代替できるのであれば、機械を利用したほうが、労力を削減できます。

パソコン業務で完結できる場合は、RPAを導入したり、VBAで作業を自動化できるようにプログラミングを構築したりなどの工夫をすれば良いと思います。

業務へのやりがいを感じれないときは、この業務によって誰のためになるのか、会社の人でもいいですし、商品の製造の一環を担っているのであれば、その商品の受け取り手を想像してみてもいいと思います。

また、作業の改善や効率化すること自分で考え、それを他の人と話し合いながら共有し、より仕事を効率的に進められるように改善してくことが作業の効率化につながるでしょう。

会社の業務で他に委託しても問題ない場合は、委託することも視野に入れるといいかもしれません。

マニュアル化できることは、会社の人間でなくてもその業務を行うことは可能です。費用の問題などは、会社によって違いますが、外部の人にコア業務ではないことを委託する。会社の内部では、コア業務に専念してもらう。

こうして会社のルーティンワークを効率化していくことは、会社の成長を促進させることにつながると考えられます。

ルーティンワークをスケージュリング化してしまう、TODOリストを作って管理し、効率化を図ることは可能です。

それをより効率的に管理してしまおうということで、サービスやアプリを活用してみるといいと思います。

Microsoft To DoやTrelloなどが例として挙げられますが、これらのサービスやアプリを利用すれば、タスクを管理し効率よく進めることが可能です。

これらのサービスやアプリは会社の内部でタスクを共有することも可能で、なおかつ無料で利用できます。（セキュリティ面を強化などしたい場合は有料化が必要）

今まで、手書きなどでタスクを管理していた場合は、これらのサービスやアプリを活用することで業務の無駄を削減でき、よりクオリティの高い仕事をこなしていけるようになるかもしれません。

ルーティンワークは、同じ作業の繰り返しで単調化し意味や価値を感じられないこともあると思います。でも、毎日行う業務だからこそ、それを創意工夫し効率化することでより1日1日が充実していくのではないでしょうか。

通勤でも1駅分歩いてみるやExcel業務を効率化するためにVBAを学習してみる、プログラミングが苦手な場合は、他社に委託して構築してもらうなどがあると思います。

みんなが退屈だ苦手だと感じる作業にこそ目を向け、効率化することを考えることは、毎日の充実度を上げ、最終的に会社全体のモチベーションの向上にもつながるでしょう。ぜひ、日々自分の行う業務をよりよくできないかを考えて仕事してみることをおすすめします。