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最後まで印象良く!退職の挨拶メールの書き方と例文まとめ

退職の日が近づいてくる頃。みなさんは退職の挨拶メールの準備はできていますか?退職の際のメールは欠かせませんよね。今までお世話になった人達に、最後まで好印象を残して気持ちよく退職しましょう!今回は退職の挨拶メールの書き方を例文つきでご紹介します。

最後まで印象良く!退職の挨拶メールの書き方と例文まとめ

目次

  1. 退職の挨拶メールの目的とは?
  2. 退職の挨拶メールはいつ送る?
  3. 退職の挨拶メールのマナー
  4. 退職の挨拶メールに書くべき項目
  5. 【送る相手別】退職の挨拶メールの例文
  6. 【番外編】退職の挨拶メールを受け取った場合は返信すべき?
  7. 退職の挨拶メールまとめ

退職の挨拶メールの目的とは?

そもそも、退職の挨拶メールの目的って何なのでしょうか?

退職の挨拶メールは、今までお世話になった上司や同僚、部下や、社外のお客様や取引先に感謝の気持ちを伝えることが目的です。

また、退職する際の印象も良くできます。なんの連絡もないと、お世話になった人たちは不安になってしまいますよね。

退職後の進路は関係なく、また何かのご縁で上司や部下、社外のお客様や取引先の相手と一緒に仕事をしたりするかもしれませんし、どこかでばったり、なんてこともあるかもしれないので、最後の印象はとても重要です。

メールを受け取った相手がもらってよかったと思えるような挨拶メールを送りましょう。

退職の挨拶メールはいつ送る?

退職の挨拶メールってどのタイミングで送ればいいのか悩みますよね。

決まってからすぐなのか、退職する寸前なのか。

実は、社外と社内では挨拶メールのタイミングが違います。

基本的にどちらも、退職が承諾され、上司の許可が下りるまでは挨拶メールをしてはなりません。

その点を踏まえてそれぞれご説明します。

社内への挨拶メールは出勤最終日に

社内への挨拶メールのタイミングは、これまでお世話になった方たちへの感謝の気持ちを伝える最後の挨拶となるので、出勤最終日に送るのがベストです。

もし、社内でのルールがある場合などは、そちらに従いましょう。

挨拶メールを送る時間帯ですが、業務の妨げにならない、定時から1時間前くらいから送るのが理想です。

9時~16時頃は重要な案件があったり忙しい時間帯でもあるので避けたほうがいいでしょう。

社外への挨拶メールは出勤最終日の2~3週間前に

社外への挨拶メールのタイミングは、出勤最終日の2~3週間前がベストです。

なぜ社外の場合は前もって挨拶メールを送るのかというと、後任の方が引き継ぎをしやすいからです。

また、お客様や引先に計画的に仕事をこなすという良いイメージも与えられます。

今働いている会社を辞めたとしても、社外の方といつどこでまたお世話になるか分からないものです。

もしご縁があってお客様や取引先の相手と顔を合わせることがあったら、お互い気持ちよく仕事ができますよね。

社内と同じく、挨拶メールを送る時間帯は業務の妨げにならない、定時から1時間前くらいからがいいですよ。

退職の挨拶メールのマナー

せっかく送るのであれば、失礼のないようにメールを送りたいですよね。抑えるべきメールマナーのポイントを3つご紹介します。

退職の挨拶メールのマナー①一斉送信をする場合は宛先に注意

挨拶メールの一斉送信は、大丈夫かなと戸惑ってしまうかもしれませんが、一般的に悪いことではありません。

一斉送信だとしても、心のこもったメールであれば、受け取った方に思いが伝わります。

ですが、注意する点があります。

一斉送信を送る場合には宛先に注意しましょう。

必ず、送る相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れましょう。

bccとは、ブラインド・カーボン・コピーの略で、名前の通り他の受信者にアドレスが見えないように連絡するときに使用するものです。

bccの受信者は他の受信者に表示されなくなります。

他人同士でアドレスを知られないように配慮をするときに使います。

ビジネスメールではbccを使うシーンが多いと思いますので覚えておくと便利ですよ。

一斉送信をする前には、bccに入っているか必ず確認しましょう。

一斉送信とは別に、本当にお世話になった方には個別でメールを送るようにしましょう。

本当は直接挨拶に行くのが一番です。メールでは伝えきれない感謝の思いを伝えましょう!

退職の挨拶メールのマナー②件名は「退職の挨拶」にする

挨拶メールの件名は、見てすぐに分かるように「退職の挨拶(自分の名前)」と入れましょう。

シンプルでOKです。

件名を見て、退職するという旨が分からないとスルーされがちです。

ちゃんと知っていたら挨拶できたのに、という方が出てくるかもしれませんよね。

そのようなことを防ぐためにも、退職というワードを入れて分かりやすい件名にしましょう。

退職の挨拶メールのマナー③愚痴は言わない

当たり前のことですが、退職の挨拶メールでの愚痴や苦言を入れてはなりません。メールは削除しない限り、延々と残ってしまいますよね。

たとえ円満退社でなかったとしても、気持ちよく退職するため、相手にも嫌な印象を残さないためにも気をつけるようにしましょう。

退職の挨拶メールに書くべき項目

Photo byGot Credit

続いて、挨拶メールの内容についてです。挨拶メールって具体的に何を書けばいいのか分からない...そんな悩みを解消する退職の挨拶メールに書くべき項目を3つご紹介します。

退職の挨拶メールの項目①退職日と退職理由

退職日と退職理由を書きましょう。退職日がないと引き継ぎがスムーズにいかない場合がありますし、直接挨拶をしたい方がいるかもしれません。

退職理由は、「一身上の都合」と書くのが一般的です。私的な内容は書かないことがビジネスメールのマナーでもあります。

結婚や出産などおめでたいことは書いてもいいでしょう。

退職の挨拶メールの項目②感謝の気持ち

挨拶メールの重要な部分です。特ににお世話になった上司や先輩にはしっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。

今までお世話になったエピソードや相手から学んだことを書くと、相手の心に残るメールを書くことができますよ。思いを伝えるために事細かに書いてみましょう。

社内の一斉送信の場合はシンプルに感謝の気持ちを述べましょう。

退職の挨拶メールの項目③繁栄・活躍を願うエール

メールの最後の項目には、お世話になった方やこれからの会社の繁栄・活躍を願うエールを一言添えましょう。退職後もどこかでご縁があるかもしれないので、明るい文面を意識しましょう。

【送る相手別】退職の挨拶メールの例文

退職の挨拶メールはの書き方は社内と社外で変わってきますので、シーン別にご紹介します。

関係性を保ち連絡を取っていきたい方がいるのであれば、連絡先を書いても大丈夫です。

一斉送信の場合は、送る前にbccに入っているか必ず確認しましょう。

上司向けにおくる退職の挨拶メールの例文

上司に送る退職の挨拶メールの例文です。

上司には個別にメッセージを送りましょう。一斉送信ではあまり気分がよくない方もいます。一斉送信の後に個別でメッセージを送るのもいいですね。一斉送信の場合はbccに入れることを忘れないようにしましょう。

件名:退職のご挨拶(○○部 ☐☐【名前】)

○○部 ○○課

部長 △△様

お疲れ様です。○○部の☐☐です。

この度、一身上の都合により退職することとなり、本日が最終出社日となりました。

本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

△△部長には入社当初から大変お世話になり、多くのことを学ばせていただきました。私が仕事で悩んでいるとき、一番最初に気づいて△△部長が親身になってアドバイスをしてくれたことは忘れません。感謝しております。

在籍中は至らぬ点もあったかと思いますが、本当にお世話になり、ありがとうございました。

今後も△△部長から教えていただいたことを糧にし、今後に生かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になります。

今後ともご連絡いただけると幸いです。

メール:×××@×××× 

携帯:×××ー××××ー××××

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

社内におくる退職の挨拶メールの例文

社内に送る挨拶メールは、一斉送信で構いません。bccに入れることを忘れないようにしましょう。社内の一斉送信はあまり事細かに書く必要はなく、シンプルな内容がベストです。

件名:退職のご挨拶(☐☐【名前】)

○○部○○課の皆様、お疲れ様です。

この度、一身上の都合により5月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

本来ならば直接ご挨拶をするべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在籍中は至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。

業務を通して皆様から様々なことを学ばせていただきました。

壁に当たることもありましたが、温かい叱咤激励のお言葉をかけていただき感謝しております。

今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

メール:×××@×××× 

携帯:×××ー××××ー××××

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

社外におくる退職の挨拶メールの例文

社外の場合は不安感を残さず安心してもらえるような挨拶メールを心がけましょう。

お世話になったお客様・取引先に退職の挨拶メールを送らないのは今後のやり取りも不安になってしまいますよね。

まず、退職日を明記します。仕事を引き継ぐ必要があるので、その場合は後任者の名前を必ず書きます。

後任の人もお客様や取引先とスムーズにやり取りができる環境を作っておきましょう。

自分の連絡先は書かないようにします。もし、その後ビジネスに発展したら、今いる会社にお客様情報を利用していると間違われてもおかしくありませんので、気を付けましょう。

件名:退職のご挨拶(☐☐【名前】)

株式会社〇〇〇〇 

△△様

いつも大変お世話になっております。株式会社××の○○です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、5月31日をもって株式会社××を退職することになりました。

△△様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

本来ならば直接ご挨拶をするべきところ、メールでの挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

後任は同じ部署の●●が務めさせていただきます。

後日改めて●●がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【番外編】退職の挨拶メールを受け取った場合は返信すべき?

退職メールは大きな会社であればあるほど、面識のない人から退職メールが届くといったこともありますよね。退職の挨拶メールは、必ずしも返信しなければならないということはありません。ですが、返信しなければならない退職メールもあります。

・自分個人当てにメールが届いたとき

・同じ部署や同僚など、親しい関係の相手からメールが届いたとき

・取引先などの退職したあとも自社との関係が続く人からメールが届いたとき

このような場合は必ず返信するようにしましょう。

件名は「退職のご連絡ありがとうございます」や「退職連絡の件」などにします。「お疲れ様です」「○○です」は、退職の返信メールだということが分からないので避けましょう。

返信内容は「お世話になりました」「お疲れ様でした」などのねぎらいの言葉や、これからの活躍を願う明るい文面を書きましょう。

あまり関わりのなかった方には当たり障りのない文章を書くようにすれば大丈夫ですよ。デリケートな質問はしないようにしましょう!

返信は、読んでから早めに返しましょう。

退職の挨拶メールまとめ

いかがでしたか?退職メールは、お世話になった方へ感謝の気持ちを伝えられる方法です。上司や部下、お客様、取引先と多くの人にメールをするのは大変ですが、マナーを守り、自分の思いを書くことができるようにポイントや例文を参考にしてみてくださいね。

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