社会人必読！名刺交換のマナーを徹底解説

皆さんは普段行う名刺交換のマナーをご存知でしょうか？同時に渡す際どちらが先に渡すのか、上司と名刺を交換する際にどちらが先に受け取るのか、複数人で交換する際どのような順番で誰が先に渡すのかなど名刺交換にも様々なマナーがありますが、中にはいつも名刺交換しているから大丈夫と思ってしまう方もいるでしょう。

しかし、男性女性社員及び外国人社員と普段行なっている名刺交換の中にマナーに反した行動を行なっているかもしれません。それによって自分への第一印象も大きく変わってしまっている可能性もあるのです。普段行っている上司や部下との名刺交換を振り返りながら、自分がマナー違反をしていないかどうか入念に確認してみてください。

名刺交換を行う流れとして、最初に行うのが自分の名刺を準備することです。基本名刺交換は全てスムーズに行いますので、事前に自分の名刺を準備しておくとスムーズに名刺交換を進めることができるのです。

ここで名刺を準備できていないと、1人だけ後で名刺を準備することになるので、他の人を待たせる結果となってしまいます。そうならないためにも、まずは自分の名刺を前もって準備しておくと良いです。

なお、名刺を交換する相手は全て男性というわけでなく、女性の社員も多くいらっしゃるので、女性に対して待たせるということのないよう十分注意しましょう。

自分の名刺を準備することができましたら、早速名刺交換へと進みます。名刺を渡す際は、相手から見て自分の名刺が正面になるように名刺を向け、自分の勤めている会社の名前及び部署の名前、氏名を名乗ります。

よく知られている名刺の高さですが、基本自分の名刺が相手の下にくるように差し出します。というのも、よほどの役職でない限り相手が自分よりも下であるかは確信できませんので、基本的には下で名刺を構えるようにすると良いでしょう。

なお、外国人の方と名刺を交換する際も名刺交換の流れは同様ですので、外国人の方に気を使いすぎないよう注意してください。

名刺交換の順番として次に行うことは当然相手の名刺を受け取ることです。通常はお互い同時に渡すと思われますので、その際は自分の名刺を右手で渡し、左手で相手が渡してくれた名刺を受け取ります。

受け取る際は、何か一言「よろしくお願い致します」などと言って受け取り、相手の名刺を拝見した後に相手に関して一言添えるとより良い名刺交換となります。この際、外国の方や女性の方、男性社員問わず共通の渡し方で問題ありません。

名刺を渡し、相手の名刺を受け取りましたら、名刺交換の順番として最後に行うのが相手の名刺の処理です。基本的にはお互い立っている間は自分の胸付近で名刺を両手で持ち、話のタイミングを見計らって名刺入れに相手の名刺を入れます。

このタイミングですが、どのタイミングで行うという決まりはなく、その場の流れで各自判断をしなければなりません。相手が名刺に関して話している際は名刺は両手で持ち、ある程度話が済んだらしまうという順番が無難でしょう。

まず名刺交換をする際のマナーとして挙げられるのが名刺の状態です。女性社員にはあまり見られませんが、男性社員や外国人社員に多く見られるマナー違反です。常識的に考えれば、ビジネスの場ですので折れ曲がっていたり汚れていたりする名刺を上司に渡すのはマナー違反となります。

しかし、中には汚れた名刺が複数あるにも関わらず、名刺の状態を一切確認せず、平気で汚れや折れ目のある名刺を渡す方がいます。相手が上司であっても部下であっても、自分の第一印象を自ら悪いものとする結果となってしまいます。

そうならないためにも、日頃から停止の状態を確認しておき、実際に名刺を渡す際も一瞬でもいいので名刺が折れ曲がっていないか、汚れ等が付着していないかを確認するとよいでしょう。

新入社員だけでなく、部下に様々なことをアドバイスする長年勤務している上司の中にも名刺入れから名刺を出さず、普段使用しているお財布や胸ポケットなどから出してしまうという方がいます。

お財布やポケットに名刺を入れておいてしまうと、何かの圧で名刺自体が折れ曲がってしまったり、ポケットに入れていた他の物と名刺が擦れて傷がついてしまう可能性があるので、名刺は名刺入れに保管し、渡す際も名刺入れから出すのが無難です。

今まで名刺入れから出さず、ポケットなどから名刺を取り出して相手に渡したことがあったという方は、常に名刺入れに名刺を保管し、上司から悪い印象を持たれないよう十分注意してください。

一方、名刺交換する位置は2人の間に障害物などがない場所で交換するのがマナーです。もし、2人の間にテーブル等があれば、テーブルを挟まないよう障害物のない位置へ移動して交換するようにしましょう。

また、名刺を交換する際は座った状態で行うのではなく、お互いしっかりと立って行います。そのため、上司と名刺交換をする際に座った状態で行おうとしてしまうと、マナーを守らない人なんだという第一印象となってしまいます。そんな第一印象を作らないためにも、名刺を交換する際は2人の間に障害物がない位置でお互いに立った状態で行うよう意識しましょう。

こちらも男性女性社員、外国人社員問わず多くの社員が実際に名刺を相手の方に向けて渡す際、自分の指で名刺の肩書きを隠してしまう場合があります。そんなの別に気にしなくてもいいのではと考える方もいるでしょう。確かに、他のマナーに比べて小さなことのようにも思えますが、とても重要なマナーとなります。

というのも、指で肩書きを隠してしまえば相手は一目でどこの誰かを把握することができなくなってしまいますし、最悪の場合細部まで仕事ができないタイプだと思われてしまいます。第一印象は今後の関係性にも大きく影響するので、マナーの細部までを理解しておくと相手からマイナスな印象を受けるリスクもだいぶ抑えることができます。

新入社員、ベテラン社員問わず多くの社員によくありがちなのが、名刺入れに名刺を入れすぎてしまっているケースです。そんな方の多くは名刺入れにたくさん入れておけば名刺が切れてしまうリスクも抑えられるという考えを持っているはず。

確かに名刺が切れる心配はなくなりますが、見栄え的にもだいぶ良いとは言えない名刺入れとなってしまいます。あまり見られないと思う方もいるとは思いますが、名刺入れだけでも印象が変わってしまうことも珍しくありません。そのため、名刺入れには多すぎず少なすぎず、ちょうど良い枚数を入れるようにすると良いでしょう。

名刺を交換する際、必ずしも1対1で行うわけではなく、時には複数人で名刺交換をすることもあります。

複数人で名刺交換をすることが事前に把握できているのであれば、先に人数分の名刺を用意しておくと良いです。というのも、複数人で名刺を交換する場合、どうしても1対1よりも時間がかかってしまいます。そこで、全員が人数分の名刺を先に用意していればよりスムーズに名刺交換を済ますことができるのです。

自分1人だけ名刺入れから出していなければ、1人だけ浮いてしまうことも無くはありませんので、事前に用意しておくよう意識してください。

名刺交換のマナーの最後に挙げられるのが名刺のデザインです。デザインは大きく分けてプライベート用とビジネス用に分けられ、プライベート用ではイラストなどをフル活用し、ビジネス用ではイラスト等はあまり使用せず比較的シンプルなデザインが使われます。

そのため、実際にビジネスの場面で名刺を使用するのであれば、イラストを必要以上に活用せず、イラストだけが目立たないスッキリとした名刺を使用することをおすすめします。

よく外国の方や女性社員に見られる違反なのですが、もし、ビジネス用の名刺にイラストを入れたい場合は、自分の業種に関係したシンプルなイラストを使用すると良いでしょう。

男性女性社員や外国人社員であっても普段名刺の枚数を確認していればあまり問題はないとは思いますが、万が一複数人に同時に渡さなければいけず、枚数が足りていないということになったり、名刺入れそのものを忘れてしまった場合はその旨をしっかりと謝罪しなければなりません。

名刺を忘れてしまった場合はそのまま忘れたことを謝罪しますが、名刺を切らしてしまった場合は正直に言わず、あえて名刺を忘れてしまったと伝えます。というのも、切らしてしまっては管理能力がないと思われてしまうこともあるので、どちらにせよ忘れてしまったと伝えるのが無難です。

あくまでこれは最悪のケースですので、日頃から名刺の管理を怠らないよう十分意識しましょう。

長年勤務していれば、何度も複数人で同時に名刺を交換することがあります。複数人で交換する際、おそらく誰が先に渡すのかなど順番に関して悩む方もいるはず。

複数人で同時に交換する際の順番としては、まず地位の高い人から先に他の人へ名刺を渡します。また、自社と相手の企業どちらにも上司がいる際は上司同士及びその部下の方々で交換し合います。

しかし、複数人で同時に名刺交換する際、必ずしも相手の地位がハッキリしているというわけではありません。その場合は、相手の口調や態度、話の進め方などを観て、上下関係を推測し、事前にある程度順番を把握しておくと良いでしょう。

先ほど、名刺交換のマナーにて名刺入れに名刺を入れすぎないよう注意するようにと述べましたが、名刺入れの柄にも気を配るとさらに印象アップが見込めます。

名刺入れは、いわば相手の名刺を置く座布団でもあります。しかし、だからといってハイブランドな高級名刺入れや派手すぎる名刺入れを使用することは厳禁です。というのも、複数人で同時に交換する際明らかに1人だけ浮いてしまい、場合によっては悪い印象を受けてしまうこともあります。また、1対1でもビジネスのマナーをきちんと理解できていない人だと思われかねません。

そのため、名刺を入れる名刺入れはシンプルもしくはやや爽やかかつちょうど良いおしゃれ感のある柄を使用することをおすすめします。

名刺に関するマナーや交換する際の流れはしっかりと理解できましたか？名刺を交換のマナーといっても、同時に名刺を渡す時や複数人で交換する時の順番など様々なマナーがあります。全てを完全に理解することが難しいとは思いますが、女性や外国の方問わずそれぞれのシーンで特に必要なマナーなどはしっかり抑えておくと良いです。

また、よくイラストを名刺に入れる方も見られますが、イラストを入れること自体はマナーとしては違反ではありません。しかし、用途と全くズレたイラストなどであればマナー違反となってしまうので、勘違いしないよう注意してください。