庶務の仕事内容とは？総務との違いとやりがいを徹底解説

庶務とは、一般事務ともいわれます。

伝票整理や電話対応、データ入力などオフィス作業のあらゆることを行う仕事になります。

そのほかにも、資料、一覧表の作成、備品の管理や郵便送付など雑多な事務の作業もこなします。

来客対応・案内、お茶出しなど外部の顧客、お客様と関わる仕事も行う重要な仕事です。

庶務と総務の区別がつかない方もおられるのではないでしょうか？

これから、庶務と総務の違いについて理解していきましょう。

総務とは、主に会社内部のサポートを行う職務になります。

業務内容としては、社内規定の作成や改定、保守管理や文書管理などが挙げられます。

会社内のイベントや行事を作り、会社内のコミュニケーションの充実を図ったりもしています。

主に社員が働きやすい環境を構築したり、業務のサポートを行う仕事になります。

そのため、総務は縁の下の力持ちという言葉を用いられて紹介されることが多いです。

庶務と総務の違いですが、まずは規模の大きさが違います。

総務は、会社組織全体に関わる業務を行うのに対して、庶務は、各部署、部門内の業務を担当することになります。

そのため、仕事内容が当然ながら変わってきます。

相違点として、総務は会社の教育研修を行ったり、株主総会の運営を行ったりしているのに対し、庶務は所属している部署、部門内の電話応対や伝票処理などの事務業務を行います。

庶務の基本的な仕事内容について紹介していきますね。

下に基本的な仕事内容の一覧を載せておきます。

庶務の仕事の一つが電話応対です。

電話応対は、相手の顔が見えない分、適切な言葉やわかりやすい順序で話さなくてはならない難しい業務です。

直接訪問ではなく、電話がファーストコンタクトの可能性も十分あるので、会社の第一印象を決める重要な仕事といえます。

たかが電話応対と思われるかもしれませんが、電話の2コール以内に出るという基本マナーのほか、クッション言葉を用いたり、声の高さなどによって相手に与える印象が異なるため様々なことを考慮しながら行う難しい仕事であると言えます。

また、電話応対は、相手からかかってくるものを対応するので、自分の業務を行っている途中に対応します。自分の業務を中断もしくは、並行しながら作業を行わなくてはならない作業となります。

不在の人の電話も取り、誰からかかってきたのか、その内容は何なのかを把握して、その人が帰ってきたときに伝えるという作業も行わなくてはなりません。

会社内部に受付という業務を専門として行っている職務があるのであれば、行う必要はないかもしれませんが、ない場合は、基本的に庶務が受付業務をすることが多いのではないでしょうか？

会社に訪問してくれたお客様の要望などを聞き、その対応、部屋への案内を行います。また、お茶出しの業務を行うことが大いにしてあります。

その時の品位などにより、相手へ与える印象が変わります。お辞儀の仕方や、言葉遣い、扉の開け方やお茶の入れ方、出し方。一つ一つの作業がお客様へのアプローチになり、会社のイメージを担う重要な仕事となります。

受付は会社の顔とも言えるので、一つ一つのマナーを覚え行わなくてならない、大事な仕事になります。大事な会議のサポートをする可能性もありますので、緊張に弱い場合難しい一面もあるかもしれません。

社内の業務が円滑に進むために必要と気付いた書類は作成します。

社内の一覧表や内線表、会議資料の作成。売り上げなどの報告書の作成や取引先の連絡先をまとめた書類などを作成します。

書類を作成する際、見やすくする工夫やわかりやすい内容にしなくてはならなりません。

また、それぞれの文書をファイリングするのも庶務の仕事と言えます。

ファイリングする際も、付箋をつけてどこに何があるかなどを明確にし、一覧してすぐにわかるようにするなどの創意工夫も必要です。

庶務を行うのに特別な資格などはいりません。ただ、必要とされるスキルはあるので、そのスキルを紹介していきます。

電話応対でも来客対応でも一番大切なのは、ビジネスマナーです。

料理店で例えると、いくら美味しい料理でも、店員さんの対応が悪ければ、入ろうか今度また来ようか迷いますよね。

言葉遣いであったり、案内の仕方だったりなど。

相手にどのような印象を与えるかが重要視される中、このビジネスマナーはとても大切な力となります。

コミュニケーション能力は、他の部署でも必要ですが、庶務は特に、内部との連携かつ外部のお客様とのコミュニケーションが求められるので必須です。

お客様の要望に的確に答える、内部への報告の適正さがものをいう、仕事なので高いコミュニケーション能力が求められます。

複数の社員や取引先から業務を頼まれることがあり、仕事が多種多様になります。

急に難しい業務などを頼まれても焦らず、自分の行っている業務を見直し、優先順位、効率の良い順序を組み立てて仕事をこなしていく能力が重宝されます。

庶務の仕事へのやりがいがなくなるという人もいますが、庶務の仕事への理解が深まれば、やりがいがなくなることはないと思います。

庶務の仕事のやりがいは、自分のやり方次第で業務を効率化できることです。

自分自身の業務の効率化もそうですが、自分が行った仕事が他の人の業務の効率化にも繋がります。

そして、もう一つやりがいを感じられるのは、他の人との連携をとる業務になるので、自分の仕事が他の人の役に立っているという実感ができます。

自分の仕事が会社の経営を助けているという理解ができれば、さらにやりがいを感じるものです。

会社内部の人からの感謝の言葉、電話や来客対応の際のお客様からお褒めの言葉をもらえたときは、とてもやりがいを感じると思いますよ。

庶務の仕事を雑用という人もいるでしょう。やりがいがなくなる仕事ともいう人もいるでしょう。

ただ、ここに書いてある通り、庶務の仕事は会社に大きく貢献をしています。

確かに外回りで大きな業績をあげ、花を持ったりすることはできないかもしれません。大きく取り上げられることもないので、やりがいがなくなるかもしれません。

ただ、大きな業績の陰には庶務の努力があります。

どんなに綺麗な花も、それを咲かすための土や水、栄養や日光がないと咲かないのと一緒です。

会社はたった一人で動いているのではなく、多くの人の力があって回っています。

目に見えないかもしれませんが、必ず自分の知らないところで自分の仕事をサポートしくれている人がいること忘れないでください。

そして、庶務という仕事への偏見を持っていたのなら、この記事を読んで、庶務への考え方を正していただければ幸いです。