BPO事業とは？活用するメリットや効果を徹底解説

BPO(Business Process Outsourcing)とは、自社の業務を一括して他社に委託するという経営手法です。

そのため、業務の企画や設計、改善や効率化などの全てを委託し行ってもらうという意味です。

業務の企画・設計からIT技術の導入、人材や設備の準備、プロセスの運用など会社の課題に対して委託する業務を選定し、BPO事業に委託します。

クラウドソーシング(crowd sourcing)とは、不特定多数の人に向けて業務を発注し契約するという流れのアウトソーシングになります。

クラウドソーシングもアウトソーシングの一種ではありますが、一般的なアウトソーシングと意味が異なるのは、特定した人に頼むか否かというところ。BPO事業との意味の比較では、業務の一部をやってもらうか、業務全体の効率化や課題解決に取り組んでもらうかというスケールの大きさに大きな違いがあります。

そのため、アウトソーシングしようとしている業務が業務の一部分である場合、その部分に精通している人を配置すればいいですし、作業人員の補完が目的なのであれば、クラウドワークスなどで不特定多数の人に呼びかけ、自分の任せたい業務にマッチする人を選定し選択すれば良いと思います。

ただ、委託したい業務が企業のコスト削減や業務効率の改善、経営課題を担当する部署の業務を行うことで長期的に解決していってほしい。課題解決を業務全体を見て提案し実行していってほしいと考えているのであればBPO事業に委託するべきです。

委託したいと考えている業務の内容や期間、大きさによって何を利用するべきなのかが変わってくるでしょう。

これから、そのBPO事業を活用するメリットについて紹介していきます。

メリットの一つとして業務の効率化、コスト削減が挙げられます。

自社がやらなくても問題ないノンコア業務を他社に委託する意味は、自社の社員がコア業務に専念できるという価値を提供してくれます。また、そのノンコア業務を設計、完遂するまでの時間を他社に全て委託でき、その中で発生した問題なども委託した会社が請負ってくれるので、自社の社員はコア業務に何の気兼ねもなく専念できます。

仮に、そのノンコア業務を自社でやろうとすると、まずは、そのノンコア業務を行うスキルを身につけるために学習しなくてはなりません。そこで教育費や労力がかかります。そして、実際に業務の設計などを行い、実践し完遂していくという形になります。確かにその業務を行うスキルは身につき、今後その業務を行っていけるかもしれませんが、結果的にそのノンコア業務を行いながら、コア業務を行うという二重の労力かけなければならなくなってしまうという意味になり、それにより、コア業務に割く時間が減少してしまいます。それならば、ノンコア業務を他社に委託し収益に直結するコア業務に時間を費やすのが賢明かと思われます。

他社に委託することで、委託費用はかかりますが、上記で説明した人力や時間なども削減できるので結果的にコスト削減にもなります。

委託したい業務の中で専門的な知識が必要で、効率良く業務を行うためには、それなりのノウハウが必要な業務もあるでしょう。

BPO事業とは、その委託される業務に関して、プロフェッショナルの知識や技術を持っています。

そのため、その委託した業務が効率良く回り、クオリティが上がり、顧客の満足度も上がります。そして、自社の社員はコア業務に専念できることで自社の収益につながりますし、これらのサイクルから自社への顧客のリピート率も向上し会社の業績も上昇するしょう。

次に、BPO事業を活用するべき業務を紹介していきます。

BPO事業を活用すべき業務の一つがコールセンターです。

コールセンター業務とは、大きく二つの分野に分けられます。

インバウンド　…受注受付、DMや問合せ、対応窓口など

アウトバウンド…自社サービスの案内、アポイントメント獲得の電話営業、

　　　　　　　イベント案内など

自社で電話業務を行う場合、繁忙期と閑散期で電話対応件数が異なると、時期によっての労力が大きく変動し、社員にとっては大きなストレスになるかもしれません。

また、コールセンターを設置するとなっても、電話やパソコンの設備の準備から、変動期の人員の調整を行わなくてはなりません。

しかし、アウトソーシングであれば業務量に合わせてスタッフを調整することができるため、人件費の削減につながります。

この業務を他社に委託することで、業務途中に電話で作業を中断させられたり、クレームや電話営業などによる精神的ストレスも軽減できます。

ストレスが軽減されることで業務にも抵抗なく取り組め、仕事も円滑に進みます。

セキュリティー関連の業務も自社内に専門的な知識を有する人がいなければ委託するべきだと思います。

お客様の情報や個人情報、会社情報など外部に漏らしたくない情報が多々あるでしょう。また、そのような情報が外部に漏れた場合、会社の信用が損なわれる行為になり、結果的に売り上げが減少し、会社の存続が厳しい状況になります。

会社のセキュリティーを強固にするためにセキュリティインフラの構築などが必要なのですが、インフラを構築、強固にするためには専門的な知識や技術が必要です。

その専門的な知識を学習するには、多くの時間が必要です。

そのため、その知識を有する外部の会社に委託し、その学習に当てる予定だった時間を、自分の行うべき業務に時間を当てた方が会社の利益につながると考えられます。

BPO事業者を選ぶ時のポイントについて紹介していきます。

やはり、切っても切れない利用価格です。

サービスや業務内容によって利用価格は大きく変動します。

また、会社によって料金の設定が違います。その会社についてリサーチし、どのようなサービスで料金がいくらかかるのかを把握しましょう。

複数社を比較することで自分の望むサービスや最適な価格が明確になってきます。

そのため、いくつかの会社をリサーチし、どの会社にするのか、どのサービスを利用するのかを検討しましょう。

専門性に着目してリサーチしてみましょう。

委託する事業者の専門性が高い方が任せられる業務は大きくなり、その品質は高くなります。自分の望むように業務を進めてくれますし、何より問題が起きづらくなります。

仮に、問題が発生した場合は、対処が適切に行われます。

特に専門的な知識が必要な業務に関しては、この傾向が顕著になると考えられます。

業務実績を確認しましょう。

事業者を選定するときの一つの指標になります。

やはり、実績がある方が信頼はありますし、なおかつ今まで培ってきた知識やノウハウが多いでしょう。

サービス内容や業務内容のみで判断せず、その会社が今までどのような業績を挙げているかを確認することで行ってくれる業務が理解しやすくなり、安心して委託できます。

企業の概要もチェックしましょう。

その企業のサービス内容などを確認することで、今後自社が発展したときに他のノンコア業務も委託することが可能なのかなど、未来を見据えての会社の選定もキーポイントになってくるでしょう。

企業の規模が大きい方が任せられる業務量も多くなると考えられますし、他のサービスを扱っている可能性が大きいです。

BPO事業の活用例を紹介していきます。

伝票整理・検索、請求データ作成・発行、支払・振込・経費データ作成などの事務業務を一括して行ってくれます。そのほかにも、営業事務や営業リストの作成、資料作成、データ入力や給与計算などの業務などを行ってくれる会社もあります。

コンサルタント業務もBPO化されてきています。

受託した業務の改善や環境変化への対応の具体的な提案。企業の問題発見と課題解決策の提案によって、企業経営の健全化の援助。ITやAIなどの最先端技術のマーケティングや経営への戦略提案。

会社の経営が停滞した際の打開策を良い意味で客観的に捉え判断してくれるでしょう。

BPOはアウトソーシングの中でも、クラウドソーシングや業務の一部分を任せるものとは違い、委託された事業は発注者の企業運営の一部分を担うということになり、受託者が業務の運営責任を持ちます。

BPO事業者に業務を任せると自社でその業務を把握しづらくなったり、会社規模が大きくなり、新たに業務を委託する時に業務を移行するまでの引継ぎの時間・コストが必要になったりなどのデメリットや考慮しなくてはならないことが多くあります。

そうなったときに円滑にコミニュケーションをとれ、意思疎通が取れることが重要でですので、良き関係を構築していけるようなパートナとしての視点も持ち、選定することが大切です。

トータルしてですが、自社の業務を安心して任せられる事業者に任せることが大切になってきます。

最後に、BPO事業の注意しなくてはならない点を述べましたが、BPO事業を導入する意味はかなり大きいと言えます。

自社でしかできない仕事を行う時間を生産するためにもBPO事業を活用することを考慮し、自分の会社に適した事業者と仕事を進めていくことが、よりあなたの会社を発展させていく香辛料となるのではないでしょうか。