同意書とは？書き方や効力について徹底解説

同意書とは、簡単に言えば相手が明記した条件に対して、自分もその条件に同意することを表す書類です。よく「承諾書」と間違われやすいですが、同意書はただ相手の意見に同意するかどうかで、行動を促すような承諾書とは似ても似つきません。

なお、同意書というとビジネスで活用されているイメージが強いですが、手術をする際なども同意書を書かされる機会があるので是非、これを機に同意書への理解を深めていってください。

皆さんは同意書の効力について考えたことはありますでしょうか？同意書の効力とはいわば、同意書が同意書として効果を果たしていることです。

そんな効力が無効とされるケースがあります。それは、同意する内容が日本の法律に反していたり、常識から逸脱しすぎているケースです。というのも、同意する内容が法律を違反していれば、例え同意する人が同意するという強い意志を持っていても、その同意書自体が効力のもたないただの紙切れとなってしまうのです。

同意書を作成する人の中には、同意書の有効期限ってどのくらいなんだろうと考える方もいるでしょう。結論から言いますと、同意書自体には特に有効期限は定められておりません。

しかし、印鑑を押印した同意書であれば、およそ6ヶ月の有効期限が設けられ、この期限を過ぎてしまうと印鑑による証明等ができなくなってしまいます。つまり、同意書そのものではなく、証明を示す同意書に押印した印鑑に有効期限が設けられているのです。

同意書の項目の一つとして、同意書がどのようなことに関する同意書かを示すタイトルが挙げられます。上記に添付した個人情報取扱に関する同意書であれば「個人情報取り扱い同意書」という形で分かりやすく簡潔にまとめます。また、ワードなどで一から自分で作成するのであれば、タイトルのフォントサイズお呼びフォントを大きめに設定するとタイトルが強調され、バランスの良い同意書に仕上がります。

なお、タイトルが長すぎたり、逆に抽象的すぎるものであれば、この同意書はどのようなものかが分かりにくくなってしまうので、短すぎず長すぎない丁度良い長さのタイトルをおすすめします。

さて、同意書の本体でもある同意の内容ですが、ここでは同意させる内容等を記載します。上記の個人情報取取り扱い同意書を例にしますと、個人情報をどのような目的で使用するのか、個人情報を保護する旨などを記述します。当然、本体では法律が間接的に関わってきますので、文章自体に誤りがないよう十分注意しましょう。

また、本文の最初もしくは最後に「私は〜について同意します。」という同意の旨も必ず記述しましょう。ここが抜けてしまうと、相手も同意しているのかどうかが曖昧になってしまうので、忘れないように最初に記述しておくた良いです。

日付は別に必要もなさそうだし書かなくても良いのではと考える方もいるでしょう。しかし、日付も本人が同意書に同意した日を示す重要な項目となります。同意書によって異なりますが、大抵の場合は書類右上もしくは右下に設けられていることが多いので、日付も忘れずに記述しましょう。

なお、同意書によっては日付の項目が年号であったり、西暦であったりしますが、上記のサンプルのように日付の冒頭に「令和」と記載されていなければ基本西暦で記載しても問題ありません。

同意書の効力に大きく関わる署名。こちらでは、本人がこの同意書を確認し、提示された条件に同意することを証明するとても重要な項目となります。

もしこの署名の部分が抜けてしまえば、同意する条件が法律に違反していなくとも同意書本体の効力は無効とされてしまいます。また、署名の右側に印鑑で押印する箇所があるので、印鑑も忘れずに押印しましょう。

ちなみに、署名と似た言葉で「記名」という言葉がありますが、こちらは署名とは全く別の言葉です。というのも、署名は本人自身が記載する必要がありますが、記名では本人ではなくとも良いとされるものですので間違わないよう注意してください。ただ、同意書によっては署名があれば印鑑は特に必要ないというものもあるので、その点が気になるという方は一度問い合わせてみると良いでしょう。

あまり同意書に関する知識が備わっていなかったという方や今まで一度も記載したことがないという方、同意書の書き方はだいたい理解できましたか？書き方だけでなく、同意書が同意書としての効果を発揮する効力も十分に理解しておく必要があります。同意書の項目が日本の法律に違反していたり、署名及び印鑑が抜けている場合は効力が薄れるもしくは完全無効とされてしまいます。

そんな効力が無効にならないよう、同意書に必要な項目をしっかりと記述し、誤りのないよう十分注意しながら作成してみてください。