伝わる報告書のフォーマットはこれ！書き方や例文を徹底解説

報告書は上司や業務の関係者、取引先などに情報共有や結果報告をするために作成する書類です。口頭での報告も可能ですが、書面で提出することで、お互いにが効率よく情報伝達ができます。また報告書であればコピーや印刷によって、複数の人に同じ内容を一度で報告することもできます。

日常的に作成する報告書については、あらかじめフォーマットを作成しておけば、作成の効率がぐんとアップします。会社によっては業務日報などは、フォーマットができているところも多いと思います。あらかじめ報告の必要なポイントを絞ることができますので、内容が伝わりやすい書類を作成することができます。

フォーマットはエクセルやワードを使えば簡単に作成ができます。書類の内容によってエクセルかワードの選択しましょう。報告内容に数値が多い場合、エクセルであれば、表やグラフを使って見やすい報告書が作成できます。

 社外への報告書であれば、パワーポイントでの作成も美しく効果的な報告書が作成できます。またお客様への謝罪も兼ねた報告書であればワードが最適です。ＷＥＢサイトには無料のテンプレートもありますので活用しましょう。

報告書は表題・要旨・詳細の3項目から構成されています。表題から詳細にむけて内容が細かくなっていきます。報告書は早く正確にそしてわかりやすく作成する必要がありますので、あまりたくさんの項目を作らず、端的に内容が伝わるものにしましょう。

所感など少し詳しく報告したい部分については、別枠で記入できるようにしておけば、作成しやすい報告書になるはずです。

簡潔で見やすい報告書にするためには、各項目の構成に注意して作成します。報告書は表題から下に向かって詳しい内容になります。詳細も説明文が一番詳しい内容で、それを要約して小見出し、その要約が見出しとなって構成されます。報告書も各項目も、三角形のような裾広がりの構成になっています。

概要が一目でわかるようにし、文字数を15～20文字程度で作成します。ルーティーンで提出しているものであれば、「業務日報」や「月次報告書」などでも構いませんが、個別案件であれば、どの案件の報告なのかすぐにわかるようにします。

報告書の要旨は、次に書く詳細を作成した後に書くことをお勧めします。要旨はまず結論から書き、次に結論にいたった理由を書きます。最後に今後の課題やそれに対する予定を記載していきます。結論・理由・課題それぞれ50文字程度、全体で150～200文字で書きます。

要旨の内容を詳細に説明していきます。詳細の記載は「見出し」「小見出し」「説明文」の順で記載していくと、相手に見やすい報告書になります。説明文の内容は漏れや間違った数値が記載されていないか、必ず確認が必要です。間違った内容の報告書では作成した意味がなくなってしまいます。

報告書は提出する相手や目的によって、書き方に違いがあります。書き言葉は「です・ます」か「である調」のどちらかに統一しましょう。

社長や役員へ提出する報告書は、できるだけ少ない文字数でより簡潔な内容にします。忙しい中での経営判断が求められますので、判断材料と自身の所感については、必ず記載します。

上司など社内に対しての報告書は、提出する相手が求めているポイントを、把握してから作成することが大切です。ポイントがずれた報告書は、書き直しになる可能性もあり、お互いの時間を無駄にしてしまいます。必ず確認しておきましょう。

社外に対しての報告書は、バランスを整えて見栄えの良い報告書を意識します。パワーポイントを使えば、グラフなど見やすい綺麗な報告書が作成できます。形式や内容は何度もチェックして、社外のお客様などに失礼な内容になっていないか確認しましょう。

社外報告書については案件が様々ですが、社内の報告書は日次や月次で提出するものや、決まった案件で作成するものが多くありますので、フォーマットを使って作成することをお勧めします。以下に作成頻度が高いと思われる報告書の、例文をご紹介します。

商品の不具合や納期の遅れ、またお店での接客態度など、業務上必ずクレームは発生します。商品開発や管理、サービス向上のためにもクレームの情報共有はとても重要です。自分の評価を気にして誤った内容にすると、報告書の意味がなくなってしまします。必ず正確な内容にしましょう。

業務の時間をさいて参加する研修は、どんな内容で今後にどう活かしていくのかを報告しなくてはなりません。研修の資料などの見直しと、自分で書いたメモなどを使って、参加していない人にもどんな研修であったのか、要点をきちんと絞って書きましょう。

英語での報告書も内容には大きな違いはありません。伝わりやすく簡潔な報告書にします。英語が苦手であれば最初に日本語で作成して、それを英訳することをおすすめします。スペル間違いがないか必ず確認しましょう。英語の報告書に記載するのは4つの項目です。

①Executive Summary （要約）

②Introduction roduction （序論。最初に結論などの重要な部分を書きます）

③Analysis （本文。問題提起や分析など根拠や証拠の裏付を使い理論的に書きます）

④Conclusion （結論。提案や改善策などの具体的な結論にします）

社外に向けた報告書も無料でパワーポイントのテンプレートを利用できます、もちろん社内向けの報告書も無料のテンプレートがたくさんあります。自分が使いやすい報告書のフォーマットが作成し、業務の効率化を図ってください。