作業報告書を伝わりやすく！無料テンプレート5選

「作業報告書」とは社内外の人たちに作業内容を報告するための書類で「ホウ・レン・ソウ」の一端を担うものなので、とても大切な書類と言えます。

「5W1H」を意識するとわかりやすい作業報告書を作成できます。

いつどこで作業を行ったのか伝えることで、その他の項目についてもイメージしやすくなります。

誰がなにを行ったのか報告することで結果がわかりやすくなります。

作業した結果、どの様になったのかを伝えます。

今までの解説をまとめて例にしてみると

「2020年6月26日の15時に（When）東京駅の会議室で（Where）当社の社員Aが（Who）新システムのプレゼンを行いました（What）。

シンプルな操作が評価され（Why）導入されることが決定しました。（HOW）」といった作業報告を作成できます。

Googleドキュメントで無料ダウンロードできるワード形式のテンプレートを3つ用意させてもらいました。

オーソドックスかつ詳細な作業報告書を作成したいなら作業報告書①のテンプレートがおすすめです。

誰が、いつ、どういった内容の作業を行い、次回はいつ行う予定なのかといった事項を報告することができます。

さらに、お客様用に確認サイン欄も設けていますので、お客様が確認をしたという証拠書類としても活用できます。

①のテンプレートと比較するとあまり変わらないように思えますが、全体的にスッキリしており、作業の進捗状況に○をつけて簡単に示すことができます。

件名と報告内容、問題点や改善点など比較的自由に作業報告を行うことができるシンプルなテンプレートです。

お客様・相手の確認用のサイン欄がありませんので、ハンコや余白に署名して代用してください。

Googleスプレッドシートで無料ダウンロードできるエクセル形式のテンプレートを2つ用意させてもらいました。 

情報を多く記載することができますので、取引先やお客様といった社外の人に報告するならこの程度でも問題ないと思います。

こちらの作業報告書は工事向けの作業報告書テンプレートになりますが「工事」を修正して「IT」や「農作業」といった業種・作業内容に編集することも可能です。

上記では作業報告をするための記載項目の解説や無料でダウンロードできるエクセルとワードのテンプレートを用意させてもらいました。

しかし、ずっと紙媒体で報告書を作成・管理していませんか？

社内ならともなく、お客様や取引先といった社外の人に紙で作業報告を行うのは郵送や管理の手間がかかるため、あまり効率的とは言えません。

これを機に作業報告業務にもIT化を導入してはどうでしょうか？

作業報告にIT化を導入するならメールがおすすめですが、その理由として以下のメリットが挙げられます。

メールなら社外の取引先やお客様に作業報告をするときも郵送する必要がないので、その分仕事やコストを減らすことができますし、電子データとして残るので検索をかけてすぐに目的の作業報告書を見つけることができます。

すでにメールアドレスを取得している会社がほとんどだと思いますが、新しくメールアドレスを取得してもほとんどコストがかからないのも魅力的です。

業務報告の手段としては、ほかにもコミュニケーションツールの導入がありますが、社外の人も同じツールを導入しなければならないのでおすすめできません。

この記事では作業報告書に必要な項目の解説とGoogleドキュメント・スプレッドシートから無料ダウンロードできるテンプレートを用意させてもらいました。

ほかにも作業報告書のテンプレートをダウンロードできるサイトは多いですが、この記事ではGoogleアカウントさえあればすぐに作成できるのでぜひご活用ください。