封筒の宛名の書き方とは？横書きやA4封筒の書き方付き

郵送で書類などを送るとき、宛名書きに迷ったり、上手くバランスが取れなかったりしたことはありませんか？宛名の書き方にはちゃんとルールがあります。また文字の配置に気を付ければ、一層美しい宛名書きになります。 宛名は郵便が届いたときに一番最初に目につく部分です。 

丁寧な送り状や手紙が同封されていても、  宛名書きが乱暴に書かれていたり、ビジネスマナーが守られていなかったりすると、第一印象が悪くなってしまいがちです。これから宛名書きの書き方について、ルールや綺麗な配置などをご案内していきます。   

宛名書きのポイントは何点かあります。文字のバランスも大切ですが、まずルールについてご説明していきます。宛名の名前の部分は必ず住所より大きな文字で記入します。住所と名前が同じ大きさなのは、相手に対して失礼になりますので気をつけましょう。

自分の住所を記入する際など、最後の番地を１－２－３のように番地や号などを、省略して記入することがあります。しかし宛名には番地や号を略さずに記入するのが基本です。住所の数字の最後が番地か号かの判断ができない場合を除いて、必ず○○番地○○号の形式で記入しましょう。

封書の裏側の糊付けした部分には、必ず〆の字を記入します。この〆の文字を記入するのは、きちんと封をした印であり、だれも開封していない証拠でもあります。同封した書類が、配送中に紛失してしまうトラブルを防ぐためにも、必ず〆の文字を記入しましょう。

相手の名前の最後が「様」なのか「御中」なのか迷うこともありますね。個人名には「様」法人格の相手には「御中」なのですが、宛名を書くときに最初に「会社名」次に「部署名」そして最後に担当者の名前を書く場合はどうなるのでしょう。

こんな場合には会社名や部署の後には「御中」は記入せずに最後の担当者個人の名前の最後に「様」を記入します。また送る相手に「部長」「課長」などの役職がある場合には、名前の前に役職を書いて最後は「様」で終わらせます。「○○部長」様にならないように気を付けましょう。

手紙の表書きに「親展」や「在中」などの、文字を見かけたことがあると思います。

まず「親展」は宛名書きに書いてある人本人に開封してほしい時に使います。同封してある書面を他人に見られたくない場合ですので、「親展」と記入されている他人宛の郵便物は開けてはいけません。

「在中」は中に何が入っていいるのか、相手に知らせたい時に使います。「請求書」や「見積書」など、重要なものが入っていることを、相手にきちんと認識してもらうためですので、請求書が入っていれば「請求書在中」とします。 「至急」はその文字の通り急いで開封してもらいたい場合です。

 このように宛名に書き添えるものを、「外付け」と言います。外付けは見落しのないように赤いサインペンなどで目立つように書きます。    

社内の他の部署や個人に宛てて郵便を送る時にも、社内の部署であれば「御中」個人宛であれば「様」を使います。ただし社内で役職のついている相手であれば、名前の最後に役職を付けて、「○○部長」でも大丈夫です。「○○部長」様はこの場合もＮＧです。

それでは封筒の種類別に書き方のご案内をしていきます。バランスよく丁寧に記入していきましょう。

縦書きで住所を書く時は、郵便番号の右端の下から、一文字開けた場所を頭にして書き始めます。番地やビル名なども省略せずにきちんと書きましょう。

住所の二文字目と同じ高さから、会社名と役職名または受取人の名前を書きます。会社名が長い時は二行にして書きます。また役職名が長い時には、名前の頭に書かずに、前の行に別に記入します。例としては「シニアマネージャー（改行）相手の名前」となります。

横書きの封筒で住所を記入する際は、算用数字で記入します。縦書きと同じように部署名や役職名が長い時には、二段にして記入したり、行を変えて名前の前に記入したりします。横書きでは住所と名前または役職名の高さを揃えて書くとバランスよく書くことができます。

縦書きはかしこまった印象に比べ、横書きは少しカジュアルな印象をあたえます。 社内郵便の時や、友人手紙を送る時などに横書きを使いましょう。

大ききめの書類や履歴書などを送る時に使うのが、Ａ４サイズの大型封筒です。Ａ４サイズの封筒であっても、基本は縦書きに記入します。記入についての注意点は、縦書き封筒の記入と同じです。Ａ４封筒は大きいので太めのペンを使って、少し大きめの文字で記入すると、バランスよく記入ができます。

封筒の裏には差出人の住所と名前を記入します。縦書きの場合には封筒の中央に書きますが、最近の封筒は左側に郵便番号の記入箇所が印刷されているものが多いので、その際は普通の左側に記入します。

横書き封筒の裏書は封緘の下のスペース中央に記入します。郵便番号・住所・社名は同じ高さで記入するほうが、バランスがいいでしょう。横型の封筒の場合には〆書きは書かない場合が多いのですが、書いたとしても問題はありません。

封筒の宛名の書き方についてご説明してきました。パソコンを使ってプリントアウトしたり、宛名用のシールを利用する事もありますが、取引先などビジネスの場では、手書きで宛名を書くことが基本です。字を書くことに自信がなくても、丁寧に書けば思いは必ず伝わります。一文ずつ丁寧に書くことを心がけましょう。