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メールの署名の設定方法とテンプレートまとめ

メールの署名とは?なぜメールに署名が必要なの? そんな疑問にお答えします。 メールの署名の設定方法とすぐに使えるテンプレートをわかりやすく簡単にまとめます。 メールに署名を設定して今日からあなたもできるビジネスパーソンになりましょう。

メールの署名の設定方法とテンプレートまとめ

目次

  1. メールの署名とは?
  2. なぜメールに署名が必要なの?
  3. メールの署名に書くべき項目
  4. メールの署名のテンプレート
  5. G-MAILでの設定方法
  6. メールの署名まとめ

メールの署名とは?

メールを受け取った相手に対してメール送信者の情報をお知らせするものです。

ビジネスにおいてメールの署名から得られる情報は意外と多く有用です。

署名が書かれていない場合ビジネスマナーが無いとみなされてしまう事もあるかもしれません。

とりあえず署名を付けているという方も多いかもしれません。

署名の基本・書き方・設定方法を押さえてきちんとした署名をメールに設定しましょう。

なぜメールに署名が必要なの?

メールの署名はマナーとしても大事ですが、電話番号やメールアドレスやWebサイトのURLなどの情報を載せておくことでスムーズに電話やメールでコンタクトを取ってもらえたり、Webサイトを見てもらえた場合、商品情報をあらかじめ知っておいてもらえるなど取り引きを円滑にするものです。 

新製品の情報を載せたりその他のお知らせを載せるなど、マナーとしての側面だけでなく情報伝達の手段としても有効なものであると言えます。

メールの署名に書くべき項目

署名の項目①会社名

正式な会社名を書きましょう。

学生・教師の方は学校名を書きましょう。

所属団体などある場合は書きましょう。

個人の方は不要です。

署名の項目②部署名

部署名を書きましょう。

学生・教師の方は学部・科などです。

個人の方は不要です。

署名の項目③役職

役職名を書きましょう。

役職のある方は書きましょう。

役職によっては省略してもいいかと思います。

署名の項目④氏名

氏名をフルネームで書きましょう。

署名の項目⑤住所

会社の住所を書きましょう。

学生・個人の方は個人情報ですのでメールを送る相手によっては割愛してもいいかと思います。

署名の項目⑥固定電話番号

会社の固定電話番号を書きましょう。

学生・個人の方は個人情報ですのでメールを送る相手によっては割愛してもいいかと思います。

署名の項目⑦ファックス番号

会社のファックス番号を書きましょう。

学生・個人の方は個人情報ですのでメールを送る相手によっては割愛してもいいかと思います。

署名の項目⑧携帯電話番号

携帯電話の番号を書きましょう。

学生・個人の方は個人情報ですのでメールを送る相手によっては割愛してもいいかと思います。

署名の項目⑨メールアドレス

メールアドレスを正しく書きましょう。

学生・個人の方は個人情報ですのでメールを送る相手によっては割愛してもいいかと思います。 

署名の項目⑩WEBサイトURL

WEBサイトURLを書きましょう。

会社ホームページやブログなどある場合は記載しましょう。

署名の項目⑪お知らせなど

新製品のお知らせ・セミナーのお知らせ・長期休暇の案内などある場合は載せるのもいいかと思います。

メールの署名のテンプレート

メールの署名テンプレート①シンプル

───────────────────

株式会社○○○○ ○○部

○○ ○○(○○ ○○)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: abcdefg@example.com 

URL : https://example.com//

───────────────────

必要最小限度の情報だけにしてシンプルなデザインにした書き方のテンプレートです。

役職を付けたい方は適宜追加してください。

メールの署名テンプレート②変化

○○◎◎────────────○○◎◎

株式会社○○○○ ○○部

○○ ○○(○○ ○○)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: abcdefg@example.com 

URL : https://example.com//

○○◎◎────────────○○◎◎

変化を付けておしゃれな感じにデザインした書き方のテンプレートです。

役職を付けたい方は適宜追加してください。

メールの署名テンプレート③装飾

_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~

│ 〇〇株式会社

│ ○○ ○○(○○ ○○)

│ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3

│ TEL: 03-0000-0000

│ FAX: 03-0000-0000

│ Email: abcdefg@example.com 

│ URL : https://example.com//

_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~

装飾で遊び心のあるデザインの書き方のテンプレートです。

役職を付けたい方は適宜追加してください。

メールの署名テンプレート④女性向け

。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚

株式会社○○○○ ○○部

○○ ○○(○○ ○○)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: abcdefg@example.com 

URL : https://example.com//

。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚

女性向けの装飾をしたデザインの書き方のテンプレートです。

役職を付けたい方は適宜追加してください。

メールの署名テンプレート⑤個性的

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏

┏  株式会社○○○○ ○○部

┏  ○○ ○○(○○ ○○)

┏  〒000-0000 東京都○○区1-2-3

┏  TEL: 03-0000-0000

┏  FAX: 03-0000-0000

┏  Email: abcdefg@example.com 

┏  URL : https://example.com//

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏

立体的にしたデザインの書き方のテンプレートです。

役職を付けたい方は適宜追加してください。

G-MAILでの設定方法

署名の作成方法

1.  Gmailを開きます。

2.  画面右上の歯車のマーク設定をクリックし設定を選びます。

3.  全般を選びます。

 4.署名の項目で入力ボックス横のボタンを押します。 

 5.  入力ボックス内に署名を入力します。 

 6.   記入完了後、画面下までスクロールし変更を保存を押します。 

署名をメールに挿入する

G-mailでは作成・設定しておくと、メールの新規作成時に自動的にメールに署名が挿入されます。 

一度作った署名を変更する

作成・設定方法と同じく、歯車のマーク設定をクリックして行います。

会社の住所・所属部署・連絡先などが変更になった場合は都度設定します。 

普通に変更しようとすると変更できない場合があります。

その場合は簡易HTML形式でやってみてください。

G-MAIL読み込み時に変えることができます。

メールの署名まとめ

メールの署名について解説しました。

メールの署名はビジネスマナーとしてだけでなく名刺的な情報として重要です。

作った署名が実際にはどの様に見えるのか実際に使う前に自分に送信してみるなどして確認すると良いでしょう。

親しい間柄の方に送ってみて感想を聞いてみるのもいいでしょう。

記事を参考にメールに署名を添付して是非使ってみてください。

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