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業務日報を活用して効率化!無料ツールとテンプレート付き

英語では「daily report」と言われる業務日報。嫌々記入している人も多いのではないでしょうか?そんな業務日報ですが、必要性を理解すれば、業務効率が良くなること間違いありません。今回は日報記入自体を効率化するために、例文やテンプレートなどをご紹介します。

業務日報を活用して効率化!無料ツールとテンプレート付き

目次

  1. 業務日報とは?
  2. 業務日報でよく使われる例文を5つご紹介
  3. 無料で業務日報を作成出来るツール5選
  4. 無料で使える業務日報エクセルテンプレート5選
  5. 業務日報のまとめ

業務日報とは?

Photo byzunsanzunsan

業務日報とは、日々の仕事内容をまとめるもの。英語では「daily report」と言われるように、日々の業務内容を報告することまでが、日報の仕事です。自分がどのような業務をしたのかを、他の人でもわかるように作成します。

業務日報の必要性とは?

Photo bynoriqnub

業務日報の必要性は、日々の業務を改善することにあります。日報を書くことで、自分がどのような業務を抱えているのか、それに対する進捗や課題などが明確になりますよね。業務がどのように滞っているか、あるいはスムーズに進んでいるかを確認しましょう。

また、日報は上司に提出することが多いかと思います。日報がしっかり記入されているほど、上司が部下にアドバイスをする際のお役立ちツールとなります。

業務日報でよく使われる例文を5つご紹介

業務日報の例文1. その日の目標やゴールを書く場合

その日の目標やゴール、そしてタスクなどを記入しましょう。具体的な時間や件数など、数字を記入するのがベスト。事務職などで数字を持っていない場合は、「誰が」「何を」など5W1Hを意識して記入するといいでしょう。

  • 本日の目標:〇〇件アポイントを取ること
  • 午前中までにA社との契約に向けて資料を完成させ、上司の〇〇さんに提出する

業務日報の例文2. 業務の進捗を書く場合

業務ごとに、進捗を記しましょう。数字やパーセンテージで進捗を管理すると、翌日以降も読み返すのが楽になります。

  • A社との商談準備が50%ほど進みました。
  • 今月の契約目標が10件に対し、15日現在で3件達成しています。

業務日報の例文3. 課題を書く場合

課題は数字では管理できないものもあります。数字は記入するのがベターですが、記入できなくても具体性が伴っていれば問題ありません。そのため日報における課題は、事務職の人も有効に使える項目です。日報の課題は、原因と対策をセットで記入しましょう。

  • A社との商談が上手くいかなかった原因は、ニーズを汲み取れなかったことにあります。今後は、潜在的なニーズは何か、複数の仮説を立てて商談に臨みます。
  • データ入力に誤りがありました。チェックを怠っていたことが原因なので、次回からは入力してすぐ、そして印刷してからダブルチェックを行います。

業務日報の例文4. 連絡事項を書く場合

社内やチーム全員で共有する日報であれば、連絡事項も明記すると便利です。業務の報告に埋もれないように、目立つ色で記入したり、独自の記号を使ったりするといいでしょう。連絡の架け橋となる事務職の人にとって、特に活躍する項目です。

  • 【〇〇さんご対応お願いします】明日、▼▼様から契約の詳細を伺う連絡がくる予定です。
  • 〇〇さんに依頼されていた資料を、デスクに置いておきます。

業務日報の例文5. 翌日やることを書く場合

翌日に引き継ぐ業務があれば、未完了であることを報告する意味も込めて、タスクを書き出しましょう。ここで書き出した物は、翌日にそのまま「その日の目標やゴール」として記入することができます。

  • A社の〇〇さんと、電話にて事前打ち合わせ
  • B社との契約データを入力する

無料で業務日報を作成出来るツール5選

<無料で業務日報を作成できるツール1>LINEWORKS

ビジネス版のLINEです。普段使い慣れているLINEとほぼ同じですので、操作方法で困ることはほぼないはず。業務日報のトークルームを作成し、日々の業務を記して活用しましょう。スマホ版アプリもあります。

LINEWORKS

<無料で業務日報を作成できるツール2>Chatwork

Chatworkとは、ビジネスに特化したコミュニケーションツールです。日報用のチャットを作成しましょう。タスク管理もできるのが魅力的。スマホ版アプリもあります。

チャットワーク

<無料で業務日報を作成できるツール3>Slack

ビジネス用のコミュニケーションツールです。Slackは元々英語のツールでした。デフォルトのチャネルに英語で「general」があるのがその名残り。日本語版もあるので操作は難なくできるはずです。日報用のチャネルを作成し、日々の業務内容を報告しましょう。スマホ版アプリもあります。

Slack

<無料で業務日報を作成できるツール4>Nipo

5人まで無料で使用できる日報作成ツールです。無料版は入力に多少制限がありますが、だからこそシンプルに日報記入ができます。シンプルさを求める人におすすめです。スマホ版アプリもあります。

Nipo

<無料で業務日報を作成できるツール5>IEYASU

IEYASUでは業務内容と業務時間をシンプルに記入できる日報ツールです。IEYASUには勤怠管理や給与明細ツールもあるので、人事管理を一括して行うことができます。スマホ版アプリもあり、利用者用と管理者用でアプリが分かれています。

IEYASU日報管理

無料で使える業務日報エクセルテンプレート5選

<エクセルの業務日報テンプレート1>予定時間と実際の時間を記入できるシート

業務時間を、予定と実際両方記入できるシートです。フレックス制やシフト制勤務の人におすすめです。業務内容を箇条書きする様式なので、タスク管理も可視化できます。

業務日報テンプレート1

<エクセルの業務日報テンプレート2>上司が管理しやすいシート

「上司への報告」の欄と「上司からの指示」の欄があるので、上司側が非常に管理しやすいシートです。こちらのシートで日報を記入することで、報連相を徹底することができます。

業務日報のテンプレート2

<エクセルの業務日報テンプレート3>時系列で記入するシート

本日の業務内容を、時系列で記入していく業務日報です。課題点を見つけ、さらに明日の作業予定を書きます。業務内容が多岐に渡る人におすすめのシートです。

業務日報テンプレート3

<エクセルの業務日報テンプレート4>スプレッドシートのスケジュール

Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用可能です。Googleアプリ、スプレッドシート、テンプレートギャラリーの順にクリックしましょう。そこに「スケジュール」のテンプレートがあります。

時間がすでに記載されているので、業務内容を順次記入していきましょう。毎日使用すれば、週末は「週報」としての役割も果たせますよ。

スプレッドシートの使い方

<エクセルの業務日報テンプレート5>文章メインのシート

文章をひたすら記入する形式の業務日報です。新入社員など、業務内容がまだ明確に決まっていない人におすすめです。

業務日報テンプレート5

業務日報のまとめ

業務日報は、営業職も事務職も、全社会人にとって、相棒となるツールです。ぜひ今回ご紹介した例文やテンプレートを活用して、日報自体の作業も効率化してくださいね。業務日報の必要性を理解して、業務の効率化を図りましょう!

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沼咲香

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