無料で使える！始末書テンプレート5選

始末書とは、仕事でトラブルを起こしたときに書く文書のことです。

たとえば遅刻した日に限って、会社の所有物を紛失してしまった。しかも社内で事故を起こし物損…。

こういったときに始末書を提出します。

遅刻して紛失して事故して物損した、なんて想像しただけで心臓が痛くなりそうですが。

仕事でミスしたときに、問題やトラブルの一部始終を報告するのが始末書。

やらかしてしまったことに対して謝罪や反省をし、「二度とやらかしません」と再発防止を誓い会社に提出します。

できれば書きたくない書類ですが、重大さを認識させる効果や意識付けに役立つので、多くの企業で導入している対策方法です。

間違っても「書き方がわかりません」とは言わないようにしましょう。

確実に怒られますよ。

始末書の出来によっては、ボーナス査定など今後の評価に影響するので、誠意の伝わる文書を心がけることをおすすめします。

始末書の記載項目をご紹介します。

日付を記入するときに迷いそうなのは、「和暦と西暦どっち？」ということでしょうか。

正式に決まっていないので、どちらを書いても問題ありません。

あとは記入日ですが、始末書を書いた日でOKです。

ちなみに横書きの始末書の場合は「令和２年6月5日」。

縦書きなら漢数字で、「令和二年六月五日」というふうに記入します。 

始末書が社内だけで活用されるのであれば、会社名は不要です。

社内以外にも公表するかもという場合は、会社の正式名称を記入します。

提出先の所属部署も記入しますが、役職には注意しましょう。

社長は敬称です。部長も課長も敬称です。

もし社長殿とすると二重敬語となってしまい、失礼な印象を与えてしまいます。

尊敬の意を表すのが敬語。

社長殿としてしまうと、「実は尊敬してないでしょ？」と受け取られるのでご注意を。 

あなたの所属部署と氏名を記入します。

たとえば、第二営業部　山田花子というように。

前述した「始末書の記載項目②提出先」と同じように、始末書が社内だけで運用されるようであれば会社名は必要ありません。

始末書のタイトルを記入します。

書籍のタイトルのように、パッと一目で何が書いてあるかわかるタイトルが好ましいです。

ただし、なくてもまったく問題ありません。

タイトル欄のない始末書もあるくらいなので。

本文で書くべき内容は下記の5つです

１、内容と原因報告

２、謝罪と反省

３、対策報告と決意表明

事件の発端から終わりと、その原因を具体的かつ簡潔に述べます。

5W1Hを意識して第三者にも伝わる文章を作成しましょう。

ポイントは相手との間に〝理解の架け橋〝を築くことです。

論理や言葉が欠けた状態など、共通した認識を持っていなければ上手く伝わらないからです。

たとえば、一般的に「3×8のプラスターボード持ってきて」と言っても伝わりません。

プラスターボードとは建物の壁を作る際に使用する石膏でできた板状の建材のことなのですが、大工さんや建築関係者には伝わる文脈です。

文章で説明するときは「自分と同じ論理や言葉を持っているだろうか？」と自信に問いかけながら記述しましょう。

申し訳ありませんでした、だけでは伝わりません。

対面であれば表情や態度で伝わりますが、書面では文字がすべてだからです。

なので下記の点に注意して、誠意が伝わる文章を目指しましょう。

・言い訳をしない

・ごまかさない

・反省の意を伝えた心からの謝罪

・責任は自分にあることを認めた文章

今後の対策と決意表明を報告します。

再発を防ぎ二度と同じミスは繰り返さないということを伝えるとともに、具体的にどういった行動をとるかを明確にします。

深く反省している姿勢を示し、「今後こういったミスが起きないよう注意いたします。」や「二度と繰り返さない決意をいたしております。」と誓いをたてるように報告しましょう。

最後に、寛大な処置をお願いしますと締めくくり終わりです。

意識します注意しますという文脈は「あまり反省していない」と捉えられる可能性があるので、先輩や上司に改善策を聞くという方法もあります。

ワードで使える始末書テンプレートを3つご紹介します。

エクセルで使える始末書テンプレートを2つご紹介します。 

誠意や反省が伝わらないと逆効果になる始末書ですが、誠意が伝われば好印象を与えることができます。

遅刻して紛失して事故して物損したとしても、諦めるのはまだ早いです。

安西先生もおっしゃっていました。

この記事が、好印象を与える始末書の一助になれば幸いです。