退職証明書がすぐ作れる！無料のテンプレート5選

「退職証明書」とは従業員がその会社を退職したことを証明するための書類です。

転職や健康保険の切り替え、雇用保険での手続きなどで利用されるので、退職者にとってなければ困る書類です。

退職者に退職証明書を請求されてはじめて発行されますが、その内容や項目、書式は定められていません。

発行を担当するのは人事部が多いですが、いざ退職証明書を発行しようにも、なにを書いたらいいのかわからない方も多いかもしれません。

この記事では退職証明書の記載項目の解説と無料で使えるエクセルやワードのテンプレートを用意しました。

エクセルやワードのまま、退職証明書を作成・印刷して退職者に渡してもいいですし、作成した退職証明書をPDFにしてメール送信してもいいです。

もちろん年号は最新の令和にしていますので、必要最低限の入力で素早く発行ができます。

ちなみに、会社側は退職証明書の発行を求められたら断ることができません。

これは労働基準法22条によって、企業は遅滞なく退職証明書を交付しなければならないとされているので、注意してください。

退職証明書を発行するように請求されたら、まずはこの記事を読んで作成してみませんか？

労働基準法で退職者から請求されたら発行しなければならない退職証明書ですが、記載項目や内容は定められていません。

しかし、以下の項目はどうしても必要になってくると思われます。

発行する企業が「いつ」退職証明書を作成したのか明記したほうがいいでしょう。

退職証明書の発行を希望する退職者の氏名や現住所、生年月日も必要です。

これらの情報は退職者を特定するために利用されます。

退職証明書を発行する、退職者が元々働いていた会社の名前や住所、担当者といった情報が必要になってきます。

上記までの記載項目は必須というほどでもなく、「あったほうが望ましい」レベルですので、気を配りすぎずに作成してしまって問題ありません。 

また、それ以外でも別途退職者が提出先から「〇〇について知りたい」と伝えらることがありますが、その場合も退職証明書にそれらの項目を追加しなければなりません。

具体的には

といったものが多いです。

退職者の職種や役職は、再就職先で前職の経験を活かすことができると証明できますし、退職前の賃金を基準にして賃金を決めることもあるので、退職者の申告に嘘がないか確認するために退職前の賃金について証明できます。

ここまでは比較的トラブルが少ないのですが、退職理由に対して注意しなければならないことがあります。

退職者の自己都合なら問題ありませんが、早期退職者や退職勧奨に従った人なら、ややこしくなります。

退職勧告に応じてもらいやすくするために離職票に「会社都合」と記載して雇用保険の受給を有利にすることがあるでしょう。

しかし、退職証明書を確認した再就職先の担当者から「なにか会社側と問題を起こしたのではないか」と疑われることがあります。

退職者とトラブルを回避するために、時には退職理由を曖昧にして退職証明書を発行することもあります。

私文書的な扱いである退職証明書と公的な離職票の内容に相違があってもそれほど問題ではないようです。

無料でダウンロードできる下のテンプレートの年号は「令和」になっていますので、必要最低限の入力だけで退職証明書を作成・発行することができます。

テンプレートはワードやエクセルで用意しましたが、場合によってはPDFで退職者に送るのも効率的です。

PDFならメールに添付しても文字化けもしにくい状態で送りやすいですし、印刷も簡単、送料もかかりません。

ワードやエクセルで作成した退職証明書をPDFに変換するには「CubePDF」などのソフトを利用すると簡単です。

無料でソフトをダウンロードできます。

退職したことを証明する一通りの項目が記載されたワード形式の退職証明書です。

上記の退職証明書に比べてスッキリしたワード形式のテンプレートです。

昨今のグローバル化によって、外国人に退職証明書を発行することもあると思います。

そういったときにこちらの外国人向けの退職証明書テンプレートを活用ください。

比較的スッキリしたエクセル形式の退職証明書です。

退職の事由として、すでにいくつか選択肢候補が入力されているので、担当の方が退職理由を入力する必要がなくなるテンプレートになります。

この記事では退職証明書の記載項目のまとめと令和対応のテンプレートをダウンロードできます。