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内容証明とは?書き方とテンプレートを併せてご紹介

内容証明を書いたことはありますか?普段の生活ではあまり見かけないかもしれませんが、例えば購入した商品の契約解除や借金や家賃滞納など未払い請求の時に、内容証明が使われています。内容証明の書き方のポイントやテンプレートを使った書き方などご紹介していきます。

内容証明とは?書き方とテンプレートを併せてご紹介

目次

  1. 内容証明とは?
  2. 内容証明は個人でも作成できる?
  3. 内容証明の書き方のポイント
  4. 内容証明に記載する項目
  5. ワードで使える内容証明テンプレート
  6. どうしても書き方がわからない場合は?依頼もできる?
  7. 内容証明の書き方まとめ

内容証明とは?

内容証明とは「いつ・誰が・誰に・どんな内容の書類を」送ったのかを郵便局が証明してくれる郵送方法です。取引先の未払いによる契約解除、家賃滞納による契約解除や未払いに対する請求など、いろいろなケースで使われています。

具体的な例としては

  • 契約解除の通知
  • 家賃滞納などの未払いに対する督促
  • 損害賠償請求
  • 紛争中の相手に対して反論する場合

などがあげられます。

では内容証明を送ることでの効力とはどんなものなのでしょうか。具体例はいろいろありますが、具体的な効力としては以下のとおりです。

  • 契約解除などの法律的な手続きが正しく行われたことを後から証明できること。
  • 家賃滞納などの未払いでこちらからの請求に応じない相手に対して心理的なプレッシャーを与える。
  • 裁判に備えて自身の意思が固いことを相手に表明すること。

内容証明は個人でも作成できる?

内容証明は弁護士や司法書士に依頼しなくても、自分で作成することができます。弁護士などに依頼すれば費用がかかりますので、個人で作成すれば費用を節約できます。半面、法律要件を満たしていない文章になってしまう場合もあるので、個人で作成する場合には書き方に注意が必要です。

また内容証明は文作成ソフトのワードを利用すれば、綺麗に作成することができます。インターネットにはワードで作る場合に利用できるテンプレートもたくさんあります。印刷や訂正もワードであれば簡単にできますので、ぜひご自身で作成してみてください。

内容証明の書き方のポイント

内容証明は同じ手紙(郵送物)を3通用意します。3通のうち1通は相手へ発送され、もう1通は郵便局で保管されます。残りの1通は郵便局ではんこを押印してもらい自分の控えとなります。作成した郵便物が2枚になってしまった時は、ホッチキスで止めて割印をしておきましょう。 

それでは家賃滞納の未払い請求や契約解除などで、内容証明を書く場合の書き方のポイントについてご紹介します。  

内容証明の書き方のポイント①用紙

内容証明を作成するときの用紙は制約や決まりはありません。パソコンでプリントアウトしたり、テンプレートをコピーして作成することもできますし、手書きの場合には内容証明郵便用の用紙があるので便利です。

ただし内容証明には資料を同封することができないので、資料がある場合には別途送付が必要です。 

内容証明の書き方のポイント②書式

内容証明で一番気を付けなければならないのは文字数です。縦書きの場合は1行の文字数が20文字以内と決められていますが、横書きの場合には文字数によって1枚の行数が変わってきます。

以下に縦書きの場合と横書きの場合の文字数と行数をご紹介します。

  • 縦書きの場合
  • 1行20字以内、1枚26行以内
  • 横書きの場合
  • 1行20字以内、1枚26行以内
  • 1行13字以内、1枚40行以内
  • 1行26字以内、1枚20行以内

現在はインターネットで内容証明の作成・発送ができる「電子内容証明郵便(e内容証明)」 というサービスもあります。電子内容証明郵便の場合には文字数や行数に制限はありません。

内容証明の書き方のポイント③手書きかパソコンか

従来内容証明は手書きで作成することが主流でした。 上記でご紹介した内容証明郵便作成用の用紙は3枚複写ですので、手書きであっても簡単に作成することができます。ただ現在はパソコンでテンプレートなどを利用して作成するほうが多くなってきています。

パソコンで作成すれば必要な枚数をプリントアウトできますし、綺麗に仕上げることができます。また間違えた場合の修正も簡単にできます。

上記でご紹介した 「電子内容証明郵便(e内容証明)」を利用すれば、郵便局へ行かなくても時間の制約なく発送ができます。パソコンが使えるならば手書きよりパソコンを使うことをお勧めします。

内容証明の書き方のポイント④文字数、使える文字

内容証明は使える文字は

(1)仮名

(2)漢字

(3)数字

(4)英字(固有名詞に限ります。)

(5)括弧

(6)句読点

(7)その他一般に記号として使用されるもの

となっています。

文字数の数え方で注意が必要なのは記号や括弧です。 記号は1個1字となりますが、括弧は上下や左右全体で1文字となります。また最初の括弧(上または左)の括弧がある行の字数に含んで計算をします。 具体的な例をご紹介します。

              例

 文字数

・@

1文字

・㎡

2文字

・cm

2文字

・例文(日本語に対応するもの。)

14文字

 ・1行20字(記号は、1個を1字とします。以下 

22文字

  同じとします。)以内、1枚26行以内で作成。 

21文字

〇や□で囲まれた文字は書く文字数に記号を加えた文字数として計算します。文章の中で序列を表している記号については、全体で1文字となります。

              例

 文字数

2文字

3文字

 ①損害要償額5万円以下 

11文字

590円

4文字

②上記①に950円を加算したもの。

18文字

内容証明の書き方のポイント⑤修正方法

内容証明は修正方法にも決まりがあります。修正したい箇所があれば欄外に「訂正・削除・挿入」と「文字数」を記載します。併せて修正箇所と欄外の記載欄に押印をしますが、この時に使う印鑑は内容証明の中で自分の氏名の欄に押印した印鑑を使用します。

訂正例

内容証明に記載する項目

内容証明の書き方には決まりがありませんが、一般的な内容証明は以下のような書き方となります。必要な項目は差出人と受取人の二つの項目です。

内容証明の項目①差出人

内容証明には必ず差出人の住所氏名の記載が必要です。内容文書に差出人の記載がない場合には、書類末尾余白に記載しますが内容文書に記載があれば、末尾余白への住所・氏名の記載は省略できます。差出人欄には押印は不要です。住所・氏名のみを記載します。

内容証明の項目②受取人

受取人が個人の場合には、受取人の住所・氏名を記載しますが、法人の場合には住所・会社名とわかっていれば代表者の氏名も記載しておきましょう。受取人も差出人と同じように、内容文書へ記載するかまたは末尾余白へ記載します。

ワードで使える内容証明テンプレート

内容証明を作成する時に便利なのがワードです。内容証明はいろいろなケースでつかわれていますが、よく使われているケースでワードで使えるテンプレートをご紹介していきます。それぞれのテンプレートの注意点も添えています。

ワードで使える内容証明テンプレート①クーリングオフで割賦販売の契約解除

記載内容の詳細は

  • ①タイトル(クーリングオフ通知書でも可)
  • ②すでにお金を支払い済みの場合は、返金の申し出と返金先を明記します。
  • ③差出人 住所・氏名
  • ④受取人 住所・氏名テキスト

 となります。 

              契約解除通知書

私は、令和1年3月10日、貴社の従業員の訪問を受け、

同人より貴社の家庭用美顔器を購入することとし、代金は

分割払いで申し込みをいたしましたが、このたび割賦販売

法第4条の4の規定にもとづいて、上記申込を撤回いたし

ます。

つきましては、私が貴社に支払い済みの金20万円を、

本書到着後1週間以内に、下記の私名義の銀行口座宛振込

送金する方法にてご返還されますよう、ご請求します。 

国際銀行本店

普通預金

口座番号 1234567

口座名義 内容花子(ないよう はなこ)

                     東京都中央区中央町1丁目2番3号

                                 内容花子

東京都港区山下町3丁目2番1号

 〇川商事株式会社

 代表取締役 山田太郎 殿

ワードで使える内容証明テンプレート②借金返済の督促状

返済の期限を決めずに貸してしまい、返済がされていない場合には返済請求が必要です。

  • ①貸した日付・元金・利息・支払期日を記載します。
  • ②返済の期日については民法で「相当期間」が設けられています。決まりはありませんが概ね1週間から10日間ぐらいが一般的です。
  • ③相手が返済をしない場合の対処方法も明記しておきましょう。相手にプレッシャーを与えることも重要です。
  • ④こちらから請求した日付も必ず明記します。

                 通知書

私は貴殿に対して、平成29年12月1日に金50万円を

利息の定め無し、返済期の定めなしの内容でお貸ししまし

が、貴殿からは現在まで全く返済がなされていません。

 つきましては、本書面到達後7日以内に現金及びこれに

する平成29年12月2日から完済に至るまで年5%の

延損害金をお支払いいただくよう、

ご請求申し上げます。

 なお、期間内にお支払いなき場合には、誠に遺憾ながら

的手段をとらざるを得ないと考えておりますので、

予めご了承ください。

 令和2年3月1日

                        東京都品川区本町10-20-30

                                内容太郎

東京都渋谷区渋谷町5-6-7

     〇谷一郎 殿

ワードで使える内容証明テンプレート③家賃滞納による未払い分請求

家賃滞納による未払い分請求の場合です。

  • ① 家賃滞納の範囲を明らかにします。
  • ② 相当な期間を定めて、支払いがなければ解除する旨についても明記しましょう。
  • ③ 具体的に賃貸期間や賃貸建物の住所など賃貸借契約の内容を記載します。

                通知書

私は貴殿に対し、平成30年2月1日より、東京都江東区

〇〇町〇丁目〇番〇号内容アパート1号室の建物を下記の

条件で貸しおります。

 ところが、貴殿は、平成30年8月分から平成30年11

月分までの4か月分の家賃合計金20万円の支払いを怠っ

ております

 つきましては、本書面到達後7日以内に滞納家賃全額をお

支払いくださいますよう、ご請求申し上げます。

なお、期日までにお支払いなき場合は、貴殿との下記契約を

解除させていただきます。

                

 1 賃貸借期間:平成〇年〇月〇日から平成〇年〇月〇日まで

 2 家賃:月額50,000円

 3 支払い方法:毎月25日限り、翌月分を賃貸人方に持参

 4 連帯保証人:埼玉県川越市〇丁目〇番〇号田中二郎 

令和元年6月1日

                   東京都千代田区区〇〇町〇丁目〇番〇号

                           株式会社 内容不動産

                           代表取締役 内容花子

東京都江東区〇〇町〇丁目〇番〇号内容アパート1号室

 山田太郎 殿

どうしても書き方がわからない場合は?依頼もできる?

内容証明の書き方がわからない場合には、弁護士ではなく司法書士に依頼するといいでしょう。弁護士は内容証明の作成だけではなく、未払いの回収や離婚訴訟などの手続きのひとつとして作成することが多いです。書類の作成のみではれば司法書士でお願いします。費用は2.5万円~3万円が相場の目安です。

内容証明の書き方まとめ

ここまで内容証明について詳しくご案内してきました。内容証明は書式のルールを守れば、テンプレートを利用して簡単に作成することができます。離婚や解雇、交通事故の損害賠償などいろいろなケースで内容証明は使われています。内容証明を書くときにぜひ参考にしてください。

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