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海外との取引に使える!メールで使える英語のフレーズと発注書の書き方

近年はグローバル化が進み、海外との取引をする会社も増えてきたため、どうしても英語で発注書を書かなければならなくなった方も多いと思います。 この記事ではそのような方に向けて、英語で発注書を書く際の自然なフレーズや基本的な書き方について解説していきます!

海外との取引に使える!メールで使える英語のフレーズと発注書の書き方

目次

  1. 発注書を英語で書くためには
  2. 発注書に関係する基本的な英単語
  3. 発注書でよく使う英語のフレーズ
  4. 英語の発注書 purchase order(p/o)とは?
  5. 英語の発注書の基本的な書き方
  6. 英語の発注書作成方法のまとめ

発注書を英語で書くためには

英語で発注書を書くとなると、

「これから、毎日英語の勉強しなくちゃなあ」とか、

「英語は俺、苦手なんだよなあ」

と考える人は多いと思います。

でも、安心してください!

実際に、英語版の発注書やメールを書く際の単語やフレーズ、書き方のテンプレートはだいたい決まっています。

これから、この記事で紹介していく単語やフレーズを抑えていただければ英語版の発注書やそれらの確認メールは困らず書けます!

ぜひ参考にしてみてください。

発注書に関係する基本的な英単語

まずは、英語版の発注書やそれに関するメールを書く際に必要な英単語をいくつか紹介していきます。

下記にその一覧をまとめたので参考にしてみてください。

  • purchase order.....発注書
  • order number.....注文番号
  • quotation.....見積書
  • list price.....定価
  • unit price.....単価
  • wholesale price.....卸売価格
  • retail price.....小売価格
  • sales tax.....消費税額
  • sub total.....小計

そんなに、多くないですよね。

ちなみに、purchase orderは略してPOと呼ばれることが多いので、覚えておいてください!

発注書でよく使う英語のフレーズ

続いてフレーズをいくつか紹介していきます。

フレーズに関しても、テンプレート化されているものが多いので以下のものを覚えれば安心です!

  1. We would like to order your products as follows. (以下の商品の発注をお願いします。)
  2. Thank you for your quotation dated 20 Jun for smart phone .After considering your quotation, we would like to order your products as follows. (スマートフォンに関する6月20日付のお見積りをいただきまして、ありがとうございました。見積書を検討した結果、以下の商品を発注させていただきます。)
  3. Attached is our purchase order sheet. (発注書を添付いたします。)
  4. We would remind you that the products must be delivered before April 5th. (4月5日までに納品して頂くようお願いします。)
  5. Please let me know the delivery date. (納期をお知らせください。)

1番に関しては追加して説明しておきます。

これは商品の発注をお願いする時のフレーズなのですが、このように注文した際は「以下の商品」と言っているのでその商品に関する説明をしておかなければなりません。

説明する時のいくつかのフォーマットを下記に記しておきます。

  • Order Number:No. 3 (注文番号:3番)
  • Quantity:20 (数量:20個)
  • Unit Price:US $150 (単価:150USドル)

フレーズに関してもそんなに難しい表現はないと思うので、参考にしてみてください!

英語の発注書 purchase order(p/o)とは?

POとは、purchase orderを略した言葉で、英語版の発注書を意味します。

使う場面としてはにはPOを発行する(issue a PO)や、POを取り消す(cancel a PO)などと言うように使います。

POは略語なので、しっかり覚えておかないとなんのことかわからなくなってしまうと思います。

POはpurchase order(発注書)を略した言葉とここで覚えてしまいましょう!

英語の発注書の基本的な書き方

ここでは、英語の発注書の基本的な書き方をこちらのサイトからダウンロードさせていただいたサンプルを元に解説していきます。

基本的には上記のサンプルの指示に従って書けばいいのですが、中には日本と違うフォーマットや日本語では理解しずらいフォーマットがあるのでその部分を以下で説明していきます。

英語の発注書に使う項目①Order Date(発注日)

29/09/2020で2020年9月29日と言う意味になります。

英語の発注書に使う項目②SHIP VIA(輸送会社)

ここには輸送方法、または輸送会社の記載をしてください。

英語の発注書に使う項目③Payment Terms(支払い条件)

「何日以内に支払いをする」などの最初に取引する前に交わす売買契約書に記載の支払い条件をここに書き込みます。

期限に遅れたり、誤った記載をするとトラブルを引き起こしかねないので注意して書きましょう。

英語の発注書に使う項目④Shipping Terms(貿易取引条件)

貿易取引条件には海上・空路ともに使えるコンテナ輸送のFCA、CPT、CIPなどと船舶用のFOB、CFR、CIFなどのものがあります。

どれに当てはまるかしっかり確認してから記載しましょう

英語の発注書に使う項目⑤Expected ship Date(希望発送日)

ここには希望する発送日を記載するのですが、発注書の送付日からせめて1ヶ月は開けるようにしましょう。

英語の発注書に使う項目⑥Approved by(サイン)

発送書の一番下にはサインの記述が必要になってきます。

signatureなどと書かれていることもあります。

英語の発注書作成方法のまとめ

今回の記事では、注文書のサンプルを元に書き方のフォーマットを説明してきました。

基本的に、英語での注文書やそれらを送るメールの書き方はテンプレート化されているので、サンプルを元にそのテンプレートの書き方を覚えていけば大丈夫です!

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山田裕太朗

この記事のライター

山田裕太朗

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