公開

在職証明書とは?書き方とWord・Excelで使えるテンプレートまとめ

そこに在籍していたあるいは在職していることを示す在職証明書。普段聞き慣れないためか書き方を把握していない方もいるでしょう。在職証明書にもテンプレートが用意されているので、今回はそんな在職証明書の書き方に加え、テンプレートをいくつかご紹介していきます。

在職証明書とは?書き方とWord・Excelで使えるテンプレートまとめ

目次

  1. 在職証明書とは?
  2. 在職証明書はいつ必要?
  3. 在職証明書の記載項目と書き方
  4. Word・Excelで使える在職証明書テンプレートサイト
  5. 在職証明書の書き方とテンプレートまとめ

在職証明書とは?

皆さんは在職証明書という言葉を聞いたことはありますか?在職証明書とは、いわばその人が特定の企業に在籍しているもしくは過去に在籍していたことを示す書類のことです。

これに対して退職証明書という書類がありますが、こちらは退職後にその企業を退職したことを証明する書類となっております。どちらも受け取ることに関しては義務化されておりませんが、退職後に書類を依頼されて際は必ず書類を受け渡さなければいけません。

なお、在職証明書にもテンプレートが用意されているので、作業を効率よく行いたいという方は実際にダウンロードし、wordやexcel、pdf形式で作成すると良いでしょう。

在職証明書はいつ必要?

在職証明書が必要なシーン①外国人のビザ申請

外国人の方であれば、日本へ労働者として一時的に住むというケースもあります。その際は、入国管理局に許可を得た後、ビザを取得するために在留資格を得なければなりません。この在留資格を得るためには、入国管理局からの許可だけでなく先程ご紹介した在職証明書が必要となってきます。

なお、この在職証明書にはいくつか種類があり、外国人が日本で行う活動等に合致した資格を得る必要があるのです。そのため、入国管理局から許可を得てビザを取得するためには適切な書類の提出が必須となります。

在職証明書が必要なシーン②児童クラブ

どうしても家庭内及び周囲で解決できない場合、一定時間子供を預けられる児童クラブ。皆さんの中にはおそらく通っていたという方もいるでしょう。

そんな児童クラブですが、残念ながら全ての子供を全ての保育士等が面倒をいることもできません。そのため、環境的にも家庭的にもバランスの保てないご家庭のお子さんのみに絞るため、在職証明書の提出が必要となります。というのも、在職証明書ではその人の就職状況や家庭状況を把握することができるので、応募する家庭全てにこの書類の提出が求められるのです。

在職証明書が必要なシーン③転職

当時勤めていた企業を退職し、新しい企業へ転職する際にも在籍証明書画は必要となるケースがあります。というのも、企業によっては、企業へ応募する際に個人のより詳しい情報を得たい場合にこの在職証明書を求められることがあるのです。

なお、退職したことを証明する退職証明書に記入されている項目は在職証明書と類似したものですので、企業によっては退職証明書でも可能とされた企業もあります。そのため、どうしても在職証明書を用意できないという場合は、可能であれば退職証明書を提出すると良いでしょう。

在職証明書の記載項目と書き方

在職証明書の項目①自分のプロフィール

まず在職証明書を記入する際必要となるのが自分に関する情報です。具体的には自分の氏名、誕生日、住所を記入します。このような個人情報も個人を識別する重要な情報ですので忘れずに記入するよう心がけましょう。

なお、wordやexcel、pdf形式で在職証明書を作成する際は誤字脱字等がないよう見直しを怠らずに行いましょう。また、こちらの情報は現在の住所等ではなく、当時企業に勤務していた時の情報を記入するので、当時と現在住所などが異なる際はくれぐれも間違わないよう注意してください。

在職証明書の項目②企業情報

個人識別情報を漏れなく記入できましたら、続いては企業の情報の記入を行います。ここでは、採用年月日や雇用形態及び雇用期間、仕事の具体的な内容、企業での地位、勤務日数、労働形態、給与額を記入します。

その人がどのような企業に在職しているもしくは在職していたかをより明確に把握させるためには、細かい詳細までをしっかりと記入する必要があるのです。なお、退職後であれば、当時勤務していた企業の情報を在職証明書に記載します。

在職証明書の項目③会社の印鑑

在職証明書の最後の項目では、会社の証明印です。会社の証明印がなければ、在職証明書としての効力が一切無いものとされてしまうので、必ず会社の証明印の押印まで行いましょう。

在職証明書を記入する際の必要となる項目は以上となりますが、これ以外に必要な情報があれば適宜追加をすると良いでしょう。なお、企業が個人の情報を取り扱う際は、個人識別情報である重要な情報を第三者等に漏れないよう十分注意して保管すると良いです。

Word・Excelで使える在職証明書テンプレートサイト

在職証明書テンプレートサイト①書式テンプレート集

こちらのサイトで掲示している在職証明書の数はかなり少ない印象が見受けられますが、wordとexcel双方のテンプレートが用意されており、どちらもシンプルかつ余白が充分に使われたすっきりとしたテンプレートとなっております。

比較的シンプルで、項目が一目で分かるようなテンプレートを使いたいという方はこちらのサイトをご利用してみてください。

サイトを確認

在職証明書テンプレートサイト②PDFelement

pdf形式の在職証明書テンプレートを兼ね備えたサイト。中には行型であったり、欄記入型、白黒デザインなど様々なテンプレートが用意されているので、pdfファイル形式で作成したいという方におすすめのサイトとなっております。

なお、こちらのサイトでは会員登録等は一切必要なく、無料で簡単にダウンロードすることができます。

サイトを確認

在職証明書テンプレートサイト③bizocean

ビジネス向けの書類テンプレートが多く掲示されており、そのボリュームだけでなくテンプレートスタイルも多々用意されているサイトです。

また、こちらで提示している在職証明書の形式はpdfやword、excel全てが用意されているので、大手サイトからダウンロードしたいという方は是非、こちらからダウンロードしてみると良いでしょう。

サイトを確認

在職証明書テンプレートサイト④フリーBiz

在職証明書の中でも、word形式のテンプレートのみが提示されているサイトです。提示数はbizoceanほど多くはありませんが、欄記入のものであったり、行形式、ラインなしのものなど様々なスタイルのテンプレートが用意されております。

wordで在職証明書を作成したいという方はこちらをどうぞ!

サイトを確認

在職証明書テンプレートサイト⑤素材ラボ

こちらもwordのテンプレートのみが掲示されておりますが、その数は2種類とかなり少なくなっております。ただ、それぞれのテンプレートを利用した方々のコメントを見ることができるので、実際に記入する前にどのように仕上がるのかなどといった情報を事前に把握することができるサイトです。

テンプレートのレビューが載せられているサイトからテンプレートをダウンロードしたいという方は是非、こちらをご利用ください。

サイトを確認

在職証明書の書き方とテンプレートまとめ

普段様々な場で耳にする在職証明書ですが、内容や用途はしっかりと理解できましたか?在職証明書は外国人が入国管理局から許可を得てビザを申請する際や児童クラブへの応募をする際に必要となります。

そんな在職証明書を自分で一からwordやexcelで作成するのは少々面倒だという方もいるはずですので、その場合は本記事で紹介したword及びexcel、pdf形式のテンプレートをダウンロードして活用するとより効率的に作成することができます。

なお、退職後に退職したことを証明する退職証明書とは全くの別物ですので間違わないよう十分注意してください。

生産性向上・働き方を変えるためのご相談なら「ビジスタント」

次へ

昨今の日本企業の課題である、生産性向上や働き方を変えるためのご相談は、大手企業を中心にこれまで70年以上サービス提供経験のある、ビジスタントまでご相談ください。

ビジスタントが選ばれる4つの理由

  1. ①大手企業向けに導入経験豊富
  2. ②経験豊富なアシスタントがサポート
  3. ③チームだから幅広い業務が対応可能
  4. ④専用システムで簡単依頼!履歴も残るからチーム内での共有も簡単
鈴木健太

この記事のライター

鈴木健太

この記事へコメントしてみる

※コメントは承認後に公開されます

関連記事

 今更聞けない!コンセプトシートって一体何?実際に使えるテンプレートもご紹介

書式テンプレート

今更聞けない!コンセプトシートって一体何?実際に使えるテンプレートもご紹介

「コンセプトシートとはなに?」と思われるかもしれませんが、「企画書」と同じようなものと考えてもらって構いません。 この記事ではコンセプトシートの基礎知識の解説と無料ダウンロードできるテンプレートを用意していますのでご活用ください。

簡易版!無料のプライバシーポリシーテンプレート5選

書式テンプレート

簡易版!無料のプライバシーポリシーテンプレート5選

ブログなどwebサイトでよく目にするプライバシーポリシー。至るとこで目にしますが、そのたびに「何これ?」と思いませんか。この記事ではプライバシーポリシーについて説明するとともに、無料のテンプレートを用意しています。お気に入りのテンプレートがあれば幸いです。

そのまま使える!無料の挨拶状テンプレート5選

書式テンプレート

そのまま使える!無料の挨拶状テンプレート5選

この記事では挨拶状についてまとめています。 各記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる挨拶状のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いのでぜひご活用ください。

依頼書をすぐに作成できる!社外・社内向け無料テンプレート5選

書式テンプレート

依頼書をすぐに作成できる!社外・社内向け無料テンプレート5選

相手に何かをお願いしたい時に活用される依頼書ですが、皆さんはテンプレートを使用して作成していますか?今回は、作業効率をグンと上げることのできるそんな依頼書のエクセル及びワード向けテンプレートをそれぞれご紹介していきます。

テンプレ活用で稟議を通す!稟議書の無料テンプレート5選

書式テンプレート

テンプレ活用で稟議を通す!稟議書の無料テンプレート5選

この記事では稟議書についてまとめています。 記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる稟議書のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いので、ぜひご活用ください。

そのまま使える!無料の出金伝票テンプレート5選

書式テンプレート

そのまま使える!無料の出金伝票テンプレート5選

この記事では出金伝票についてまとめています。 伝票とはなにかから、出金伝票の記載項目の解説、Googleドライブでダウンロードできる出金伝票のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いのでぜひご活用ください。

 今すぐ使える!無料の営業日報テンプレート5選

書式テンプレート

今すぐ使える!無料の営業日報テンプレート5選

この記事では営業日報についてまとめています。 記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる営業日報のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いので、ぜひご活用ください。

今更きけない経緯報告書の書き方とは?具体的な書き方とポイントを徹底解説!

書式テンプレート

今更きけない経緯報告書の書き方とは?具体的な書き方とポイントを徹底解説!

別名経過報告書とも呼ばれる経緯報告書ですが、皆さんはこの書類の今だけでなく書き方まで理解できていますか?今回は、経緯報告書の意味だけでなくその書き方もよく分からないという方に、経緯報告書の書き方を中心のご紹介していきます。

仕様書の意味と実際の書き方は?抑えておきたい仕様書の種類も解説!

書式テンプレート

仕様書の意味と実際の書き方は?抑えておきたい仕様書の種類も解説!

様々な目的で使用される仕様書ですが、意味が複数あり種類も様々なため書き方もあやふやだという方もいるでしょう。今回は仕様書に関してあまり理解できていないという方のために、仕様書の意味や種類だけでなく実際の仕様書の書き方についても詳しく説明していきます。

目録とは?シーン別書き方の例文をご紹介

書式テンプレート

目録とは?シーン別書き方の例文をご紹介

目録の書き方はご存知でしょうか? 結婚や還暦のお祝いなどで贈ることがありますが、なかなか難しいですよね。 この記事ではテンプレートを交えて目録の書き方を解説しています。 市販の封筒を使ってもいいので気軽に還暦などのイベントを正式にお祝いしてみませんか?

書式テンプレートの人気記事

人気記事ランキング

次へ
次へ