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質問メールの書き方とは?書き方や例文まとめ

「上司にメールで質問したいんだけど…どう書いたらいいの?」という疑問をお持ちではないですか。人に何かを教えてもらうのは少し気が引けますよね。「迷惑じゃないかな?」とか思いますよね。そこでこの記事では「礼儀正しい質問メールの書き方」を解説していきます。

質問メールの書き方とは?書き方や例文まとめ

目次

  1. メールで質問するメリット
  2. メールで質問するときの基本マナー
  3. 質問メールの書き方
  4. 質問メールの回答の書き方
  5. 質問メールの回答へのお礼の書き方と例文
  6. 質問メールまとめ

メールで質問するメリット

質問

企業のHPを見ていると「就活に関する質問はメールでお願いします」という注意書きを見たことがあります。電話だと迷惑になる場合も…。

メールでの質問メリット①履歴に残る

履歴に残るので、トラブルを未然に防ぐことができます。例えば、口約束ですと聞き間違いや記憶違いで、約束と違うじゃないか、といったお互いの意見が食い違う場面に遭遇するときがあります。真実は1つなのに…。もしメールで記録が残っていればこうしたトラブルを避けることができます。 

メールでの質問メリット②相手の時間を奪わない

相手の時間を奪うと生産性の低下を招きます。例えば、資料をチェックしている途中で電話に出て、電話を切ったらまた最初から読み始めていたら時間効率が悪いと思いませんか。電話を切った後に「あれ?・・・どこまで読んだっけ?」というふうに。ビジネスでは相手の仕事の手を止めないように行動しましょう。

メールで質問するときの基本マナー

質問

上司に質問するときは「ご教授」などの言葉を使うと喜ばれます。ご教授は目上の方に教えを乞うときに使用する言葉です。なので「ご教授ください」と質問すると気分よくいろいろ教えてくれたりします。

メール質問でのマナー①内容は簡潔にわかりやすく

内容は簡潔にわかりやすく伝えましょう。長い文章は相手に読みづらさを感じさせストレスを与えるからです。ダラダラと長い質問文は何が聞きたいのかわかりにくかったりします。また質問内容が多いと大変なので、事前に自分で調べて質問内容を減らしておきましょう。

メール質問でのマナー②相手への配慮

メールで質問すると、回答者は質問を正確に把握して回答できます。口頭で複雑な質問をされても理解できません。「状況が複雑で理解できなかったので、もう一度説明してもらえますか?」というふうに二度手間になります。メールだと質問を聞き返す時間が省けます。

質問メールの書き方

質問

ビジネスの成功者は質問上手です。

質問メールの書き方①件名は簡潔にわかりやすく

質問メールでは内容が一目でわかるように具体的で簡単な件名をつけます。「日程について」や「確認事項」など抽象的で理解しにくい件名は好まれません。また初めてメールする相手には、自分の会社名と名前を入れておくと相手の負担を減らすことができます。 

質問メールの書き方②箇条書きでもいいので簡潔な質問を書く

質問が3つ以上ある場合は、箇条書きにしましょう。パッと見て理解しやすいからです。質問に「・」を使用したり番号をつけるとより見やすくなります。

質問メールの書き方③回答の期日と理由も書く

回答の期日と理由も書きましょう。納品先から急ぎ回答を求められている、取引相手からのクレーム対応など何らかの理由で早く回答がほしいときは、最後の質問に期日を付け加えます。相手に急かす要求をするのですから、期日の理由も一緒に伝えるのがマナーです。またそうすると緊急性を相手に伝えることもできます。

質問メールの例文

件名:タッチパネル(型番T-800)の納期について

SmartDocument株式会社 第三営業部


田中様

いつもお世話になっております。
スマートドキュメント株式会社 鈴木太郎です。
発注しているタッチパネル(型番T-800)の納期についていくつか質問がございます。つきましては折り返しご返信いただければ幸いです。

1、在庫の有無
2、(在庫がなければ)正確な納入日
3、上記の回答がわかる日付

以上3つです。お忙しいところ恐縮ですが、ご教授いただければ幸いです。地震の影響で計画が前倒しになり慌てております。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――
スマートドキュメント株式会社
鈴木 太郎
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
―――――――――――――――――

質問メールの回答の書き方

質問

質問メールの回答の書き方を4つご紹介します。

回答メールの書き方①質問メールへのお礼を述べる

質問や問い合わせをもらったときはまずお礼の言葉を伝えましょう。例えば「この度は、 タッチパネル(型番T-800) の件につきましてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。」というようなお礼を添えましょう。一般的なビジネスマナーなので、覚えておいて損はないです。

回答メールの書き方②引用をうまく使って回答する

「引用」とは、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に用いることです。回答を返信する際は、以下のように相手のメール内容を引用しましょう。その際、見やすくする工夫として「>」が使われることが多いです。

回答メールの書き方③回答は簡潔に書く

回答は結論から言い具体的に伝えましょう。質問者は理由や状況よりも結論を聞きたい場合が多いからです。また抽象的な回答や推定で答えるのは避けたほうが無難です。具体的には「上司に確認中なのですが、1つだけ在庫がありそうです。」や「上司によると来週中には納品予定とのことです。」といった回答は避けましょう。できるだけ数字のような具体的な回答が望ましいです。

回答メールの書き方④回答に時間がかかる場合

回答に時間がかかる場合は、遅れる旨を先に伝えるのが一般的なマナーです。答えが出てから返事をすると質問者を待たせることになりトラブルへと繋がるキケンがあります。

回答メールの例文

件名:タッチパネル(型番T-800)の納期について

スマートドキュメント株式会社 製造部

鈴木太郎 様
いつもお世話になっております。
SmartDocument株式会社
第三営業部の田中です。  
このたびはお問い合わせいただきありがとうございます。下記のとおりご回答申し上げます。

>1、在庫の有無
(回答)在庫はございません。

>2、(在庫がなければ)正確な納入日
(回答)令和元年3月6日に納品されます。

>3、上記の回答がわかる日付
(回答)即日返信

以上となります。その他にもご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
(メール署名省略)

質問メールの回答へのお礼の書き方と例文

質問メールの回答へのお礼の書き方と例文を2つご紹介します。

回答メールへのお礼の書き方①必ずお礼の返信をする

必ずお礼の言葉を添えましょう。就活の面接時にお礼を言いますよね。ビジネスの現場でも就活の面接時のようにお礼が必須です。就活の面接でお礼を言わない人を見たことがありません。

回答メールへのお礼の書き方②件名を変えずそのまま返信する

件名を変えずそのまま返信しましょう。というのは回答者は毎日何十通ものメール対応をしているかもしれないからです。件名に「Re:」がついていれば返信メールだと判断でき、逆に「Re:」がついていなければ新規のメールだと判断します。回答者によっては新規メールよりも返信メールの優先順位を上げて読む人も少なからずいます。なので「Re:」はつけたまま返信しましょう。  

回答メールへのお礼の例文

件名:Re:タッチパネル(型番T-800)の納期について

SmartDocument株式会社 第三営業部

田中様
いつもお世話になっております。 
スマートドキュメント株式会社 鈴木太郎です。
ご丁寧に回答していただき誠にありがとうございます。正確な納入日をお知らせいただけたので、今後のスケジュールを組むことが出来ました。今後ともよろしくお願いいたします。
 (メール署名省略)

質問メールまとめ

質問

たいてい言葉が原因で対人関係が悪化します。なので円滑な人間関係を築くためにも気持ちのいい言葉遣いを心がけましょう。気持ちのいい言葉遣いとは、他人に対する愛情をもつということにほかなりません。愛情を持って質問メールを作ってみてください。

松田佳祐

この記事のライター

松田佳祐

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