印象アップ間違いなし！提案書の書き方を社外・社内向けにそれぞれ解説

提案書とは、いわば自分で考えたアイデアをまとめた書類のことです。自分のアイデアをまとめるといっても、ただ適当に内容だけをまとめ上げるのではなく、その他に必要とされる項目を記載したり、社内であれば社内向けの提案書に仕上げなければなりません。

そんなややこしい提案書ですが、これからご紹介する書き方及びいくつかのマナーを把握し、提案書の見本としてご紹介するサンプルを参考にすれば適切な提案書に仕上げる方ができます。自分への印象が良いものとなるよう、これからワード及びパワポで作成するという方は是非、目を通しておくと良いでしょう。

提案書と意味的にも似ており、特に間違いやすい書類である企画書。一見同じ書類のように思えますが、実は内容は似ていても実際に記載する内容は大きく異なります。

提案書では、自分で考えたアイデアをまとめて書き上げるため、比較的簡易的な書類となるケースが多いです。しかし、企画書ではそのアイデアを実際に実現するための具体的な計画や予算などより詳しく記載されるのです。つまり、提案書と企画書の大きな相違点は書類の具体性にあると言えます。

ちなみに、社内及び社外にワードやパワポで作成した提案書は企画書を提出する前の段階で提出します。提案書が見事通れば、企画書にてより具体的にプランを計画し、そのまま実行へと移ります。

提案書に記載する際、まず企業などで取り上げられる問題には何があるのか、一体何を改善していかなければならないのかを明記しなければなりません。

例えば、今まで売り上げが右肩下がりであることや社員の退職が多々見られることなど今後改善すべき点について触れます。そうすることで、これはどういった問題に関する提案書なのかをしっかりと理解してもらえます。

また、自分1人の意見やデータから見た意見だけでなく、他の社員の意見を聞き、それを書き連ねるとより説得力のある提案書に仕上がるはずです。

冒頭で今考えられる企業の問題を記載することができましたら、次に極力考えられる全ての解決策を記載します。実現性や既存の解決策などはここでは一切考えず、完全にフリーな状態で思いつく限り解決案を記載しましょう。

というのも、解決策が少なければ少ないほど、良い解決策に絞り込むことが難しくなってしまいます。しかし、解決策が多種多様であれば様々な側面から問題を俯瞰することができるので、より良い解決策を絞り込むことができるようになります。

そのため、まずは何にも縛られずに思いつく限り解決案を明記してみると良いでしょう。

思いつく限り多種多様な解決案を出すことができましたら、次にこの解決案を1つもしくは2つに絞り込みます。

その際、その解決案を選択した理由を他の解決案と比較しながら述べるだけでなく、この解決案を実行することでどのようなメリットが発生するのか、どのように問題が解決されるのかを具体的に述べると良いでしょう。

また、こちらの項目はこれまで説明したほかの項目よりも重要な部分となるので、より説得力のある提案書に仕上げるためにも入念に記載すると良いです。

提案書の最後の項目では、選択した解決策を実行するにあたって必要となるであろう予算や注意点について記載します。

この項目は、やや企画書と重複してしまいますが、企画書のように具体的にではなく、少々簡易的な説明で問題ありません。また、予算であれば、大体の数字だけでなく、何にどのくらいの費用が必要となるかなどを記載するとより具体性が増すはずです。

おそらく、パワポもしくはエクセル等で作成すると思いますが、パワポ及びエクセルで作成する際は本記事スケジュールの項目を表形式で記載するなどの工夫をしてみるのも良いかもしれませんね。

提案書では、自分で考えたアイデアを必要とされる項目ごとにまとめて記載しますが、そのアイデア自体が実現性のないものであれば全く話になりません。例えば、会社の業績を世界で一位にすることを目的とした企画や売上を今の売り上げの100倍に上げることを目的とした計画であれば、それらの目標を実現させる可能性はかなり低いため信頼性にも影響を及ぼしかねません。

そのため、実際に提案書に記載するアイデアを考える際は、企画のインパクトや提案すること自体にだけ固執しすぎず、実際に実現できる可能性はあるのかを考慮しつつ計画すると良いでしょう。

提案書を提出する際、既に実施されているアイデアであったり、ごく当たり前のことを書き連ねているものであれば全く意味のない書類となってしまいます。

というのも、業績を向上させるためにcmを流すという案であっても、既にcmが流されていれば当然意味はありませんし、業績を上げるために社員に熱心に仕事をしてもらうのもごく当たり前の内容ですので、こちらも無意味な書類となってしまいます。

先程述べた実現性も重要ではありますが、既に実施されておらず、当たり前すぎないようなアイデアを考えることを前提とする必要があるので、これらのことにも十分注意してアイデアを考えてみてください。

提案書で注意しなければならないことは内容だけとは限りません。アイデアを文としてまとめる際は、適切な敬語を使用しなければならないのです。

敬語なら普段使い慣れているから問題ない、少しぐらい間違えても特に問題はないだろうと考える方もいるなしょう。しかし、小さな敬語の間違いで大きな誤解を生んだしまう可能性もあるのです。提案書では、自分の考えをいかに上手く伝えるかがカギとなるので、適切な敬語を使用するよう意識すると良いでしょう。

また、英語を提案書内で記載する際、中にはやや難しい英語を記載する方がいます。英語が苦手だという方もいるので、極力英語は使わないもしくは基礎的なものを使用するようにしましょう。

提案書を作成する際、よくミスが多く見られるのが記入漏れや脱字です。しっかりと見直しをしていてもうっかり抜けてしまった状態で提出してしまうケースもそう少なくはありません。

しかし、そんなうっかりミスでも記入漏れした箇所が重要な箇所であればしっかりと自分のアイデアを伝えることができなくなってしまいます。見直しをするのも一つの対応策ではありますが、見直しをする前に必要項目は何があったかなどを事前に確認しておくと記入漏れ等をするリスクを抑えることができます。

普段あまり気にしない方も多い提案書のデザインですが、実はここにもNG行為があるのです。それは、提案書に余白が充分に使われていないこと。というのも、提案書は自分の意思を相手に伝えるものであるので、相手が読みやすいものを提供することが求められます。

相手にとって読みやすく、全体的にスッキリとしたものを提供するためには、提案書の内容や記入漏れ、文の表記だけでなく、余白の使用といったデザインにも注意を向けなければならないのです。

社内向けで使用される提案書の用途としては、これまでの企業内で問題とされてきたことに関する解決案や対策案を提出するケースが多いでしょう。業績を向上させることを目的とした提案書であれば、こちらも社内向けの提案書となります。

一方、社外向けの提案書の多くは営業目的として利用されるケースが多いです。つまり、自分たちの企業の提案が見事相手の企業に通れば取引は成立するというニュアンスです。これから作成するものが社内向けなのか、それとも社外向けなのかを明確にすることで、アイデアをより上手くまとめられるはずです。

社内向けであれば、ただ自分が勤務している企業にアイデアを提案するだけですが、社外向けとなると直接的に相手企業の方との取引に関わってきてしまうので、ある程度フォーマットが定められている場合が多いです。

逆に、社内向けの提案書は先述したように自社へ提案するものですので、フォーマットはこれといって決められてはおりません。そのため、ある程度は自分で自由に作成することができます。しかし、ビジネスの場であることに違いはありませんので、最低限のマナーなどは必ず守るよう意識する必要があります。

項目ごとに枠で囲われており、色合いが爽やかなワード用のサンプル。こちらの見本を参考にしてワードで一から作成するのも良いですが、このまめダウンロードして作成した方が作業効率は格段に上がるので是非、ダウンロードしてみてください。

なお、こちらはワード専用のサンプルですので、パワポやエクセル等では作成は不可とされております。

自在にグラフや表を導入することができ、全体のデザインもおしゃれに仕上がったパワポ専用のサンプルです。先程の見本とは異なり、パワポで使用できる見本となっておりますので、自由自在にグラフ等を活用することができ、とても見やすい提案書に仕上がります。

濃いブルーをベースとし、通常の線や太線など様々なラインを使い分けているワード用のサンプル。提案書の見本としては比較的落ち着いた雰囲気を持っており、見栄えとしてはかなり丁寧さを感じられる見本となっております。

ただ、無理に英語を入れてしまうと英語が必要以上に目立ってしまうので、極力英語の使用は控え、見栄えの良い提案書に仕上げてみると良いです。

ここまで提案書の基本的な書き方や提案書の見本としてご紹介したサンプル、マナーについて解説しましたが、提案書に対する理解を深めることはできましたか？

提案書で必要となる項目を適切に記載し、難しい英語など分かりづらい表記を抑え、相手にとって分かりやすい提案書に仕上げることで、より自分への印象をアップさせることができます。また、今まで自分で一からワードやパワポで作成していたという方は、本記事で見本としてご紹介したサンプルを活用することで作業時間を大きくカットすることができます。

それでは、今回解説した内容を抑えた上で、自分への印象をアップさせるようなより良い提案書をワードやパワポで作成してみてください！