お詫び状とは？書き方や例文を徹底解説

お詫び状は相手に不快な思いをさせてしまった時や、ミスなどで迷惑をかけてしまった時などに、謝罪や反省をお詫び状を書いて相手に伝えるためのものです。電話やメールだけではなく、お詫び状を書いて送ることで、相手に対してより強くお詫びの気持ちを表すことができます。

仕事上でミスなどが発覚し、取引先やお客様などに謝罪が必要になった場合には、すぐに電話で謝罪をしたうえで、早急にお詫び状を送ります。企業から取引先へお詫び状を送る場合には、会社・社長・担当者のうちどの宛先へ送るのか確認が必要です。

また企業によっては社外に文書を送る場合、すでに用意されているフォーマット以外で作成した文書について、社内で文書審査が必要な場合もあります。必ず上司に相談してから作成しましょう。

お詫び状には時候の挨拶は不要です。頭後は「謹啓」「拝啓」「急啓」を使い、それぞれ「敬白」「敬具」「早々」で文章を結ぶのが一般的です。頭語の後には日ごろのお付き合いについてお礼文を書きます。この後の謝罪を早く伝えるためにも、挨拶文は短めにします。

謝罪文を書くときには「何」について謝っているのかをはっきりさせて書きます。ただ「申し訳ありません」では、何を誤っているのか相手には伝わりません。自分の非は素直に認め心から謝罪している事を伝えましょう。相手の追求から逃れるための言い訳などはNGです。

謝罪する事案についてミスなどが起こった原因と、今後の対策について簡潔に伝えます。言い訳のようにダラダラと原因を書くと、相手に謝罪の気持ちが伝わりません。もしお詫び状を出す段階で、原因がわかっていない場合には、調査中であることを伝え、後日お知らせすることを書き添えます。

特に親しい友人や身内に出すお詫び状以外で、特に目上の相手などにお詫び状を送る時には、言葉を選び礼儀に気を付けてお詫び状を書きます。個人に贈るお詫び状も企業で送る場合と同じように、時候に挨拶は必要ありません。またお詫び状は手書きで縦書きにするのが基本です。

個人のお詫び状も企業と同じように時候の挨拶は不要です。できるだけ早くお詫びの気持ちを伝える意味でも、挨拶文はできるだけ簡略し「拝啓」など頭後だけでも十分出す。普段からお付き合いのある相手であれば、今までのお付き合いの感謝をいれても良いでしょう。

ビジネス文書ではないので相手の不満や不快感をくみ取り、自分の非を謝罪しましょう。言い訳ではなく自分はわざと不快にさせたわけではないことも、素直な気持ちで伝えます。普段のお付き合いもある相手であれば、今後も変わらぬお付き合いをお願いしましょう。

お詫び状を送るということは、こちら側の非を認めることです。特にビジネスの場合には非を認めれば、損害賠償などに発展する場合も考えられます。ビジネスでは必ず本当にこちらに非があるのか確認することが重要です。

また店舗などのお客様に対するお詫び状も、お客様側から強く要請されたとしても、安易にお詫び状を出すのでなく、本当にお店側に非があったのか、お客様からの言いがかりではないのかを、きちんと確認したうえでお詫び状などで謝罪をしましょう。

ビジネスシーン以外のお詫び状は基本的に縦書きで作ります。またパソコンなどで作成せずに手書きで書きます。ビジネスでのお詫び状は内容が失礼にならないように、テンプレートを利用することをお勧めします。誤字脱字は厳禁です。必ず上司などに確認してもらってから投函しましょう。

お詫び状を出すときの封筒にもマナーがあります。封筒の色は白を選びます。大きさはお詫び状が三つ折り又は四つ折りで入るものにしましょう。中身が透けてしまうような封筒ではなく、厚手で二重になったものが最適です。基本的に縦書きの封筒で送りますが、横書きのものは洋封筒で送ることもあります。

ここまでお詫び状の書き方や例文をご案内してきました。お詫び状は謝罪の気持ちを伝えることが一番の目的です。もちろんマナーは守らなければなりませんが、こちら側の気持ちが伝わるように、心をこめたお詫び状を送りましょう。