稟議書とは？意味や書き方を徹底解説

「そもそも稟議って？」

稟議とは会社のお金を使いたいときや契約を認めてほしいときに、所属している会社や官公庁に承認を求めることです。

たとえば、パソコンの調子が悪いとき。１日に２回フリーズする、読み込みが遅い、使えるけど業務に支障が出る、そんなときは誰もが「新しいパソコンを購入してほしい！」と思うのではないでしょうか。そこで登場するのが稟議書です。

よく稟議と決裁の違いについて「何が違うの？」という質問をお聞きします。

お金や契約などについて何かしらの承認をもらうという点では稟議も決裁も同じですが、「誰から承認をもらうのか？」というところが違います。稟議は複数の関係者からの承認が必要で、決裁は決定権を持つ人の承認が必要です。イメージとしては稟議は国会議員に、決裁は大統領に承認を求めるという感じです。

稟議書が必要なタイミングは会社や官公庁の内部ルールによって違ってきますが、この契約には稟議書が必要であると認知されているときや、上司や会社から稟議書の提出を促されたときが必要なタイミングです。

ここでは「この稟議書を承認してほしいけど、ちょっと無理だろうな…」と思っている方へ、稟議書の承認率を上げる方法を３つ紹介します。

理由が非常に重要です。なぜ必要なのか、承認しなかったらどうなるのか、承認したらどうなるのかといった理由が必須です。

考えてみてください。理由ってすごい力を持っていませんか。お願いするとき、断るとき、謝るとき、説得するときに理由があると妙に納得させてしまう力があります。たとえば、「遅刻するなって言ったろ？」と上司に責められているとき。「妊婦さんがいて、今にも生まれそうだったので…」という理由を伝えるだけで、それ以上責められることはないはずです。

稟議書も一緒で「それは仕方ないな」と思わせる言葉を捻りだして承認者の感情を動かすことができれば、チャンスはあります。そのために重要なのはどれだけ承認者の心を想像し寄り添えるかです。

承認者の心を想像して寄り添うことが非常に重要です。

たとえば、承認者である稟議書をチェックする人物が多忙な場合、膨大な量の稟議書を提出されても確認する時間がとれません。なので添付資料を減らすなどの「承認者の時間を奪わない気遣い」をすると承認されやすくなります。

想像してみてください。1秒が惜しいほど物凄く忙しい状態で、分かりにくい書類を見たときに、その書類を承認したいと思うでしょうか。思わないですよね。反対に「忙しいのを理解して、その上でこんなに見やすい稟議書を作ってくれたのか」と喜んでもらえたら承認率は格段に上がります。

なので書類で伝わらないと感じるなら、口頭で伝えるのもOKです。

承認者が抵抗感を感じたら克服が必要です。

克服しないことには承認者は承認すべきでない理由を強く持ったままになるからです。承認したことによるメリットに比べれば多少のデメリットなど取るに足らないとアピールしましょう。

イメージとしてはテレビショッピングなどの通販番組です。視聴者の抵抗感を克服しようとあれやこれやとトークをしています。意思決定には「この選択は間違ってないかな？」という不安がつきものです。その不安を克服できたときに商品を買ってもらえたり承認してもらえたりします。

懸念点を提示して、回答することで承認率がグッと上がります。

会社や官公庁など働いている場所で決められた書式が用意されている場合がありますが、ここでは一般的な記載項目を紹介します。 

稟議番号の項目はデータ管理のための番号が記入されるのが一般的です。

職場によっては稟議書を番号で管理しているので、記入すべき番号はそれぞれの職場で確認しましょう。 一般的に稟議書を管理している担当部署が、番号をつけます。

稟議書を作成した日付を記入しましょう。ちなみに作成日ではなく起案日として呼ぶこともあります。

決裁権のある人が承認をした日付を記入します。決裁権のある人が日付を記入するので、この項目は未記入で提出しましょう。

稟議書の承認を求める上司の宛て名を記入します。個人名と共に役職名も記入しましょう。

その際、敬称に注意しましょう。よく見かける間違いは、○○社長様という書き方。なぜ間違いなのかというと、役職名は敬称なので、敬称に様をつけてしまうと二重敬語になってしまうからです。 

稟議書の作成者や起案者、記入者の所属部署名＆氏名を記入しましょう。 

どのような稟議書なのか、一目で分かるように記入しましょう。

稟議書の目的や内容、理由を記入しましょう。

ビジネスをするうえで最も大切なことは相手のメリットを考えて伝えることです。「お願いです、契約して商品を買ってください！」というだけでは買ってもらえません。

新垣結衣さんことガッキーがシャンプーのテレビCMで、消費者にとってのメリットを言葉で伝えて「買ってください」とアピールしています。

「天然植物由来の成分が90%以上で、8種類のオーガニックボタニカル成分が配合されているそうなんですが、とても贅沢ですよね。髪を乾かした後も軽やかで指通りがとてもいいです。香りも甘みのあるフルーティーな感じで爽やかな気分になります。皆さんもぜひ使ってみてくださいね。」

このことを踏まえた稟議書は確実に承認してもらえます。頑張ってください！