コツを掴めば簡単！人に伝わる議事録の書き方

本や例文などは多くありますが、会議やセミナーの出席者や内容、議題や決定事項などの項目ごとに記録しておくことが伝わる議事録といえるでしょう。その項目に対しての議論の重要ポイントをまとめて記録しておけば、時間が経っても内容のイメージがもてます。

また、読みやすくするのが重要です。語尾などの指定は原則ありませんが、単純にですます調で記録するのか、「○○の実施は〇月以降にする」などの言い切るかたちにするなどひとつの議事録で語尾は揃っていれば見やすく伝わりやすくもなります。

議事録はコツさえ掴めば簡単に書くことができます。前述でお伝えしたとおり、項目を決めてわかりやすく記録することを意識的に記述していけば、参考書などの本に頼らずとも問題なくスムーズに悩むことなく書けるでしょう。無料の例文やフォーマットも参考にはなります。

会議やセミナーが何月何日に行われたのかを記載しましょう。記載することによって、新しい情報なのか古い情報なのかの判断がつきますし、保存する際には題名にも日付を記載しておけばわかりやすく、社外でも整理できます。

その会議、セミナーまたは商談には誰が出席したのかを記録します。決まった定例などは特に欠席者も当日の緊急対応で社外にでなければならないケースもある中で、出席者を記録しておくことで、内容を把握しているメンバーが一目でわかります。

議題内容は最重要項目です。プロセスや内容、決定事項が記載されていても、何の議題に対して議論が行われ、何の決定事項がぼやけてしまいます。どの例文やフォーマットにも議題は日付と出席者の次に本題へ入る前提としても必ず記載されています。

決定事項を記録することは重要です。議題に対して何が決定したのかを把握するために必ず記載しましょう。決定しただけでは進まないので、決定事項を関係者へ周知し、行動へ移すための大事な項目になります。コツとして決定事項は太字や赤字などフォントを変えれば見やすくなります。

議題に沿って議論が行われ決定事項がまとまれば議事録は完了です。とはいえ、次回開催が決まっていたり、次回の会議などへの宿題や資料作成などの業務が決定された場合、その進捗状況や結果を確認するために次回の確認事項として記録しておきましょう。

議事録の書き方として項目を説明しましたが、語尾を統一するのであれば、「ですます調」でよいでしょう。書きやすく、わかりやすくするために、おさえておいて欲しいコツやポイントもいくつかありますので、本などで調べなくてもいいようにお伝えしていきます。

議事録の書き方としてのポイントはアジェンダを決めることです。アジェンダは、会議などを行うにあたっての目次のようなものです。例えば発表などの順番もアジェンダです。アジェンダを決めることで、何を議論していくのか明確に把握し、議事録への記録もスムーズにできます。

ここまでお伝えしたように、項目さえ決めてしまえばフォーマットが出来上がります。初めて議事録を担当した際に記録した資料をフォーマットとして次回以降も使用できますしので、議事録の項目をまとめて作成しましょう。書き方の例文をいれてもよいでしょう。

議事録は社内・社外問わず、誰でもその議事録を見れば会議やセミナーの全体像がイメージでき、且つ今回欠席でも次の会議には議事録を見ることによって共有を受けたうえで参加ができるようになるため、知らない、わからないといったことが少なくなる重要資料です。

今はテレワークなどの働き方が増加している一方で、社外のメンバーにも共有事項を伝えるエビデンスにも重宝されますので、議事録ひとつで情報共有ができることから、書き方や伝え方は重要です。語尾の決まりはありませんが、見る側の立場で設定するとよいでしょう。