わかりやすいマニュアルで業務を効率化！無料で使えるテンプレート5選

作業内容や作業手順、注意するポイントなどについて定められたルールをマニュアルと呼びます。

主に作業手順書や作業要領書に記載されており、仕事の引き継ぎや新入社員教育など様々な状況で役立つツールです。

目的は業務の標準化。

マニュアルで作業を仕組化することができるので、人に依存しないビジネスでは絶大な効果を発揮します。

人に仕事をつけるのではなく仕事に人をつけるイメージです。

誰がやっても再現性があるというのが大きな特徴です。

たとえばマクドナルドのポテト。

マニュアル通り作れば、誰が作っても同じ味になります。

「あの人じゃなきゃ、あのポテトは作れない！」とか「店舗によって味が違うよね…。」とならないのはマニュアルがあるからです。

下記のようなメリットが挙げられます。

・作業を覚えやすい

・作業を教えやすい

・言葉だけでなく写真など視覚的に教えることができる

・教える人のマネジメント能力に依存しない

・業務の引継ぎがスムーズ

・作業手順だけでなく、ありがちなミスも伝えるため品質が向上する

・生産性向上となり残業や休日出勤が減る

・人件費の削減etc…

マニュアル作成で一番重要なのは「作業を知らない人が読む」ということです。

なので、作業未経験者であってもがわかりやすく理解できるマニュアルが理想です。

そのためには5W1Hを意識して作成しましょう。

仕事の流れがわかるように具体的に「いつ」「どこに」「何を」「どうするのか」を明確に。

また、理由があると理解がより深まるので「なぜこの作業が行われているのか」の説明があればよりGoodです。

「なるほどね」と納得したほうが、記憶に残りやすいですよね。

作成の流れが理解できていれば、スムーズにマニュアル作成できます。

業務内容を十分頭に入れて取り掛かりましょう。

カテゴリごとに分類するなどして、作業範囲を特定しましょう。

作業範囲を特定したら、作業内容を明確にします。

どこからどこまでをマニュアル化するのかを具体的に決め、実際に作業を行っている作業者に一読してもらい、アドバイスを受けながら作ると完成度の高いものが作れます。

分かりやすさを追求したマニュアルは、今後の業務で重宝すること間違いなしです。

マニュアルにする作業内容が決まったら、次は作業手順です。

作業する順番が間違っていると、作業のやり直しや繰り返しなど無駄な作業が生まれます。

たとえば、車のタイヤ交換を想像してみてください。

ジャッキで車体を上げる前に、タイヤのネジを緩めたらどうですか。

無駄に時間がかかりますよね。

作業には順番があるので、マニュアル作成時は忘れず記載しましょう。

重要ポイントもマニュアルに記載します。

マニュアルを使って作業を教える場合に、初心者がやりがちな失敗やよくある失敗、勘違いしやすいミスなどをあらかじめ知らせておきます。

知らなければ失敗することでも、知っていれば防げるミスもあるからです。

写真や画像などで成功例と失敗例を見比べると、さらに習熟度が高まるかもしれません。

品質向上につながるので、重要なポイントは必ず記載しましょう。

ワードで使える無料のマニュアルテンプレートを紹介します。

労務・庶務業務のマニュアルです。

細かい作業内容は修正して使ってみてください。

出張時のマニュアルとして使うことができます。

ダウンロードして具体的なマニュアルを記載してみてください。

パワーポイントで使える無料のマニュアルテンプレートを紹介します。

パワーポイントでのマニュアルです。

画像を使用すると、視覚による理解を促せます。

仕事の流れがわかりやすいマニュアルは、業務が効率化し生産性が高まります。

エクセルで使える無料のマニュアルテンプレートを紹介します。

エクセルのマニュアルです。

作業内容が網羅されたマニュアルは作業の引継ぎなどで重宝するので、限りある会社の人材を適材適所に配置できます。

マニュアルにはさまざまなメリットがあり、職種により多種多様なマニュアルが存在します。

要点を踏まえたわかりやすいマニュアルが作成できるよう応援しているので、諦めず頑張って作成してみてください。