テンプレートの活用で議事録を簡単に！ワード/エクセルで使えるテンプレート5選

会議や商談で議事録はなくてはならず、新入社員に任されることの多い書類。

それが議事録です。組織運営には欠かせないものです。

議事録には、社内会議やお客様との会議で話した内容が記述されており、会議の開催された日時や場所、参加者、議題、会議内容などが記載されています。 

議事録ってどう書けばいいの？と悩んでいる方が意外に大勢います。

文章書くの苦手なんだよねとか、まとめるの難しいと苦手意識を持っている人が。

ですが、コツさえつかめば誰でも簡単に書けます。

議事録を上手く作れる人と作れない人の違いは、見通しが立っているかどうかです。

もし構成や書き方のイメージが湧かないのであれば、見通しが立っていない状態であり、上手く作成できません。

反対にイメージが湧くのであれば、この記事を読まないでください。

議事録の目的は2つあります。

責任の所在を明らかにするという目的と情報を共有するという目的です。

議事録が必要な会議では意見が飛び交います。

順序関係なく意見を出し合うため、誰がどんな発言をしていたのかが不透明になりがちです。

「この前言ったでしょ？」

「言ったかな？今始めて聞いた気がするんだけど…」

不思議なことに、真実はひとつなのに意見が割れることが多々あります。

人の記憶は曖昧です。

テキストで残しておけば、誰の言動なのかがわかるため、トラブルを未然に防ぐことができます。

議事録のもうひとつの目的は情報共有です。

会議不参加者に会議内容を知らせるのに大いに役立ちます。

スケジュールの重複や他に優先しないといけない仕事があるなどで、欠席せざるを得ないときがあります。

そんなとき、誰がいつどのタイミングでどういう発言をしたという会議の流れを会議参加者がまとめてくれていれば、会議に出れなくても情報を知ることができます。

そのため議事録を作成時は、会議に参加していない人が読んでも会議内容がわかるよう心掛けるて作成しましょう。

議事録が完成したら、会議参加者や不参加者に渡す場合があります。

一括送信など、メールで送ると手間がかからず非常に便利ですよね。

その際はPDFで送りましょう。

もしワードのまま送信してしまうと、テキストを簡単に編集できるため、内容が書き換わってしまう危険があるからです。

PDFなら容易に書き換えられないので安心です。 

議事録のメール送信はPDF形式で。

議事録で抑えておきたい項目を紹介します。

議事録には会議名を記載します。

書籍にタイトルがあるように、議事録にもタイトルをつけます。

ひと目で会議の内容がわかる会議名にしましょう。

会議の概要の伝わるセンスのいい会議名が理想です。

場合によっては、開催日時が大きな意味をもちます。

開催日時を起点に「いつまでに」という決定がなされる場合があるからです。

正確な開催日時を記載しましょう。

開催場所には、場所を見て会議の重要性がわかるという、副次的効果があります。

ミュージシャンのライブもそうじゃないですか。

ライブツアーよりアリーナツアーのほうが凄そうですよね。

場所で重要な会議かそうじゃないかを判断できるので、開催場所を忘れず明記します。

欠席者が少ない場合、欠席者だけでOKです。

ただし、社内用の議事録にとどめておきましょう。

社外で共有するかもしれないときは、会社名、役職などを丁寧な言葉で簡略化せず書きます。

また、部署をまたいで会議したときは、部署名や課の名前を記入が必要です。

議題が必要です。

何を話し合う会議なのかがわからないと、会議の内容が頭に入ってこない場合があるからです。

なので目的がわかるように議題を記載しておきます。

一番重要な項目が決定事項の項目です。

ここに書かれていることによっては、今後のスケジュールや活動に大きな影響を与えます。

この会議で決まったことをわかりやすく知らせるため、決定事項だけをまとめて記載します。

議題にはあったが、事情が変わったもしくは議論できない状況になったなどの理由で話し合いが保留になったときはここに記載しましょう。

たとえば新型コロナのパンデミックなど、想定外の出来事が起きたときに利用できます。

 多くの会社ではフォーマットがありますが、稀にフォーマットがないケースもあるようです。 

そういったときに活用できるシンプルなテンプレートや、使い勝手のいいテンプレートを紹介します。

議事録を上手く書けないという方は、記載項目を理解してから会議に臨みましょう。

書くべき項目がわかっていれば、落ち着いて聞いて書けます。

もし会社でフォーマットがないときは、シンプルでテキスト入りのテンプレートをダウンロードして活用してください。