【ケース別のポイント付き】添え状の無料テンプレート5選

添え状とは、履歴書を送るときに必ず同封する書面のことです。

「誰が」「どういう書面を」「何通送った」ということを知らせるのに用います。

新卒の新社会人が入社書類を送るときやビジネス取引のFAXで書類送付するときに添付します。

たとえば、内定がほしい新卒のケース。

入社書類の作り方によっては書類審査でさえ通りません。

反対に内容がしっかりした添え状は、採用担当者に好印象を与えるチャンスです。

というのも採用担当者は、毎日たくさんの履歴書をチェックしています。

職務経歴書の入った入社書類や入っていない入社書類もあります。

採用担当者もヒトの子です。失敗もします。

取り出したと勘違いして、封筒と一緒に職務経歴書を捨てるかもしれません

そんなとき添え状があるとどうでしょう？

もしかしたらミスを防げるかもしえませんよね。

また履歴書送付時は添え状を同封するのがマナーとされています。

添え状をつけ忘れたからといって、書類審査に落ちるわけではないのでご安心を。

ケース別添え状の書き方のポイントを、いくつかご紹介します。

採用担当者が管理しやすいように配慮しましょう。

相手の立場になって考えるといいかもしれません。

用紙はA4サイズが理想です。

多くのビジネス文書がA4なので、採用担当者が管理しやすいからです。

パソコンが好ましく横書きで。

フォントは一般的な書体である明朝体やゴシック体で作成します。

熱意を伝えたいからと何枚も書くのはNGです。

1枚で納めましょう。

また、アピールしたいからと変わった書体や色はNGです。

あくまでビジネスマナーを守ることが一番なので。

添え状、履歴書、職務経歴書の順番で、応募書類の一番上が添え状になるように上下を揃えて送付します。

封筒に退職届を入れる際は、折り方と入れ方に注意します。

まず退職届を下3分の1から折り返し、次に上3分の1を折り返します。

上3分の1を折り返した際、被さる形になりますが問題はありません。

封筒の裏側が上の状態で、三つ折りにした退職届を入れます。

退職届の右上と封筒裏の右上の向きが同じになる点に注意しましょう。

名前はフルネームで記入します。

親しき中にも礼儀ありです。

社内外問わず、無地でシンプルかつ上品な添え状に。

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• 資料送付時はクリアファイルに入れる、もしくはクリップするなど気遣い忘れずに。

英語で添え状を書く際の注意点は、下記のようなことが挙げられます。

・人物名まで宛先が記載されているか

・連絡先に電話番号やメールアドレスが明記されているか

・受け取り連絡が必要な場合はその旨を明記する

・よろしくお願いしますや感謝を伝える言葉で締めくくる

・履歴書を送る場合は、この添え状自体がアピールするためのツールであることを認識しておく

・セールス目的の場合も、添え状がセールスレターになりうる

添え状の基本的な書き方をご紹介します。

日付は必ず右上に記載します。

ビジネス文書を作成するときのルールです。

記入した日付を書けばいいの？

それともポストに投函した日？

日付は、ポストに投函した日を記入します。

和暦と西暦で迷いますが、どっちでもOKです。

会社名を略さないで、日付から一段下がった左上に記載します

たとえばSmart Document(株)みたいに省略せず、Smart Document株式会社と正式名称で。

担当者の名前がわかる場合は「様」を忘れずに。

もしわからない場合は、「採用ご担当者様」または「人事部御中」としておけば失礼がないです。

宛先が長くて見た目が悪くなるときは、改行して見栄えよく整えます。

宛先から一段下げて右に寄せます。

郵便番号や住所、電話番号、氏名の順番が理想です。

電話番号のあとにメールアドレスを記載する場合もあります。

社名と同様、住所も省略せず記載します。

電話番号は連絡の取りやすい携帯番号でOKです。

本文の前置きの文章です。

決まり文句なので深く考えず、Webで以下のような文章を見つけてきてコピぺで済ませましょう。

「拝啓　秋涼の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」

頭語の「拝啓」から書き始め、時候のあいさつを入れた定型文が一般的です。

以下の2つでもOK。

「拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

「拝啓　貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」

頭語の後は1文字スペースを空けます。

時候のあいさつは月によって替わりますが、省略することもできます。

以下は時候のあいさつ一覧なので、ご活用ください。

どこで求人募集を知ったのか記入します。

たとえば「このたび貴社が転職情報サイト××に掲載されていました○○職の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をお送りいたします。」などのように。

募集している職種が多い場合は、事務職や営業職など明記しておくと丁寧な印象です。

あなたのスキルや熱い想いを伝えるアピールポイントです。

「自分は貴社の求めている人材です！」とアピールします。

その会社が欲しているであろう人物像を想像して、プレゼンしてみてください。

書類選考の後、面接を希望していると伝えます。

「お願い申し上げます。」や「何卒よろしくお願いいたします。」などで締めくくるのがビジネスマナーです。

結語も時候と同じで決まり文句です。

会話は「おはよう」から始まて「さようなら」で別れますよね。

「拝啓」で文章を始めたら「敬具」で閉じます。

書類送付するときに忘れないように、同封した書類を記載します。

新卒の内定の書類であれば、履歴書と職務経歴書を何通同封したかを記載します。

Wordで使える添え状のテンプレートをご紹介します。

新卒者で内定がほしいという方はダウンロードしてみてください。

同じく新卒で内定がほしい方、ダウンロードいかがですか。

社内でトラブったとか人間関係で離職を決意した方はこちら。

社内の資料を送付したいという方はご利用ください。

社内で英語の添え状が必要な方にピッタリです。

英語のビジネス文書などを書類送付する際はご活用ください。

拝啓や敬具などは覚えておいて損はしません。

書類送付するときは、正しい文書で失礼のない添え状を作成してみてください。