納品書の書き方とは？注意するポイントも併せて徹底解説

突然ですが、皆さんは「納品書」という書類をご存知ですか？納品書とは、簡単に言えば個人や企業が特定の企業に向けて送る商品などに送付される書類です。コクヨなどが納品書の有名どころでしょうか。個人や企業が相手に商品やサービスの代金を請求する請求書とは全くの別物ですので、間違わないよう注意してください。

また、納品書はビジネスだけでなく、メロンブックスやハンドメイドサイトで作品を送る際も必要となるので、メロンブックスでハンドメイド作品を提供している方も是非、こちらを参考にしてみてください。

「納品書がなくても、相手に商品が届くし必要ないんじゃ？」と思う方も中にはいるでしょう。確かに、この書類がなくとも正確に住所先に届けているのであれば、必要性もあまり感じられないかもしれません。

しかし、納品書の役割は「商品を届けること」ではなく、「商品が何であるのかを示すこと」です。納品書が同封されていれば、一目でこの商品がどのようなものなのかが分かります。そのため、納品書は必要不可欠とも言える書類なのです。なお、納品書はネットでも購入できるので、コクヨなどのメーカーの納品書を購入すると良いでしょう。

通常であれば、納品書の上部に年月日が記載されています。おそらく、初めて納品書を書くという方であれば、ここで躓いてしまう方も出てくるはず。

納品書を書く日を書くのか、それとも発送する日を書くのかなどと悩んでしまう人もいると思いますが、正しくは「商品が相手に届く日」です。

こちらの欄は必須ではありませんし、書いたからといってこちらのメリットなどは特にありません。ただ、取引相手がこの書類を管理したいという場合であれば、納品番号を記載することによって相手も書類を管理しやすくなります。

そのため、手書き及びpcで作成する際にも相手への配慮の意を込めて念のため記載しておくと良いでしょう。

備考は、納品書の下部に記入欄が設けてられており、ここでは、商品などを送る相手にその他伝えておきたいことなどを記載します。特に伝えておくことがないという場合は、必ず記載しなければいけないわけではありませんが、商品自体の内容を確認するよう締めの文を入れておくと良いかもしれません。

宛先では、商品などを配送する相手先の名前を記載します。

ここで注意してほしいのが、「様」と「御中」の使い分けです。ある特定個人へ配送する際は、御中ではなく、「様」を使用しますが、団体企業であれば「様」ではなく、「御中」を使用して記載します。手書きの場合、修正がpcのように即座にはできないので、ここで間違ってしまわぬよう十分注意してください！

自社情報の欄では、自分の会社の名前や住所、電話番号などを納品する相手が分かりやすいように具体的に記載します。普通の会社員であれば自社の情報をそのまま記載しても問題ありませんが、個人事業主の方であれば、自社情報の欄では自分の氏名を記載するので、フリーランスの方はこちらの欄を空白にはせず、自分の情報を正確にかつ分かりやすく記載してください。

なお、自社情報を間違ってしまうと二枚目を書くことになってしまうこで、自社情報に自信がない場合は事前に確認しておくと良いでしょう。

商品情報の欄では、商品の品名や数量、単価、金額を記載します。商品の品名では、取引相手が分かりやすいようにより具体的かつ簡潔に記載しましょう。また、数量ではそれぞれの商品にあった単位があるので、正確に単位まで記載してください。

なお、単価の欄では、消費税は一切関係ないので、税抜き価格で表記し、数量と単価の積を金額の欄に記載しましょう。数量や単価を間違えてしまうと、合計金額まで間違ってしまうので、ミスのないよう入念に記載するよう心がけると良いです。

なお、メロンブックスなどで作品を販売している方は、その作品の詳細を具体的に記載すると良いでしょう。

消費税の欄は、通常であれば商品情報の欄で記載した金額の小計の下に記入欄が設けられております。計算方法としては、小計に0.08(消費税8%)を掛けるだけで大丈夫です。この計算で出た数値を消費税の欄に記載します。ここで、計算式を誤ったりしてしまうと、合計金額が間違ったものとなってしまうので、計算がしっかりと合っているかどうか見直しをしっかりと行うと良いでしょう。

また、最近では軽減税率が導入されているため、軽減税率を考慮する必要がある場合は、くれぐれも間違いがないよう注意してください。

合計金額では、これまで記入した商品の金額の小計に加え、消費税を加えた金額を記入します。通常この項目は消費税の下に設けられていますが、これとは別に、納品書上部にも合計金額の欄が設けられています。最終確認をする際は、消費税の下にある合計金額と納品書上部に記入した合計金額が同じ数値であるかどうかを確認し、全体の計算が通っているかどうかを再度計算し直すと良いでしょう。

また、ここで軽減税率が抜けていると、二枚目を記載しなければいけない羽目になるので、軽減税率にも目を向けて確認してください。

納品書で扱われる印判は基本的に角印とされており、自社情報付近に捺印されます。納品書を手書きではなく、pcで作成する際は電子印の作成が必要となるので、事前に用意しておくと良いでしょう。

手書きで納品書を書く際は、自社もしくは個人の角印をそのまま捺印して構いません。明らかに自社情報とは異なる箇所に捺印した場合、二枚目を記載しなければならないので、正確な箇所に押印しましょう。

こちらが納品書の完成形です。自分が書いた納品書と見比べ、記入漏れはないか、誤字脱字等がないかをこれを参考にして見直してみてください。特に間違いがなければ、納品書の記載は以上となります。

商品と一緒に企業に送付する際は、まず先にコクヨなどのメーカーの納品書を購入して記載項目を記載し、荷物を詰めます。その後、納品書を商品に貼り、そのまま企業へ送付します。この際、納本書は封筒などに納められていない無封の状態で貼り付けるので、封筒の中に入れたまま商品に貼り付けないよう注意してください。また、納品書を貼る前に、再度納品書が正確に記載されているかどうかを確認しておくと、トラブル防止にもなるので再度確認しておくことをおすすめします。

気になる納品書の保管期間ですが、請求書同様10年の保管が義務付けられています。ただし、個人事業主の方であれば保管期間は5年とされています。なお、保管は書類による保管が原則とされているので、メールで送付されてきた際も必ず書類として保管するようにしましょう。

皆さんは印鑑が必要な理由をご存知ですか？その理由はズバリ、書類の「確認」という日本の慣習。しかし、法律で義務付けられているわけでもありませんし、押印しなくとも特に問題はありません。ただ、「確認」という認識のある行為ですので、念のため押しておくと良いでしょう。

押すか押さないかは自由ですが、二枚目だけ印鑑を押すということはせず、印鑑の有無は最低限統一しておくことをおすすめします。

納品書の書き方はだいたい理解できましたでしょうか？

納品書はビジネスだけで用いられるものと認識されがちですが、メロンブックスといったハンドメイド作品を売るショップでも使われるものなので、会社員だけでなくハンドメイド作品を販売している方もコクヨなどの納品書を購入した後、こちらの書き方を参考にして、より良い納品書を作成してください！