営業日報の必要性とは？目的や書き方を徹底解説

営業日報とは、社内に提出する書類のことです。

営業担当者が、その日の活動内容を会社に報告するのに使います。

主に、「いつ、どこで、どういった内容の仕事をしていて、仕事についての反省点＆今後の課題」などを報告します。

営業日報を書く目的は、生産性の向上です。営業日報を書くことで、無駄な作業や改善点が浮き彫りになり、成長につながります。

たとえば、「今日の午前中の作業は失敗だったな…時間かかった。次はクレーンを使って搬入しよう…」みたいな自己反省＆改善の機会を得られるからです。

他には情報共有によってチームの連携がよくなる、部下の行動や悩みを把握することで上司がサポートをしやすくなる、査定や評価をするときに役立つなどが考えられます。

営業日報を書くメリットは以下の３つです。

・ＰＤＣＡで成長につながる

・強みがわかる

・部下に適切なアドバイスができる

ＰＤＣＡとは、Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。

ＰＤＣＡは時代遅れとの声もありますが、それは長期の計画のときであって、営業日報のような１日単位のＰＤＣＡには効果があります。

ＰＤＣＡの機会を得られるところに営業日報のメリットがあります。

営業日報を書くと強みがわかります。

半年から１年のスパンで振り返ると上手くいった営業方法が見えてくるからです。

たとえば、男性より女性のほうが売れる、２０代より３０代のほうが成約率が高い、内向的な人より外交的な人に好まれてるといったような感じで自社or自分の強みが見えてきます。

想像してみてください。子供にひらがなを教えるときのことを。

まず教えることは鉛筆の持ち方ではないでしょうか。

子供も部下も同じでそのときのレベルにあった指導が必要で、レベルを知るのに営業日報が役立ちます。

営業日報を書くデメリットは以下の３つです。

・作成に時間がかかる

・ルーティンワーク

・本来の意味を忘れてる

営業日報を書くのに時間がかかります。

一日のスケジュールを書こうとすると、どうしてもある一定の時間がかかってしまいます。

あたりまえですが、とりかかった仕事が多ければ書きだすのにもひと苦労です。

たとえば、毎日５００回、野球のバットを素振りしているＡ君とＢ君がいたとします。

Ａ君は早く終わらせたいと考えてバットを振っています。

Ｂ君は試合で打ちたいので１球１球イメージしながらバットを振っています。

試合で活躍するのは当然Ｂ君です。なぜなら目的意識が違うから。

Ａ君はバットを振るのが速くなっただけで打てません。

営業日報も一緒で、上手に早く書けるようになっても営業成績は伸びません。

営業日報の本来の意味を忘れています。本来の意味は、生産性の向上です。

・最近、提出率悪いぞ！今日は書けよ？

・書いてある内容が薄いから、もっと具体的に書いて

間違った理由で書かされる営業日報は、生産性の向上にはなりません。

書き方は、ズバリＰＤＣＡ！

朝、出社したら目標を確認しましょう。

例文)

「現場で要領よく作業してもらうため、段取りを組む。」

５Ｗ１Ｈとは、Who（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。

５Ｗ１Ｈを意識すると伝えたい情報が明確になります。

例文)

「10：00－10：30　　Ａ社　　来週の展示会について田中さんと打合せ」

本日の目標を達成できたかどうか自己評価しましょう。

例文)

「段取り組むために現場監督さんと話し合ったのは◎でした。」

本日の作業から改善点を探しましょう。

例文)

「時間の使い方を見直したいと思います。」

 

反省して改善したら、翌日の目標にしましょう。

例文)

「展示会の準備は部下に任せて時間を作る！」

 

例文）

〇１日のスケジュール

10：00－10：30　　Ａ社　　来週の展示会について田中さんと打合せ

11：00－12：00　　現場　　現場監督さんと今後の段取り決め

13：00－15：00　　社内　　展示会の会場準備

15：30－17：00　　Ｃ社　　新規顧客獲得のため外回り営業

18：00－19：00　　社内　　展示会の資料作成

〇業務連絡

今日の目標は、「現場で要領よく作業してもらうため、段取りを組む。」でした。段取り組むために現場監督さんと話し合ったのは◎でした。展示会の準備は順調なのですが、展示会に時間を使い過ぎなのでは？と不安。というのも現場と関わる時間が減ってしまい、上手く連携がとれず現場がスムーズに稼働してない。時間の使い方を見直したいと思います。展示会の準備は部下に任せて時間を作る！

書面のフォーマットをダウンロードできるサイトと無料で使えるクラウドアプリ「営業日報のテンプレートサイト」を４つご紹介します。

「やっぱ営業日報は書面でしょ！」と思われる方はbizoceanでフォーマットをダウンロードしてみてはどうでしょうか。

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毎日、提出する文章なので書きやすく見やすいフォーマットがいいですよね。

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いかがでしたか？今回は、営業日報についてご紹介しました。

また営業日報の導入をご検討されている方は、フォーマットorクラウドアプリをダウンロードしてみてはどうでしょうか。

この記事が生産性向上のお手伝いになれば、幸いです。