今さら聞けない！支払い明細書の意味とは？実際の作成方法を徹底解説

仕事やプライベートで「支払い明細書」と書かれた書類を受け取ったことがあると思います。

「取引した内容がまとめられて書かれているだけなのネ」で終わっているかもしれませんが、いざ自分たちで発行しようとすると「どうやって作成したらわからない！？」となりかねません。

また、どうやって活用したらいいのかわからないという方も多いでしょう。

この記事では支払い明細書の作成方法や活用方法を解説していきます。

そもそも「支払い明細書」というと、まずクレジットカードのものが思い浮かぶと思います。

いつ、どこで、いくらカードを使ったのかまとめて書かれた文書です。

ビジネスシーンでも活用されています。

とくに仕事で見かけることが多いのがBtoB（企業間取引）のときだと思います。

取引先との金銭のやり取りは1ヶ月分まとめて支払ったりしますよね。

支払い明細書がなければ、金額や取引数といった内容でトラブルになりかねないので、事前に支払い明細書で取引内容を双方でチェックします。

こうしたトラブルの大半はどちらかが十分なチェックをしなかったことから起こります。

電話やメールで解決できるならいいですが、裁判を開いてやっと解決できることもあります。

しかし、コストや時間がかかってしまうので、支払い明細書でそうしたトラブルをできるだけ防いでいきます。

過去の取引記録として活用もできるので、保管も大切です。

必ずしも発行しなくてもいい支払い明細書ですが、大切な役割があるので、発行しておいて損はない書類とわかっていただけたと思います。

ビジネスをしていると目的ごとにたくさんの書類を使い分ける必要があります。

なかには似たような書類が重複していることも多いですが、その代表格が「支払い明細書」と「請求書」でしょう。

これらの書類の違いはなんでしょうか？

「支払い明細書」は「行った取引の内容をまとめた」確認のための書類。

「請求書は」「取引を行ったので、いついつまでに、これだけの支払いをしてくださいね」という命令、お願いのための書類です。

請求書で取引の対価として「これだけの金額を支払ってください」と正式に依頼する前に、支払い明細書で双方に金額をはじめとする取引内容のチェックを行う役割があります。

支払い明細書は法律で定められておらず、自分たちで使いやすい様式にしたり、必要に応じて作成方法を変えることができます。

主な作成方法として、既製品に手書きで金額などを埋めていくパターンと自分たちでExcelなどのソフトを使って作成するパターンがあります。

既製品も簡単ですが、コストがかかったり、数が足りなくなったりすると困るので、この記事ではExcelでの支払い明細書作成方法を紹介します。

Excelで新規作成するなら、まずはタイトルとして「支払い明細書」と明記します。

タイトルがなければ、一瞥してなんの書類かわかりませんので、必須とも言えます。

支払い明細書を発行する年月日と相手先の情報を入力します。

日付はタイトルの右隣もしくは右下に記載し、いつ発行したのか明記することでトラブルを防ぎます。

取引先の情報として企業名と担当者名を入力するときには、企業名に敬称をつけないように注意が必要です。

例えば、「〇〇企業 御中　▽○担当者名 様」とした場合、「御中」と「様」で二重敬語になってしまうので、不適切です。

正しくは「〇〇企業　▽○担当者名 様」でOK。

支払い明細書を発行する企業名と担当者名といった情報を記載します。

取引日や商品名、数量、単価などの取引内容を個別に入力していき、それらの取引を合計した総合計を算出します。

このとき総額に消費税の追加を忘れずに行い、できれば税率も示したほうがいいでしょう。

見やすいように配置を変えたり、デザインに工夫をこらしてみたりと細部を調整します。

先ほどもお伝えしましたが、支払い明細書は法律で作成方法が定められていません。

記載内容が前後したり、他の情報を追加したり会社のロゴを表示させたりすることができます。

デザインに気を配ったり、見やすさ、わかりやすさを重視することで取引先との信頼も築いていけるはず。

問題がないようなら印刷をして押印し、取引先に送ります。

テレワークの推進の動きによって、ハンコ廃止の風潮が強まっていますが、まだまだ会社の正式な書類だと証明するためのハンコ文化はなくなりません。

会社印を会社名や住所にカブるように上から押印してください。

上記のようにイチから支払い明細書を自作してもいいですが、時間がなかったり、はじめて支払い明細書を発行するならインターネットでExcelのテンプレートをダウンロードすることをおすすめします。

テンプレートならデザインや見やすいさといった品質が一定以上確保されています。

もちろん有料のテンプレートもありますが、インターネットに出回っている多くが無料でダウンロードできます。

くわしくは下の方で紹介させてもらいます。

グローバル化に伴い、海外の企業に対して支払い明細書を発行する企業も増えています。

記載内容は日本のものと大差ないはずですが、当然外国語や英語で作成します。

トラブルや混乱を避けるために、自分たちでイチから作成するのではなく、外国語や英語で記載されているテンプレートを活用したほうが無難と言えるでしょう。

例えば「支払明細書：無料なテンプレート」というサイトでは未登録で無料のExcel支払い明細書が2種類ダウンロードできます。

1枚目は24品目、2枚目は20品目と前回の残高や当月残高の入力が可能です。

ExcelなのでSUM関数や VLOOKUP関数を利用して自動入力に対応します。

有料の支払い明細書のテンプレートは例えば会計ソフトなどと契約すると使うことができるようになったりします。

こちらは経理関係の人員しか活用できない場合も多いので、無料のテンプレートを使っておけば問題ないでしょう。

この記事では「支払い明細書」について徹底解説してきました。

クレジットカードの利用明細のように、ただ取引内容がまとまっているだけですが、事前にチェックすることで取引先とのトラブルを防ぐことができます。

既製品を使って作成するのもいいですが、Excelなら自由に調整ができるのでExcelで支払い明細書を作成する方法を紹介しました。

一方でテンプレートを活用したほうがいい場合もあるので、自社にあった支払い明細書を作成してください。