データを綺麗にスキャンするコツは？トラブル対処法も解説！

 紙の資料のデータ化やデータ資料の共有化に不可欠なのがスキャン機能です。
しかし、多くの人からこんな声を聞きます。

「綺麗に読み取ることができない」
「データの保存ができない」
「どうやって設定したらいいの?」
「もっと簡単にスキャンしたい」

「EPSONとかのメーカーごとに覚えるのが大変」

そういった人達のために、簡単に綺麗なPDFをスキャンができる方法を紹介させてもらいます。
 

 「スキャンの方法って、めんどうくさそう・・・」

 「メーカーごとに設定方法をマスターするのは大変・・・」

と、思われれている方が多いと思います。

実は、CanonやEPSON、リコーなど、スキャナーの設定の方法にメーカーに関わらず、大きな違いはありません。

せっかく、インターネットで調べたのに、他のメーカーの設定方法だったから、もう一度調べ直さないと・・・ということも起きませんので、設定は意外と楽なんですね。

以下では、WindowsOSのパソコンを例に、スキャンの方法をまとめさせてもらいました。

簡単にまとめると 

①共有フォルダを作成 

②パソコン名を確認 

③印刷機に宛名を登録

これだけで設定は完了です。

 CanonのHPを参考に、フォルダを共有化します。

同じく、上記のCanonへのリンクから「共有フォルダに送信するためのパソコンの情報」を確認します。

WindowsOSでも、バージョンによって、確認方法が異なりますので、注意してください。 

印刷機を操作し、コンピューター名などの必要な情報を入力します。 

接続テストを行い、問題がなければ、印刷機に送信先の宛名として、名前を登録します。 

スキャンをしているとありがちなミスが、資料が傾いたままスキャンしてしまったり、影ができたり・・・といったもの。

これらのことが起きないようにするにはどうしたらいいのでしょうか？

基本は

①しっかり押さえる

②ずらさない

③ゴミを取り除く

といったことが大切になってきます。 

スキャンしたデータに影ができてしまう主な理由は、スキャナーのガラス面と資料が密着していなかったから。

厚い本は大変ですが、なるべく背表紙をガラスに押し付けるようにしてスキャンをしましょう。 

スキャンしたデータが伸びたように表示されることありませんか？

これはスキャン中に資料が動いてしまったから。

動かないように注意してみましょう。 

 ゴミが映りこんでしまうと、もう一度スキャンし直す必要があります。

こまめにスキャナーのガラス面を綺麗にし、スキャンしたデータにゴミが映らないようにしましょう。

「スキャンができない」

「データが保存されなくなった」などのトラブルが起きたこと、ありませんか?

いきなりスキャンができなくなった原因の多くはパソコン側にあり、ほぼ4つに絞られます

①ネットワークの種別が変更になった 

②Windowsの自動アップデートによって、パソコンの設定が勝手に変更された 

③パソコンのパスワードやホスト名を変更した

④共有フォルダを移動してしまい、共有の設定が解除された

スキャンができなくなる原因で一番多いので、まずはこちらをチェック。

ルーターの変更や優先から無線などの接続変更によって、ネットワークの種別が変更になり、接続できなくなります。 

設定を変更するためには、同じWindowsでもOSによって、方法が異なりますので、注意してください。

くわしくは「パブリックネットワークとプライベートネットワークの設定変更手順」をご覧ください。 

プライベートネットワークになっている場合、Windowsの自動アップデートにより、設定が変更になっている可能性があります。 

とくにスキャンができなくなった直前や前日にWindowsのアップデートがされたときは注意。

くわしくは「ファイル共有に必須、ネットワーク探索を有効（無効）にする設定」をご覧ください。 

印刷機に登録されているパスワードやホスト名が変更になったため、スキャンができなくなっています。 

印刷機の設定を再度登録してください。 

共有フォルダを削除してしまったときや別のフォルダに移動してしまったとき、フォルダ名を変更したときは、共有の設定が解除されます。

もう一度共有の設定を行ってください。

上記のトラブル対応を試してみても、解決しなかった場合、「【スキャントラブル】この記事で9割直ります。スキャンができない時の設定確認手順」をお試しください。

「外出先でスキャンをとりたい!・・・けど、印刷機ないし・・・」ということ、ありませんか?

実はスマホのカメラとアプリを使って、簡単にPDFとして保存ができるんです。 

様々なアプリがありますが、オススメはiPhoneでもAndroidでも対応できる「AdobeScan」というアプリ。

初期設定をしてから写真を撮るだけ、という簡単操作。 

ある程度のゆがみや傾きを自動で修正してくれてPDFとして保存してくれます。

撮影に失敗しても、順番を入れ替えることができたり、削除したりすることもできますし、丁寧に書いたメモも文字データとして認識してくれるので、作業効率の向上を図ることができます。 

手元の資料をPDFファイルにしてMacOSに取り込みたいとき、「連携カメラ」を使うことでiPhoneでスキャンしたデータをMacOSに簡単に取り込むことができます。

1）MacOS側のデスクトップ画面を右クリックし、メニュー内の「iPhoneまたはiPadから読み込む」を選択

2）iPhone（もしくはiPad）の項目の「書類をスキャン」をクリック

3）デスクトップ上に「連携カメラ」の待機画面が表示され、同時にiPhoneのカメラが起動

4）iPhoneのカメラで書類を読み取り、完了したら画面右下の「保存」をタップ 

5）デスクトップにスキャンしたデータが保存

 簡単なので、ぜひお試しください。 

綺麗なスキャンをするやり方は簡単。 設定もCanonやEPSONなどのメーカーに大きな違いはなく、スキャンのコツもしっかり押さえたり、ゴミを取り除くなど基本的なことなので、こちらもEPSONなどのメーカーに関係ありません。

トラブルの原因のほとんどは、パソコン側の4つの原因に絞られ、スマホでもアプリを使うことで綺麗にPDFファイルとして保存できるので便利ですね。