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もうこれで恥はかかない!送付状の例文とテンプレート 【書類別】

仕事でお客様などの取引先に書類を郵送する機会がありますよね。 書類の顔とも言える『送付状』、何となくで文章を書いて終わらせていませんか? 間違った文章で赤っ恥をかく前に、ここではシーン別送付状の例文をテンプレートで紹介します。この例文を覚えればもう大丈夫!

もうこれで恥はかかない!送付状の例文とテンプレート 【書類別】

目次

  1. どのような書類に送付状は必要?
  2. 一般書類の送付状の例文と基本テンプレート
  3. 領収書の送付状の例文と基本テンプレート
  4. 請求書の送付状の例文と基本テンプレート
  5. 契約書の送付状の例文と基本テンプレート
  6. FAX書類の送付状の例文と基本テンプレート
  7. 送付状の例文まとめ

どのような書類に送付状は必要?

送付状は、こんな書類を送る場合に必要になります。

  • 挨拶代わりに

例えば友達にプレゼントを送る時、プレゼントと一緒に一言手紙を添えると、

気持ちがこもっている感じがしませんか?

書類を送る際の送付状も、これと同じ意味合いで送る場合があります。

例えば履歴書を送る時・お詫びをする時などに送付状で挨拶をし書類を送ったことを伝えることで最大限相手に敬意を称した丁寧な形式になるのです。

  • まとめ・通知のために

書類を送る時には、様々な種類の書類を何枚も送るときがありますよね。

そんな時、どんな書類を・何枚送ったのかを送付状に付け加えると、

あなたは何て良心的な人何だと思われるはずです。

送付状には、送った書類の内容等をまとめ、相手側にわかりやすく伝える役目もあります。

  • 要望を伝えるために

書類を送る際、それをどうして欲しいのか・交渉など要望がある場合も

送付状をつけることで補足できます。

例えば返送して欲しい書類や返送期限、その書類の扱いについてのお願いを記載するのがいいでしょう。

一般書類の送付状の例文と基本テンプレート

会社・個人宛てのどんな書類にも使える、オーソドックスな送付状を紹介します。

一般的な書類はこのテンプレに当てはめて作れば間違い無いでしょう。

例えば履歴書やお詫び状、申込書などが一般書類になります。

一般書類の送付状①日付

一番右上に作成した日付を記載します。必ず西暦又は和暦を入れましょう。

一般書類の送付状②郵送先

左上に郵送先を会社宛か個人宛かを記載します。

会社宛の場合は       『株式会社◯◯ 御中』

会社の個人宛・個人宛の場合は 『株式会社◯◯ ◯◯ 様』・『◯◯ 様』

一般書類の送付状③自分の会社名等

日付の下には自分の会社名・名前を記載します。

上から順番に、会社名→住所→担当名→電話・FAX番号です。

社内の担当者がいれば担当者名も記入しましょう。

一般書類の送付状④表題

『〇〇のご案内』のように、書類を送ったことについて題名をつける必要があります。一般書類など書類名を特定しにくいものは、総じて書類のご案内で問題ありません。

一般書類の送付状⑤挨拶文

挨拶の言葉です。これはテンプレで大体どんな言い回しの言葉か決まっています。

『拝啓』で始まり、『敬具』で終わります。

中の文章は上の画像の文章以外だと、

 ・貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。  

のようにしても良いでしょう。

一般書類の送付状⑥書類名

書類の内容を書きます。『記』から始まり『以上』で終わるように箇条書きで書類名を書きましょう。書類を入れている順番通りに書くと、相手側に親切ですね。

例えば履歴書・お詫び状・申込書など記入しましょう。

一般書類の送付状⑦特記事項などの記入

最後に送る書類に対しての要望や告知事項等簡単に説明しましょう。また、社内の担当が決まっているようなら社内の質問先も記入するのが良いです。

お詫び状を送る際は、送付状にもお詫びの言葉を記載しましょう。

特になければテンプレのような挨拶でも構いません。特に何も無い場合は、すでに5の部分で挨拶はしているので必ず必要な部分では無いですが、特に履歴書を送る場合などは一言添えると丁寧で思いやりのある送付状になります。

以下から先ほどの一般書類の送付状と重複する部分は説明を省略します。

領収書の送付状の例文と基本テンプレート

領収書の送付状①表題

『領収書送付のご案内』でOKです。

領収書の送付状②挨拶文

挨拶文には、こちらの請求した金額を振り込んでくれたお礼と領収書を送付する旨を伝えます。

領収書の送付状③郵送した書類名

書類内容は『領収書』で良いです。何通あるのかも書きましょう。

請求書の送付状の例文と基本テンプレート

請求書の送付状①表題

表題は『請求書のご案内』などです。

請求書の送付状②挨拶文

この挨拶文で何の請求書を郵送したのかわかるように伝えます。

請求書の送付状③書類名

請求書を何通送ったのか記載しましょう。

請求書の送付状④特記事項などの記入

請求内容の案件のお礼・振り込み期限などを記載しましょう。

契約書の送付状の例文と基本テンプレート

契約書の送付状①表題

表題は『契約書類のご案内』などです。

契約書の送付状②郵送する書類名

郵送内容を記載しましょう。

特に契約書類は大事な書類になりますので、何部あるのかも忘れずに記載すると良いでしょう。

契約書の送付状③特記事項などの記入

契約案件の同意のお礼・返送書類・返送先・署名捺印場所・返送期限は最低でも記載すると相手側にもわかりやすく伝わります。

FAX書類の送付状の例文と基本テンプレート

FAXで書類を送信する場合は、会社内の複数の人間が見る可能性があるので、

送付状には必ず自分の名前や宛先(取引中の担当名)などは忘れないようにしましょう。

FAX書類の送付状①表題

表題は『FAX送付のご案内』などにすると良いです。

FAX書類の送付状②送信数

FAXの送信数を記載します。

FAX書類の送付状③特記事項などの記入

送信した書類をどうして欲しいのか・期限など要望を記載しましょう。

送付状の例文まとめ

いかがだったでしょうか?

各書類ごとの送付状の例文をテンプレでご紹介しました。

書類のやり取りは社会人なら必須です。

マナーを守った丁寧な送付状を心がければ、あなたの仕事もより円滑になること間違いなしでしょう。

nanami

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