簡易版！無料のプライバシーポリシーテンプレート5選

プライバシーポリシーとは、インターネットから収集した個人情報をどう扱うのかを、サイトの管理者が定めた規範のことです。

ブログでよく目にしますよね。 

個人情報保護方針とも言い表されるプライバシーポリシーですが、インターネットで広告を出すときや取引先から掲示を求められたときなど、作るきっかけは人それぞれかと思います。

もしかしたらコピペで適当に作ったという方もいるかもしれません。

ですが安易なプライバシーポリシーの運用は危険です。

プライバシーポリシーには個人情報の使用目的を記載しますが、あまり深く考えず記載すると、数年後に違う目的で個人情報を利用したくなったとしてもあとの祭りです。

個人情報の取り扱いは非常にシビアです。

個人情報を捜査機関に提供して大問題になったり、顧客情報を満足に運用できなかったりと、企業イメージや取り掛かっている事業に悪影響が出ることもあります。

そうならないためにも、プライバシーポリシーを作成するときは十分注意しましょう。

ブログでよく見るプライバシーポリシーの記載項目を紹介します。

個人情報取り扱いについての基本方針を記載します。

個人情報の重要性を認識していること。

法令を遵守しているといった内容を記載します。

個人情報の取り扱いに関する基本的な項目です。

プライバシーポリシーで記載されている言葉の定義を説明しましょう。

たとえば個人情報の定義や個人データの定義です。

法律上、個人情報と個人データは違うものとして扱われています。

個人データは個人情報より大切に保護されており、個人情報より個人データのほうが、扱いに関して厳しいです。

個人情報の取得方法についても記載が必要です。

「偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。」(個人情報保護法第17条1項)と定められています。

適法に取得し、違法に取得してはいけません。

個人情報を扱うときは、法律を遵守して取得しましょう。

プライバシーポリシーに明記されていない利用はできないので、個人情報の利用目的を記載する際は十分注意しましょう。

利用目的以外の使用は違法です。

個人情報保護法第18条には、個人情報取得時は個人情報の利用目的を公表する、または本人に伝えること、と明記されています。

個人情報の利用目的は必ず記載しなければならず、個人情報の種類で利用目的が違うときは、種類ごとの記載が求められています。

個人情報には下記のような種類があり、種類ごとに個人情報の利用目的が必要です。

・顧客の個人情報

・見込み客の個人情報

・取引先の個人情報

・商談中の個人情報

・従業員の個人情報

・求職者の個人情報

原則として、プライバシーポリシーに記載のない利用はできません。

たとえば「商品の配送のため」という利用目的で取得したメールアドレスに、告知のためのメール送信はNGです。

あらゆるシチュエーションで個人情報を扱うことを想定して、網羅的に記載しておくのが得策です。

個人情報保護法第20条では、個人情報の漏えいが起きないよう適切に管理することが明記されています。

個人情報が流出すると、マスコミが大騒ぎしテレビが賑わいますよね。

そういった事態を防ぐため、USBの持ち込みを不可としている企業も。

個人情報は厳重に管理しなければならず、もし流出してしまうと取り返しがつきません。

提携先やグループ企業と個人データを共有する場合は、共同利用について下記の項目を本人に通知、公表することが義務付けられています。

・個人データを共同利用すること

・共同して利用される個人データの項目

・共同して利用する事業者の範囲

・責任者の氏名又は名称

共同利用の予定なければ不要です。

個人データを共同利用する場合は、これらの項目をプライバシーポリシーに記載しましょう。

第三者に提供する場合は下記の項目を本人に通知 or 公表義務があります。

・個人データを第三者に提供すること

・第三者に提供する個人データの項目

・第三者への提供の方法

・本人の求めがあれば第三者への提供を停止すること。

・第三者への提供の停止についての本人の求めを受け付ける方法

ただし平成27年9月に、個人情報保護法が改正されたので注意しましょう。

この改正を受けて、個人データを本人の同意なく第三者に提供するときは、個人情報保護委員会への届け出が必要になりました。

個人データの開示、訂正等の手続きについて、個人情報保護法第27条で決められています。 

企業が個人データを所有している場合、開示請求したり、間違いの訂正に応じたりする手続きを定めて公表する義務があります。

開示や訂正の手続きをプライバシーポリシーに明記しておきましょう。

相談や苦情の連絡先は、「本人の知り得る状態」にしておく必要があります。

個人情報保護法第27条1項4号と個人情報保護法施行令第8条1号に記載。

プライバシーポリシーには、苦情の申し出先の記載が求められています。

webサイトを通して個人情報を取得することがある、なおかつSSLを導入しているなら、その旨をプライバシーポリシーに記載するのが一般的です。

SSLについての記載があれば、webサイト利用者が安心し信用に繋がります。

webサイト経由で取得しないのであれば必要ありませんが。

webサイトでCookieを利用している場合、利用者個人の身元を特定するものでないということを記載するのが一般的です。

SSLと同様、 webサイト利用者が安心します。。

ECサイトを運営する予定があれば記載しておきましょう。

プライバシーポリシーに明記されていない使い方をするとクレームになります。

もしプライバシーポリシーに利用目的がないにもかかわらず、個人情報を運用してしまった場合、メディアで大きく取り上げられ企業の存続すら危ぶまれます。

たとえば、防犯カメラの利用目的について明記していない場合、顧客の購入履歴を税務署や警察に情報提供することが示唆されていないのに情報提供した場合などは、テレビやネットの炎上案件です。

プライバシーポリシーの利用目的と、実際の利用方法が食い違うとトラブルになるので注意しましょう。

ワードで使える無料のプライバシーポリシーテンプレートを紹介します。

ブログ見るたびに気になってたという人も多いプライバシーポリシー。

見るだけなら問題はありませんが、作る方は意外と大変です。

もし導入する際は、個人情報は炎上案件ということを忘れず作成してください。