推薦状の書き方とは？ シーン別のテンプレートもご紹介

その人のスキルや能力、特性を保証する推薦状。この推薦状は、学校の大学院への進学や転職、昇格などあらゆる場面で活用されています。おそらく、当時学生の頃推薦で大学院又は高校、大学へ進学したという方も中にはいるはず。

その人の人生を大きく左右させるそんな推薦状ですが、推薦状の基本的な書き方やマナーをしっかりと理解できていなければ推薦に大きく影響を及ぼしかねません。そのため、推薦を依頼する前に一度例文を参考に基本的な書き方を再確認しておきましょう。

推薦状を書き始める際、まず記載するであろう体裁。体裁といっても、あまりピンとかない方もいるでしょうが、簡単に言えば日付やタイトル、宛名にあたる部分です。

日付は特に問題なく書けるとは思いますが、問題はタイトルでしょう。タイトルでは、この推薦状が何に関する推薦状なのかを示す重要な部分となります。そのため、相手にも分かるようより具体的に記載しなければなりません。しかそ、具体的であっても長すぎるタイトルはNGです。全体の体裁を整え、バランスの良い書類に仕上げるためにはタイトルを短めに記載しなければなりません。

実際にタイトルを記載する際は、抽象的すぎず長すぎないバランスの取れたものにまとめましょう。なお、日付や宛名が漏れてしまうと、推薦した日の証明ができなかったり、相手が誰にあてて綴られているか分からないということが起こりうるので、記入漏れのないよう注意してください。

推薦状の書き出しとしては、まず推薦される本人と推薦状を記載する人との関係性を明記しなければなりません。というのも、本人と一切無関係の者が推薦状を書いていても当然説得力はありませんし、場合によっては推薦状としての効力も無効化されてしまう可能性もあります。

そうならないためにも、本人と推薦状を記載する人がどういう関係であるのか、推薦状を記載する人はどういう立ち位置で本人を見ているのかをしっかりと明記する必要があるのです。

推薦状の効力にも大きく影響を及ぼす推薦状を記載する方の署名。推薦状によっては、推薦状を記載する人の印鑑が必要となる場合もありますが、通常の推薦状であれば所属と氏名のみで問題ありません。

署名を記載する箇所は特に定められておりませんが、書類右上の日付下部に所属と氏名を記載するのがベターです。こちらも抜けてしまうと効力に大きく影響を与えてしまう可能性があるので、本人との関係性同様に書き忘れのないよう十分注意してください。

推薦状のメインでもある本人の評価。推薦状ですので、推薦される人の長所などといったアピールポイントを記載しなければなりません。

アピールポイントとしては、本人の特性だけでなく、本人がどこでどのような活躍をしていたかや集団の中でどのような立ち位置であったかなど具体的に記述するとよいでしょう。

なお、アピールポイントを記載する際は、本人と適合した企業が求めているようなスキル及び能力を偽らなく記述するとより良い推薦状に仕上がります。

推薦状の本文を締める結びの文。この項目では、本人が推薦先へ進学もしくは就職などをした際のメリットなどを書き上げます。

例えば、「(氏名)はリーダーシップを充分に発揮し、協調性も備わっているため、貴社に採用していただけましたら貴社に必ず貢献してくれると信じております。」など、再度アピールポイントを述べてからメリットを記述すると説得力もより高まります。

ちなみに、推薦状を自分で郵送する際は封筒が必要となります。封筒サイズは用紙に合うものであれば問題ありませんが、自分で封筒に宛名などを記載しなければなりません。これから自分で郵送しなければならないという方は、封筒の宛名の書き方も抑えておくと良いでしょう。

ここまで、推薦状の基本的な書き方をご紹介しましたが、おそらく推薦状の書き方だけ理解できても実際に記載する際不安だいう方もいるでしょう。そんな方のために、これから各シーン別で活用できる推薦状の例文をいくつかご紹介していきます。是非、こちらの例文を参考に推薦状を作成してみてください。

学生さんの方が就職する際にも推薦状が必要となるケースがあります。こちらのテンプレートでは、本人の特性や成績、クラスの中での立ち位置などに関して述べられており、企業に就職後貢献することを保証した文が綴られているため、全体的に説得力もあり、本人と企業との適性の度合いが計りやすい推薦状に仕上がっております。

なお、こちらの推薦状は推薦される本人が書くものではありませんが、連絡が確認できましたら読んでいただいたお礼などを伝えるとより丁寧な対応となるでしょう。

自分の会社に勤めている社員を他の企業へ推薦する社員推薦。優秀なスキルや業績を備えている社員であればよく推薦されますが、この際も推薦状は必要となってきます。

こちらのテンプレートでは、社員の勤務数や秀でているポイント及び企業に適している旨を述べております。また、書き初めに推薦状として丁寧な出だしで書き始めているので、相手の企業にも好印象を持たれやすく比較的読みやすい推薦状に仕上がります。

なお、こちらのサイトでは無料会員登録が事前に必要となるので、ダウンロードする際は先に会員登録を済ませておくことをお勧めします。

推薦状の中には、関係性のある他者が本人を推薦するものだけだなく、本人が自分で自分を推薦先に推薦するものもあります。いわば、自分のスキルや能力といったアピールポイントを直接推薦先へ提示するということです。

こちらのテンプレートでは、自分がどこの誰であり、どのような経緯で推薦したかを先に述べてからアピールポイントを述べております。そのため、全体的に躓くことなくスムーズに読み通せるので、推薦状としては完璧なフォーマットとなっております。

なお、見事推薦が通った際はお礼の気持ちを直接伝えると好印象を持たれやすいです。

大学院へ進学するや就職する際、担当の教授に推薦状を依頼しなければけらないケースがあります。推薦状を依頼する際は、極力直接会って依頼するのがマナーですが、どうしても直接依頼できない際はメールでの依頼も可能となっております。

メールに記載する内容としては、推薦状依頼の旨だけでなく、なぜ推薦状が必要なのか、直接依頼できない理由とそのお詫びが挙げられます。先程も記述しましたが、マナーとしては直接依頼する方が求められます。なので、どうしても直接依頼できない際はお詫びの文を必ず記載しておきましょう。なお、メール本体の推薦内容等が長すぎたり、適切な敬語が使えていなかったりしないよう注意し、返信が返ってきたら必ずお礼の言葉を伝えましょう。

大学院への進学や転職、昇格といった特定の人の人生を大きく左右させる推薦状の基本的な書き方は理解できましたか？推薦される人にとっては、とても重要な書類でもあるので、実際に推薦状を書き上げる際は、記入漏れといったミスをしないよう本記事でご紹介した例文を参考にして記載すると良いでしょう。

また、日程が合わないなどでどうしても直接依頼することができず、メールにて推薦状を依頼しなければならない際は必要とされる項目を漏れなく全て記述し、ご無礼のない丁寧かつまとまりのあるすっきりとしたメールに仕上げてください。なお、メールにて返信が来た際は必ずお礼の言葉を先に伝えましょう。