年次有給休暇管理簿とは？作成義務や保管期間を徹底解説

最近、労働局が推進している働き方改革のシステムによって労働基準法の一部が訂正され、年次有給休暇が10日以上権利上付与されている株式企業などの労働者は、特別な理由がない限り最低5日間時季を定めて有給休暇を取らせることを義務として定められました。

そんな法律により労働者へ有給休暇を与えた際、「年次有給休暇管理簿」というものを作成しなければならないのです。この年次有給休暇管理簿ですが、これは有給取得日数や時季などを管理するための書類を意味します。

しかし、いきなり労働局による働き方改革や年次有給休暇管理簿と言われても、何を書けばいいか分からないし、どんなシステムかも理解できていないから作成するのも一苦労だという方が多いはず。ここでは、そんな方のためにこの書類の基本的な書き方や記入する上で便利なExcelといった普段利用しているツールト向けの雛形をいくつかご紹介していきます。

いざ年次有給休暇管理簿を作成しようとしても、いつ作成すれば良いのか分からないという方も多いはず。中には、有給休暇を権利を取得した日である基準日に作成してしまう方もいるでしょう。

ひとつ言えるのは、年次有給休暇の管理が得られる基準日には作成する義務というのは発生しないということです。というのも、法律上では株式企業などで働いている労働者もしくは使用者が有給休暇を請求した瞬間にこの書類を作成する義務が発生するシステムとなっているのです。

しかし、請求されてからExcelといったツールで1から作成するとなると、時間的にどうしても作成できないというケースがあるため、特に罰則等も生じないので基準日当日に前もって作成しておくことをおすすめします。

年次有給休暇管理簿を作成する際、まず記入しなければならないのが有給休暇を得た日数です。なお、実際に記入する際は、労働者自身が企業へ有給休暇を請求した場合のみならず、企業が労働者に対して時季を指定して有給休暇を与えた日数もこの項目にカウントします。

この項目に不備等があると、使用者は正確な有給休暇日数を把握することができなくなってしまうので、実際に有給休暇日数を記入する際は基準日から1年間で得た日数を不備なく正確に記入しましょう。

先程から「基準日」というワードが出てきていますが、基準日とは一般的には企業に入社したその日から半年経過した後に有給休暇を得る権利が発生する日を意味します。しかし、企業で働く労働者の基準日全て把握するのは少々困難なため、企業によっては入社日がいつであろうと一括して基準日を定めている企業もあるのです。その場合は、企業が定めた基準日を年次有給休暇管理簿に記入します。

もし、自社が入社から半年後を基準日とするシステムであるのであれば、労働者ごとに基準日は異なってきますので誤りのないよう十分注意してください。

年次有給休暇管理場の項目の冒頭にて「有給休暇の日数」に関して説明しましたが、これだけでは日数に関する情報が明らかに足りていませんので、より具体的な情報である「時季」について記入しなければなりません。

時季を記載する項目では、労働者が有給休暇を得た日付を記入します。明らかに逸脱した書き方でなければ、書き方は基本的には自由ですが、5月28日というような記入の仕方をおすすめします。もし、Excelといったツール用のテンプレートを利用する場合は、日付のフォーマットもすべて用意されているので、年次有給休暇管理簿を作成する場合は是非、テンプレートを活用してみてください。

年次有給休暇管理簿の記入項目として最後にあげられるのが「入社日」です。こちらの項目の記入は必ずしなければならないというものではありませんし、基準日が記入されていれば特に必要というわけでもありません。

しかし、企業によっては勤務している年数に応じて付与される有給休暇の日数が増えていくので、念のためにこの項目を記載することをおすすめします。

年次有給休暇管理簿のみならず、その他の種類にも保管期間というものが存在します。法律上では、株式企業といったすべての企業は年次有給休暇管理簿をそれぞれの基準日から1年を越えたのち、3年間保管しなければなりません。

つまり、基準日が2020年の4月1日であれば、1年経過したのち3年間の保管となるので、2024年の4月1日までが年次有給休暇管理簿の保管期間となります。中には、最初の基準日から3年間とカウントしてしまうケースもあるのでくれぐれも最初の1年のカウントを忘れないように注意してください。

ビジネス向けのテンプレートサイトの中ではあまり知られていないサイトですが、年次有給休暇管理簿は計3つ用意されており、全てExcelに対応したテンプレートとなっております。どうしてもExcelで作成したいという方は是非、こちらからダウンロードしてみてください。

ビジネス用のテンプレートサイトの中でも特に利用者の多い大手テンプレートサイトです。ただ、年次有給休暇管理簿のテンプレート数はWord用の1つのみとなっているので、Excelにて作成したいという方にはあまりおすすめできません。

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ただ、こちらも年次有給休暇管理簿のテンプレートはExcel用1つのみとなっているので、多く掲載されているサイトを利用したいという方にはおすすめできません。

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近年、株式企業といったすべての企業に向けて労働局が推進している働き方改革が実施され、労働基準法といった労働のシステムが大きく変化しました。中でも、労働局によれば年次有給休暇に関する法律は有給休暇として10日以上付与される労働者に対し、5日以上取らせることが義務化されるなど有給休暇に関する法律も改訂されています。

さらに、企業が労働者に時季を指定して有給休暇を取らせる場合、「年次有給休暇管理簿」という書類を作成する必要があるので、実際に作成する際は基準日といった記載項目や作成時期、保管期間等をしっかりと理解し、本記事でご紹介したようなテンプレートを活用して作成すると良いでしょう。

なお、テンプレートによってはExcelやWordなど対応しているツールが異なりますので、自分が利用したいツールに対応したテンプレートを活用すると良いでしょう。