海外への納品時に使える!メールで使える英語のフレーズと納品書の書き方

英語の納品書を作成する場合には、テンプレートを利用するのが一番簡単ですが、英語のテンプレートを使うときに、テンプレートに書かれている単語や書き込むフレーズがわからなければ、作成することができません。このあと納品書によく使われる納品書英語の単語やフレーズをご紹介していきましょう。

日本語で作る納品書でも、使われる言葉は決まっていますが、英語でも同じように納品書英語で使う単語は、ある程度決まっています。納品書英語を押さえておけばテンプレートを使いこなすことができます。この下にご紹介しているのが、納品書でよく使われる英単語です。

単語と同じように英語の納品書でよく使われる英語のフレーズもあります。フレーズを覚えてしまえば、納品書だけでなくメールのやり取りなどでも活用できます。ビジネスでよく使われる、納品書英語に関わるフレーズをご紹介します。

親しい間柄ではメールなどで英語のフレーズや単語を略して使う場合があります。 frequently asked questions が　FAQ（よくある質問）であったり、 invoice がinv.(送り状）のように略されます。しかしビジネスでは略さず正しい言葉を使うことをお勧めします。

納品書を英語で表す言葉は他にもあり、「Statement of delivery」もよく使われています。Statement of delivery と Delivery noteは使い方に違いはあるのでしょうか。「Statement」は「報告書」という意味があり正式文書のイメージがあります。

一方の「Delivery note」は「受領書」という意味も持っていて、どちらかというとカジュアルで略式なイメージです。貿易で使われている「Invoice」や「Packing　List」は、発送の際に必ず必要な書類ですが、「delivery Note」は必ずしも必要なものではありません。

英語の納品書を書く時には必要な項目があります。取引先のフォーマットが決まっている場合には、フォーマットの必要事項に合わせて記入しますが、一般的に利用されている英語の納品書の項目について、ご案内させていただきます。

発送元の郵便番号・住所・会社名を記入します。英語の住所表記は日本語とは逆です。一番頭に番地や丁目がきて町・市（区）・都道府県・国名（日本）の順に書きます。東京都港区六本木1-2-3は、1-2-3 Roppongi Minato-ward,Tokyo,Japan となります。

同じように送り先の郵便番号・住所・会社名を記入します。送り先の部分はMESSRSと書かれていますが、日本語の意味では「御中」のような意味になります。送り先に関わる部分ですので、会社名などスペルミスに気を付けましょう。

「 Description 」は説明という意味ですが、この欄に商品名を記入します。それぞれに単価・個数・合計金額を記入します。記入方法は日本の納品書と違いはありません。記入漏れがないようにチェックしながら書き込みましょう。

合計金額欄に必要事項を記入します。TAXRATE（税率）や輸送費などの記載が必要であれば、それぞれに記載します。備考欄は納品書項目以外に書き込みが必要な事項について記載します。書類によっては支払い方法(Payment due by)や支払期日（Payment Date）などの記載があります。

英語で納品書を作成する時に注意しなくてはならない点はどんな部分でしょうか。納品書という意味では英語であれ日本語であれ、「正しい内容を間違えずに記載する」ということについて変わりはありません。注意するべきなのは作成した納品書の取り扱いです。

海外へ大量に荷物を送る際、箱の数が何箱もあったとしても納品書は1枚だけで大丈夫です。1取引に対して1枚の納品書が一般的です。ただしそれぞれの箱の明細にいくつ商品が入っているのか、個数の表示は必要になります。

納品書は通関に必要な書類ではないため、取引先によっては専用のフォーマットを作っている場合があります。初めて取引をする相手の場合は必ず確認が必要です。また納品書を受領書として利用したい場合には、相手が受領のサインをする欄を作成しておきましょう。

せっかく作成した納品書が輸送の際に剥がれてしまったり、相手が指定した箇所に貼られていなかったりして、荷物の確認ができない場合には、送った荷物が返されてしまうような最悪の事態も考えられます。荷物に貼る場合にも荷物の中に入れる時にも注意しましょう。

ここまで英語で作成する納品書の書き方や、メールなどでも利用できる単語やフレーズをご紹介しました。国内とは違い何かトラブルが発生すると、連絡や配送の手続きなどに時間がかかってしまいます。書類の作成に十分注意してスムーズな取引を目指しましょう。