今更きけない経緯報告書の書き方とは？具体的な書き方とポイントを徹底解説！

それでは、まずは書き方を解説する前に経緯報告書とは一体どのような書類なのかについて説明していきます。経緯報告書とは、別名「経過報告書」とも呼ばれており、何らかのトラブルが生じ、未だ解決できていない段階に、そのトラブルの経過を上司に報告する書類のことをいいます。

トラブルが生じた際、他にも記載する必要がある書類がありますが、経緯報告書はその中の一つで、トラブルが解決できた際に作成する「顛末書」と呼ばれる書類とはまた違った書類です。

今回は、そんないくつかある書類の中でも経過を報告する際書類である経緯報告書の書き方について詳しく解説していきます。

まず、経緯報告書に記入される項目は「導入文」「発生日時」「発生場所」「内容」「原因」「経過」の6つがあります。厳密に言えば、他には基本的な項目であるタイトルや氏名などがありますが、それを除けば6つの項目を記入するだけで経緯報告書が仕上がります。

しかし、後ほど説明する社外経過報告書の場合、「相手の企業名」や「締めの文」などといった項目の記入が必要となり、さらに丁寧な書き方が求められます。どちらにせよ、これからご紹介する5つのポイントを意識しながら、より相手が読みやすく見やすい経緯報告書に仕上げる必要があります。

基本的な経緯報告書の書き方を抑えることができましたら、次に経緯報告書を実際に記入する際に抑えておきたいポイントについて見ていきましょう。経緯報告書は、顛末書とは異なり、現在トラブルが生じている段階で作成するもので重要度も高い書類ですので、これからご紹介するポイントをしっかりと把握しておきましょう。

こちらは多くの書類で言えることですが、実際に経緯報告書を記入する際は「だれが、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」という5W1Hを意識しなければなりません。というのも、経緯報告書は現在トラブルが発生している段階を報告するものですので、その分重要性が高く、より具体的にトラブルに関する経過を報告しなければなりません。

例え個人でのトラブルだとしても、会社に影響を及ぼすトラブルであれば個人でのみ管理するのは危険です。なので、上司が読んで分かりやすくかつ経過を具体的に記入するようにしましょう。

ちなみに、5W1Hを必ず全ての項目に入れる必要はありませんが、具体性を求められるような項目の場合は極力全てを伝えられるよう意識しましょう。

経緯報告書は、上司がトラブルに関して把握するための書類ですので、トラブルが起きた経緯けら現状までしっかりと把握できるように時系列に記入する必要がありません。もし、時系列に記入できていなければ、いつどのようなことが起きたかを正確に把握することができず、トラブルの現状を上手く統合できない可能性があるので、必ず時系列に沿って記入してください。

もし、内容そのもののボリュームが多い場合は、無理やり1枚に埋め込むのではなく、時系列に沿って簡潔にまとめる項目のみを2ページ目に分けるなど工夫してみるとよいでしょう。

後ほど説明しますが、経緯報告書の中には社外向けの経緯報告書というのもあり、より丁寧かつ具体的な内容に仕上げなくてはなりません。当然、自分一人の見直しだけですと、文書が具体的かどうかが個人的な観点からみた見方となってしまいます。

ですので、もし一度経緯報告書が完成したら、その文書に使われている敬語が適切な形式かどうかや具体的な内容で社外の方が読んでも分かりやすいような文かどうかを確認してもらうと良いでしょう。

今回は、テンプレートのご紹介ではなく、経緯報告書の書き方に関する解説ですので、おそらくエクセルなどで一から作成するか、ベースとなるテンプレートを用意して作成すると思いますが、前者の場合は特に導入の文と締めの文に注意しなければなりません。

導入の文と締めの文はどちらも日本語的に間違いやすい文ですし、誤解を生みやすい箇所でもあるのでミスのないようしっかりと適切に記載しなければなりません。また、「拝啓」や「敬具」は社外向けの経緯報告書であれば必要不可欠なものですので、どちらも忘れずに付け足しましょう。

中には、経緯報告書をメール形式で提出するというケースもありますが、メール形式の場合どうしても、どこからどこまでが経緯報告書の内容なのかが分かりづらくなってしまいます。読み手にとってもかなり読みづらい文書となってしまうので、導入の文と締めの言葉を上手く活用して経緯報告書の内容にまとまりをつけると良いでしょう。

また、件名の欄では、その書類が何かを明確に示すために、「〜に関する経緯報告書」と記入しておくと一目でどのような書類かを把握できるので、件名を記入する際は先ほどの文を参考にしてみてください。

経緯報告書は、社内向けと社外向けの大きく分けて2種類に分けられます。社内向けの経緯報告書と社外向けの経緯報告書の決定的な違いは、名前の通り経緯を報告する先が社外か社内かで分けられます。

社内でトラブルが生じ、そのトラブルが自社以外無関係の場合は社内報告者で問題ありませんが、トラブルが生じた場所が自社ではなく他の施設であったり、トラブルで発生した損失等が他社に関係のあるものであれば、後者の社外報告書を作成する必要があります。どらにせよ、実際に記入する際は、先ほど説明したようなポイントを意識しながら作成すると良いでしょう。

今回は、社内もしくは社外で起きてしまったトラブルの経過に関して記載する経緯報告書について説明しましたが、実際の書き方や書く際のポイントはしっかりと把握できましたか？書く際のポイントとしては、「だれが、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」という5W1Hを意識するだけでなく、時系列に沿って書くことを意識しながら作成しましょう。

さらに、経緯報告書は大きく分けて社内向け経緯報告書と社外向け経緯報告書に分けられますので、報告しなければならない相手が自社なのかそれとも社外なのかによって違ってくるので、今一度確認しておきましょう。