今すぐ使える！不採用通知メールの文例集

「不採用通知」とは求人に応募してくれた方に対して「応えることができなかった」と伝えるために送る、いわゆる「お祈りメール」のことです。

手間がかかるので「不採用通知は送りたくない」と考えている方も多いのではないでしょうか？

しかし、不採用通知を送る理由もシッカリあるので、できることなら不採用通知は送ったほうが安心です。

この記事では不採用通知に関する基礎知識の解説とその例文を紹介させてもらいます。

不採用通知を送る一番の理由は「感謝を示すため」にあります。

多くの業界・企業で人手不足が叫ばれて久しいですが、そんな中で求人募集に応募してくれた方に対してお礼を伝えつつ、応えられなかったことに対して謝罪を行います。

マジメな応募者ほど受ける企業を絞っていることが多く「採用か不採用か分からない状況で他の企業を受けることができない」という方もいます。

そうしたこともあり、不採用通知は送ったほうが良いと考えられます。

「応えることができずに申し訳ないから」「失礼だから」という理由で電話や文書を郵送して不採用を伝えていませんか？

悪いことではないですが、これではコストも業務の負担も大きくなってしまうので、メールで不採用通知を伝えてみませんか？

一昔前ならともかく、今は多くの人が個人のメールアドレスを持つようになりましたので、失礼と思われない程度には不採用通知をメールで送っても問題ありません。

一方で今でも郵送や電話が活躍する場面があります。

例えば、履歴書や作品を返送するときには郵送にすることが普通ですし、内定の連絡などの少数の人に正式に伝えたいときは電話が活躍しています。

ただし、電話では「言った。言わない。」の記録が残らないので、通知を行う前後で文書を郵送して記録を残すようにします。

「メールで不採用通知を送っても良いことは分かったけど、なにか注意することはないの？」と疑問に思われる方もいると思います。

たしかに、文書には文書の、電話には電話特有のマナーや注意があるように、メールでの不採用通知を送るための注意もたくさんあります。

この記事ではとくに注意していただきたい「件名」と「宛名」についてお伝えしていきます。

求人募集に応募して不採用になってしまった方には、少数の求人に絞って応募している方もいれば、より多くの求人に応募している方、メールの受信数が多い方など、さまざまです。

他のメールに埋もれてしまわないように件名を分かりやすく、簡潔にまとめなければなりません。

なぜなら、本文は表示されなくても、「誰が」「どんな件名の」メールを送ってきたのか表示されるメールソフトは多いからです。

ほとんどの人はメールの送信元と宛名をざっと見てから「メールを読む。読まない。」の判断をしています。

そのため、件名をおろそかにすることで、万が一不採用通知メールが見落とされてしまうと、後々のトラブルになったり悪い印象を与えてしまうことにもなりかねません。

よって、件名は分かりやすく、簡潔にまとめてより多くの人に不採用通知を知らせなければなりません。

分かりやすい件名の例を挙げると以下のようになります。

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇

件名：《〇次選考の通知》株式会社〇〇

注目させたい部分を特殊な「」でくくることで目立たせ、分かりやすくなります。

不採用通知メールを毎回イチから作成するのは大変なので、テンプレートを活用したりほかの応募者に送った内容をそのまま送るという方もいると思います。

それが悪いことだとは思いませんが、最低限、応募者の名前くらいは略さないようにしてみませんか？

そのまま再利用するのであれば、メール冒頭の宛名を略したり「貴殿」などの代名詞を活用して不採用通知業務の効率化をすることができます。

しかし、これでは「テンプレート感」が残ってしまうので、印象が悪くなってしまいます。

たとえテンプレートを利用するとしても、応募者の名前を入れるだけで印象は良くなるので必ず宛名を入れるようにしてください。

ここからは不採用通知メールの例文を紹介させてもらいます。

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇 

〇〇様

この度は弊社新卒採用試験にご応募いただきありがとうございます。

株式会社〇〇、採用担当〇〇です。

さて、〇〇様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願い致します。

末筆になりますが、〇〇様の今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

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株式会社〇〇

採用担当〇〇

東京都〇〇区〇〇 0-0-0

TEL：000-0000-0000

Mail：aaaaaaaa@aa.ac.jp

件名：《〇次選考の通知》株式会社〇〇 

〇〇様

株式会社〇〇、採用担当〇〇です。

この度は数多くの企業から弊社にご応募いただき誠にありがとうございます。

また、お忙しいなか先日は弊社の面接にご足労いただき重ねてお礼申し上げます。

さて、〇〇様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

履歴書等の応募書類に関しては返送せずにこちらで責任を持って処分させていただきます。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願い致します。

末筆になりますが、〇〇様の今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーー

株式会社〇〇

採用担当〇〇

東京都〇〇区〇〇 0-0-0

TEL：000-0000-0000

Mail：aaaaaaaa@aa.ac.jp

例文・テンプレートを2つ紹介させてもらいましたがいかがでしょうか？

正直言って「どこがどう違うのか分かりにくい」と感じたのではないでしょうか？

つまり、例文・テンプレートを一つ知っておくだけで、さまざまな不採用通知メールに活用することができるので便利です。

先程もお伝えしたように宛名だけは注意して編集してください。

万が一、ほかの応募者の名前が残ったままでは不採用にする以上に失礼なことになってしまいます。

採用業務を担当していると不採用通知メールに対して返信が来るときがあります。

担当者に好印象を与えて今後に活かしたり不採用の理由を知りたいといった理由からですが、不採用通知に返信する義務はないので、返信に対する返信も不要と考えるのが妥当と言えます。

もちろん返信しても問題ないことが大半ですが、トラブルになることもあるので、こちらについては担当者の方に判断してもらえたらと思います。

不採用通知メールの基礎知識と実際に使える文例を紹介させてもらいました。

メールで送っても失礼に当たらないと考える人が増えてきましたが、それでも不採用通知メール特有の件名や宛名には注意が必要なので、それらに気をつけてください。