代用は効く？今さら聞けない納品書と領収書の違いとは？

「納品書って、領収書や請求書の代わりにならないの？」

代わりにはなりません。

「なんで？なんで？」

納品書と領収書、請求書の違いがわかれば「代わりにならない」ということがわかります。

ただ、1つにまとめることはできます。たとえば、納品書と領収書が兼用になった「納品書兼領収書」や納品書と請求書が兼用になった「納品書兼請求書」のように。

 「納品書」「領収書」「請求書」の違いについて、1つずつ説明していきます。 

納品書とは納品物といっしょに同封する書類のことで、商品名や数量などが記載されています。

作成に関して法律で義務つけられていませんが、依頼主に納品物の詳細を知らせるために同封することが多いです。

想像してみてください。荷物が届いたけど納品書がなかったときのことを。「なんか届いたけど、何が届いたかわからない…送り主もわからない…時間かかるけど調べるか…」みたいな。

依頼主の業務を邪魔しないために、納品書は必要です。

「商品に対する代金を受けとりました」ということを証明する書類で、受け取った代金などが記載されています。

確定申告などに使うため、非常に重要な書類です。

「商品の代金を入金してください」ということを求める書類で、支払期日や支払い方法などが記載されています。

請求書がないと入金してもらえないということも多く、非常に重要な書類です。

商品に対する代金の支払いが済んでいる商品に関しては、納品書兼用領収書として発行することがあります。

身近なところでいうと、ECサイトでクレジットカード決済をしたときが、想像しやすいのではないでしょうか。

ECサイトで買い物したら、商品といっしょに納品書が送付されてきますよね。それが納品書兼領収書です。

依頼主から代金を受け取った日付を年月日で記入します。

和暦・西暦どちらでもかまいませんが、両方とも省略形はNGです。

「令和元年」や「2020年」のような書き方をしましょう。

依頼主に確認し、支払者の氏名や会社名を記入しましょう。

（株）○○というふうに略して書いてあるのをよく見かけますが、株式会社○○が正式な書き方です。

納品書に記載されているように、商品名と数量を記入します。

品番や型番があれば、よりGoodでしょう。

実際に受け取った金額を税込み金額で記載しましょう。

ここで注意しておきたいのが、収入印紙です。

受け取り金額5万円（税抜き）以上で、200円以上の収入印紙の貼り付け義務が発生するからです。

この義務を負うのは、ビジネスに関する取引をした人です。

ただし次の場合は領収書に収入印紙がいりません。

1、クレジットカードでの取引

2、FAXやPDFなどの電子データ取引

クレジットカードでの取引では、領収書に収入印紙はいりません。

というのは収入印紙は、現金のやり取りのみを対象とするからです。

ただし、クレジットカードを利用したことを、領収書に明記しなければなりません。また電子マネー決済は、現金のやり取りとみなされるため、収入印紙が必要です。

ちょっとややこしいですが、クレジットカードと電子決済は別物だと抑えておきましょう。両方とも目に見えない通貨なのですが…。

FAXやPDFなどの電子データ取引でも収入印紙はいりません。

収入印紙を必要とするのは、「紙文書の場合に限り」だからです。

なので収入印紙代を節約したいなら、領収書を電子化するのがおすすめです。

納品書兼領収書を発行した発行者の住所氏名または名称、連絡先を記入しましょう。

一般的に社判が、押印されています。

納品書兼用請求書の記載事項は作成者の都合だけで決めるものではありません。

作成者と依頼主、両方の事情があるからです。

たとえば請求書を手渡ししたら、「請求書はPDFがよかったな…」と依頼主に言われてしまった、ということも無きにしも非ず。

納品書兼請求書の送付方法は、まっさきに確認しておきましょう（手渡し、郵送、電子データ）。

納品書兼請求書に記載する日付は「請求書の発行日」と「支払い期限」です。

特に請求書の発行日は、必ず依頼主に確認をしておきましょう。

「〇日までに届かなかったから、次の支払日には支払えないよ。うちの会社ではそう決まってるんだよ」と言われてしまうこともあるからです。

取引先の締め支払いに合わせた日付を、記載するのがマナーだったりします。 

会社名、部署名、担当者名まで書くと親切です。

また建築関係によくある話なのですが、取引相手と請求先が違うなんてこともあります。取引相手は職人さんで請求先は工務店さん、みたいな感じで取引相手と請求先が違うことも多々あります。

なので繰り返しになりますが、直接聞くのが無難です。

納品書兼請求書の作成者の氏名、または名称を記入しましょう。

一般的には社判が押印されていますが、必須ではありません。

取引をした品名、数量、金額を記載します。

取引額をすべて合わせた小計に、消費税を足した合計金額を明記しましょう。 

振込先や支払期日を記載しましょう。

銀行名や支店名、預金種別、口座番号、口座名義といった、振込先の情報を記載しておくと依頼主の負担を減らせるかもしれません。

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いかがでしたでしょうか。

苦手意識のあった書類が作れそうですか？

もし、「今まで書類に対して苦手意識を持ってたけど、理解できてきたし作れそうな気がしてきた！」と思ってもらえたら幸いです。

とはいえ「書類がいいの？データがいいの？」という方もいるかと思います。

そんな方には、いつもこうお伝えしています。

「両方、試してみましょう！」

それでは書類作成がんばってください！