給与明細はすぐに捨ててはいけない！？保管期間と方法を徹底解説

給与明細の保管は必ずしておきましょう。

各種書類申請の際に必要になりますし、給与明細の保管を義務化するのが望ましいです。

まず、給与明細の保管は義務ではないです。ただ、義務ではないと言え、もう一度会社に申請して受け取ることができますが「期間が1週間」ほどかかりますし、そもそも再発行をお願いしるのは手間ですよね。ですので給与明細の保管は自分の中で義務化しておきましょう。

給与明細の保管をしないといけないのは「各種申請に必要だから」です。

・確定申告に必要だから

・失業給付金申請に必要だから

給与明細の保管をしないと、受け取れるお金も受け取れなくなる事がありますので、それぞれ理由を深堀して解説しますね。

確定申告は、基本会社が業務を担当してくれます。

しかし自分自身も「税金を半分払っている状態」ですので、確定申告はやらないしいいか、となってはいけません。

確定申告に必要なので保管しておきましょう。

失業＝会社を辞めた場合に、雇用保険の加入によって給付金申請できるからです。

給付金申請をする際も「給付金額の確認」に必要なので、給与明細の保管をしっかりと行いましょう。

「給与明細の保管は何年しないといけないの？」

という疑問を解決します。

何年の答えは「2年前までの保管が望ましい」です。

確定申告などの際に、5年前まで必要になってくるケースもありますので、解説していきますね。

2年前までの保管が望ましい理由として、残業未払は2年前まで可能だからです。

確定申告は5年前まで必要なケースがありますが、基本的に2年前までの保管が望ましいです。

また「住宅ローン」などの申請の際にも、収入の証拠として給与明細が必要になってきます。最高の状態は「何年すべてを保管する」という状態ですが、保管方法が大事になってきますよね。保管方法については記事後半で解説しています。

ですので「何年の保管が必要？」の結論は2年でオーケーです。

最重要ポイントです。

先ほど「何年の保管が必要？」という話でしたが、2年分の保管をするには管理が大変ですよね。

また個人情報になりますので、より一層重要な保管になってきますし、何年の保管であろうと、保管方法が悪ければ3か月も保管できません。

結論は以下の要点を抑えましょう。

・まとめて保管する

・時系列でわかりやすくまとめる

・別媒体にも残す

順番に解説しますね。

これは自分の中の「義務」にしても良いかもしれません。

場所の話ですが、必ず一か所にまとめて保管しましょう。

保管期間は2年前までですよね。

ですので「2年前から現在までの期間」として、月ごとにまとめて保管するのが良いでしょう。

できればファイリングするのが望ましいです。

まとめて保存していたとしても、「〇月のはどこだっけ？」と探すのは時間の無駄ですし、まとめていたとしても紛失の恐れも出てきます。

それでは本末転倒なので、時系列でまとめつつ、すぐに確認が取れる状態にしておくのがベストです。

どれだけ丁寧に保管していようと、万が一の紛失の恐れもありますよね。

そうなっても会社に再申請もできるのですが、期間や必要手順を踏まえると面倒です。

ですので「別媒体」に保存しておくことでリスクヘッジになります。

スマホで写真を撮るのもありですし、逆にスマホに保存しておけば、「紙媒体」の保管が必要なくなるので、ファイルをまとめるなどの手間も省けます。

Webサービスで給与明細を保管してくれるサービスもあるので、紙とスマホの両方で保管するのが望ましいです。

では重要項目なので、一度まとめますね。

【給与明細の保管方法】

・まとめて保管する

・時系列でファイリングする

・別媒体にも残す(スマホでスクショもあり)

給与明細の保管は義務ではありませんが「2年前まで保管」しつつ、わかりやすくまとめおきましょう。

確定申告にも必要ですし、失業した際の助けにもなります。

ぜひ今日から正しい保管を始めましょう！