おすすめの社内ポータルサイト5選！サイトを作成するメリットとその注意点は？

突然ですが、皆さん働いている企業で情報が散乱していたり、社内で用意されているアプリケーションがバラバラに分かれているという状態にあるという方はいますか？おそらく、アプリケーションや情報が一つにまとめられて管理しているという企業はあまりないように思えます。

情報が散乱していれば、必要な情報を探すのに時間を費やしてしまいますし、アプリケーションがバラバラですとその分効率も悪くなってしまいます。そこで便利なサイトが、社内ポータルサイトというものです。

社内ポータルサイトとは、単なるホームページとは違った、いわば社内にある情報やアプリケーションを1つにまとめあげ、メールやメッセージなどを一括して行うことを可能とするサイトのことをいいます。本記事では、そんな社内ポータルサイトの特徴やおすすめのサイトをご紹介していきます。

一般的なコミュニケーションツールのように、1対1のやりとりやグループでのやり取りなどはできませんが、社員が共有した情報に対してコメントなどをすることによって、PC上の社内ポータルサイト内でやり取りを済ませることができます。

もちろん、コメント自体は誰でもできますが、画面を通した文面のみで伝えることになるので、相手が誤って認識することのないようコメントをする際は分かりやすく要点がまとまった文を送るようにしましょう。

社内ポータルサイトでは、情報の共有やアプリケーションの一元化だけでなく、申請書といったあらゆる書類の提出といったワークフロー申請も可能となります。さらに、企業に関わる費用の決済などもこの社内ポータルサイトひとつで全てこなすことができるので、いちいち書類をメールなどで送信したり書類を手書きで作成する必要もなく、よりスピーディーに書類の提出や決済等を済ますことができるのです。

また、PC上で作成した書類をそのまま社内ポータルサイトで提出することになるので、紙の消費量も最低限に抑えることが可能です。

先ほども説明しましたが、わざわざ申請書といった書類を手書きで作成することもなく、社内ポータルサイト上で書類データを送信するだけで相手に書類を送ることができるので、余計な紙の消費を抑え、結果としてその分のコストを削減することができるのです。

一見、あまりコスト的に変化はないようにも思えますが、全ての従業員が全て紙を使用して書類を作成すると膨大な量の紙が必要となるので、コストもかなり重なってしまいます。

ですので、ペーパーレスを実現する社内ポータルサイトは、企業においてコスト削減を可能とするひとつの要因ともなるのです。

社内ポータルサイトは、誰でも気軽にアクセスすることができるため、社内ポータルサイト内に用意されている掲示板などを利用して情報を伝達すれば、直接人を介して伝達するよりもはるかにスムーズかつ迅速に伝達させることができます。

また、書類での伝達の場合、紛失といったリスクもありますが、このサイトの掲示板などを利用すれば、データとしてサイト内に残るので、必要な情報を紛失してしまうというリスクも抑えることが可能となります。

社内ポータルサイトとは、社員が業務を行う際に必要となるアプリケーションや社内で散らばっている情報を一括して管理を行うことのできる便利なサイトと説明しましたが、デザイン自体がとても見づらく、操作性が悪いと社内ポータルサイトとしてのメリットは全く得られません。

デザインは、おしゃれなものなど見栄えをよくすると見やすくなりますが、余計なイラストやラインなどが多く表示してしまうと、デザイン的にもかなり見づらいものとなってしまい、とても使い勝手の悪いサイトとなってしまいます。

ですので、実際に社内ポータルサイトを作成する際は、シンプルなデザインのものか常識範囲のおしゃれなデザインのサイトに仕上げると良いでしょう。

社内ポータルサイトというのは、あくまで社外ではなく社内でのみアクセス可能なサイトであり、そこには企業にとって重要な情報やアプリケーションといったシステムなどが搭載されているため、社内ポータルサイトを作成する際は、外部の無関係者によるアクセスや情報の漏れ、ウイルスの感染リスクを防ぐため、セキュリティは十分に強化しておかなければなりません。

また、個々の社員がセキュリティに注意しなければ、情報などが外部に漏れてしまう可能性もあるので、社員一人一人がセキュリティに注意するよう要請することも必要となります。

社内ポータルサイトは、業務に関するあらゆる情報やアプリケーションがまとめ上げられた便利なサイトですが、業務に関する情報ばかりでは、社員からすると堅苦しいイメージを持ってしまい、特定の人しか利用しないということも無いとは言えません。

ですので、業務に関する情報とは少し違った、会社内のちょっとした面白い出来事やイベント情報など実際の業務から少々脱線したカテゴリーのコンテンツを設けることで、企業で働いている社員も堅苦しいイメージを持たず、気軽に利用することができるようになるのです。

社内における様々な情報の共有だけでなく、社員のモチベーションを向上させ、活発的な企業に仕上げることを目的とした社内報ですが、これを社内ポータルサイトに導入することが可能です。

紙を媒体とする社内報とは違い、紙を必要としないのでコストも削減できますし、web上にて閲覧を可能とさせるので、社外にいる方でもいつどこでもチェックすることができ、web上にて更新された際も、瞬時に社員全員の目に行き渡るので、紙の社内報よりも多くのメリットが期待できます。

個人のブログ作成用ツールとしても幅広く知られているWord Pressですが、こちらのツールでも社内ポータルサイトを作成することもでき、これといって応用的なスキルや知識がなくとも誰でも簡単にサイトを作成することができます。

また、基本的には無料で利用することもできるので、社内ポータルサイトサービスの中ではかなり良心的なサービスとも言えます。

こちらのサービスは、他の社内ポータルサイト作成サービスと比べて、サイト内のあらゆるカスタマイズ性に優れており、自社のスタイルや雰囲気、それぞれの目的に応じたデザインの社内ポータルサイトに仕上げることができます。

気になる料金ですが、一部の機能が使えないライトコースの場合、月額780円で利用することができ、すべての機能を利用したい場合は無料トライアル30日間終えたのち、月額1500円がかかるスタンダードコースがおすすめです。

Word Press同様、完全無料で利用することができ、より操作性に優れたCMSが搭載されているので、誰でも容易にハイクオリティな社内ポータルサイトを作成することができます。また、無料で利用できるにもかかわらず、ワークフロー申請や権限の制限など様々な機能が搭載されているので、無料で機能と操作に優れたものを利用したいという方はこちらをご利用ください。

こちらは、パナソニックが公式に提供している社内ポータルサイトサービスで、主に社内の情報を他の社員に共有したり、普段こなしている業務の効率化を目指すことが可能です。もちろん、社内だけでなく、社外にいる社員に対しても同様に更新した情報をより最新の状態でリアルタイムで閲覧することを可能とするので、テレワークが社会に溶け込んだ今、このようなサービスは利用しておくと良いでしょう。

こちらのサービスは、Googleが提供しているものですので、特に制限もなく誰でも無料で全て利用することができます。他のサービスでは、多少HTMLに関するスキルや知識が必要となる場合もありますが、Googleサイトも一切HTMLに関する特別なスキルなどがなくても、誰でもしっかりとした社内ポータルサイトに仕上げることができます。

ただ、その分カスタマイズ性が欠けてしまうので、よりハイクオリティなこだわりのあるデザインのサイトに仕上げたいという方にはおすすめできません。

近年、コンピューター技術は劇的に進化してきており、それに伴って業務のスタイルも変化し続けています。そんな中でも、単なるホームページとは違う社内ポータルサイトと呼ばれる社内の情報やアプリケーションを一つにまとめ上げたサイトは、業務遂行において便利なサイトでもあり、最近のビジネススタイルにあったサイトとも言えます。

今回は、そんな社内ポータルサイトの特徴やおすすめの社内ポータルサイトサービスについて詳しく説明しました。実際に利用する際は、セキュリティにも注意しながら活用してみてください。