指示書とは？書き方や例文を徹底解説

指示書とは、仕事の内容や作業の内容の手順・方法などを文章で説明・指示するものです。医師が活躍する病院などの医療現場などでも利用され、様々な場所で使われています。

一般企業の中の指示書とは、業務指示書や製造指示書、残業指示書などがあります。
病院などの医療現場などの指示書とは、歯科技工士辞書や事前指示書、医師が看護師に出す訪問看護指示書などがあります。

運送業の指示書とは、運転指示書という名前で指示書が作成されます。

これらの指示書を作成する時には、相手にその仕事・作業内容が明確に伝わることが大切です。

そのために簡潔・明瞭に指示書を作成することが大切になってきます。

時には、イラストやデザインを利用して指示書を作成することも必要となってきます。

内容の手順や方法がしっかりと伝わらないと仕事や作業のミスだけでなく、病院などの忙しい現場でも混乱を起こしてしまうことになります。

社内では、各部署に作業内容を伝える目的で使用されます。

社外では、取引先の相手に業務内容を伝える際に利用されます。

上司が部下に対して業務内容を指示する時にも作成されていることが多くあります。

指示書の役割は、業務内容や作業方法を病院などの現場にいる作業者や従業員に指示するためのものです。

業務内容の改善や修正を依頼する際も、改善指示書として改善・修正内容を書き、作業員や従業員に伝えます。

この時も、相手に改善・修正して欲しい箇所や内容が明確に伝わるような文章で作成することが重要になってきます。

医師の治療を受け、病院を退院直後の患者さんが在宅移行時の点滴や処置などの医療的ケア、生活サポートなどを含めた介護支援することが可能な訪問看護は、医師からの訪問看護指示書によって行うことができるようになります。

逆に、病院で医師からの訪問看護指示書がなければ訪問看護を行うことができないので、その点は注意するようにしましょう。

指示書を書くといっても、どのようなポイントに注意して書けばいいのかわからないですよね？

指示書を書くときのポイントを確認していきましょう。

一つ目のポイントは、内容の記載漏れやミスをしないことです。指示書に限った話ではなく書類を作成する際全てにおいてですが、内容の記載漏れやミスがあれば、相手に伝わりません。それどころか、その内容を確認するために、病院などの現場の人の手をとめることにもなり、指示書を作成した人自身も時間を無駄にすることになります。

誰に読んでもらっても内容が伝わるように意識すること、そのために書いた指示書は、書いた後に内容の記載漏れやミスがないかを確認してから、提出するようにしましょう。

指示書を作成しても、その指示したことが実行されなければ、作成した意味がありません。そのため誰への指示なのか、どのような内容なのかを具体的に書く必要があります。指示の内容が曖昧だと、指示したことが行われない、また行われたとしても、その場で停滞し作業や業務のスピードが遅れてしまいます。

指示書に発信者と宛先を明記することは、その作業を行う人を明確にすることが可能ですし、仮にその指示書の内容が分からなくても、その内容を発信者に確認することができます。

そのため、誰への指示なのか、誰からの指示なのかというものが明確にわかるようにしておく必要があります。

訪問看護指示書には、医療機関名や医師の名前が記載されています。

社内であっても、相手に不快感を与えるような文字を記載することはやめましょう。

ただ、特に取引先などに指示書を出すときは、自社以上に文字に注意し、指示書を作成するようにしましょう。

仮に、取引先への指示書で相手に不快感を与えてしまっては、今後お仕事をいただけなくなる可能性だって出てきます。

そのため、指示内容をただ伝えるのでなく、礼儀などに配慮して失礼のないように注意して作成していきましょう。

もし、不安があるのであれば作成後、提出前に他の人に確認してもらいダブルチェックを行ってから提出するようにしましょう。

大事な取引先なのであれば、問題を起こしたくないと考えているのは、他の人も同じなので確認してくれるはずです。

基本的な指示書の書き方について紹介していきます。

指示書提出の日付ですが、発行日といわれたりもします。

ここに記載する日付は、作成日を記載するのではなく、発信日（送付日）記載しましょう。

ビジネス文書を記載するときの日付は、発信日（送付日）を記載するのが基本だと覚えておきましょう。

年号は、和暦で記載します。

日本の公的機関に提出する書類は基本的に元号が使われており、日本のビジネス社会でも、それが普通になっています。

日付などを記載するときは、年号の頭文字をとった略称や、日付の間を「/」で区切るようなことをしないようにしましょう。

令和○年○月○日という記載するように心がけていきましょう。

宛先は「社員各位」や「〇〇課長殿」など、どこの誰に向けた文章かをハッキリさせましょう。

その指示書と無関係な人にまで、その指示書が行き渡ってしまうと、無駄な作業や業務を生み出すことになりかねません。

氏名の横に押印する場合もあるので、押す必要があるかどうかを確認するようにしましょう。

発行部署や代表者氏名を記載します。

「〇〇部〇〇課〇〇」と書き、必要がある場合は押印をしましょう。

タイトルは、指示や伝えたいことを把握できるように設定しましょう。

「職場〇〇委員登録のお願い」や「意見交換会のご案内」など何ついての指示書なのかが「パッ」と見た時にわかるようにタイトルを設定することが重要になってきます。

本文は、指示内容を挨拶などで長く書いてしまうことがないように注意しましょう。

全体のボリュームが大きくなることで、何を伝えようとしているのかが、不明瞭になってしまいます。そのため、指示内容が明確にわかるように箇条書きにしたり、先に概要を記載したりするなどの工夫が必要になってきます。

必要な業務やタスクを誰が見てもわかるように工夫することが求められます。

イベントなどを開催する際は、そのイベントの目的などを記載するといいでしょう。

「新商品」の場合は、新商品の改善案や意見が欲しいなど。

その行事や物事を行う場所を記載しましょう。

いつからいつまでの間行うのかなどの期間を明記しましょう。

期間：令和○年○月○○日〜令和○年○月○○

指示したことをどのように行うのなかなどの具体的な方法を記載しましょう。

1. 営業予算算出
・過去○年分の売上実績から

2. 予測、増減の分析
・顧客ごとの過去○年間売上増減表から

3. 徹底と管理
・営業日報、月報の徹底
・チームマネージャーが管理

この他にも作業の導入人員や作業を行う業者名、条件やお問い合わせなども場合によっては付け加えていきます。

令和○年○月○○日

○○○○○○株式会社

○○○○課

○○○○様

株式会社○○○○

○○○○部

○○○○㊞

新製品「○○○○○」のご案内

当社では本年度より、新製品「○○○○○」の取り扱いを開始いたしました。

　当社の新製品「〇〇〇〇」は、高い技術力と信頼性を得ております。日本でも〇〇層を中心に多くの購買がされるものと確信しております。

　つきましては、当社の製品カタログを同封させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

同封書類　　カタログ　１部

以上

令和〇年〇月〇〇日

社員各位

〇〇事業部

新商品試行およびアンケート協力のお願い

現在当事業部では、新商品「〇〇〇〇〇〇」の開発を行っています。つきましては、下記要領にて社員を対象とした試行とアンケート調査を実施しますので、ぜひご協力をお願いいたします。

なお、前回お願いした「××××××」とは違い、今回の試作品は〇〇層を対象とした商品となっています。様々な意見を聴取することを目的としたアンケートとなっていますのでご協力のほどよろしくお願いいたします。改善点などを意識して試行しアンケートに答えていただけると幸いです。

記

１．実　施　期　間　　〇月〇〇日（〇）～〇〇日（〇）

２．実　施　時　間　　〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

３．場　　　　　所　　〇〇〇〇〇会場

以上

指示書の文体は、「だ・である調」と「です・ます調」のどちらかで行います。

社内に出すときは、どちらを使用しても問題はありませんが、社外に出すときは、「です・ます調」を利用するようにしましょう。

敬体である「です・ます調」を使うことで、「だ・である調」の命令や威圧感を相手に与えることなく、やり取りを円滑に進めることができます。

指示書にイラストやデザインを必ず入れる必要性はありません。

ただし、指示書のなかにイラストやデザインを入れた方が手順や内容がわかりやすいのであれば、イラストやデザインを利用しましょう。

文章だけで説明しづらい箇所にイラストやデザインを入れることで、その業務や作業の内容が分かりやすくなり、業務や作業が円滑に進みます。

指示書の中でも、重要な箇所やピックアップして伝えたい箇所は、イラストやデザインを使えば、内容が伝わりやすいので利用しましょう。その際、使用するイラストやデザインは、その指示の内容にあったものを選ぶようにしましょう。

指示内容と異なったイラストやデザインを入れることで、指示内容がスムーズに入ってこなくなる可能性があるからです。

イラストやデザインを上手に活用することで、伝えたい内容を的確に伝えることが可能な上に、相手の記憶にも残りやすいなどのメリットもあるので上手に活用するようにしましょう。

イラストやデザインに力を入れすぎないことも大切です。イラストやデザインなど自分で創意工夫が可能なため、気付いたらイラストやデザインの作成に何時間もかけてしまうということもあるかもしれません。

そういうときは、自分が本当にしなくてはいけないことに、再度目を向けることが重要です。指示書作成も大切ですが、そのほかにもやらなくてはならない業務があると思います。自分の本来やるべきことから外れないように注意しましょう。

無料で使える指示書のテンプレートサイトを紹介します。

指示書のテンプレートサイトのなかで、はじめに紹介するのが「書式の王様-bizocern(ビズオーシャン)」です。総会員数が約300万人の書式テンプレート数37,000以上の大規模なダウンロードサイトになります。

ダウンロードするためには、会員登録が必要ですが、メールアドレス登録をして、その後、名前や性別、企業情報を入力するだけで簡単に登録できます。

基本的にテンプレート無料ですが、一部有料なものもあるので、その点注意しましょう。

書式のテンプレートは、指示書のみならず、契約書、企画書、お詫び状、見積書、給与・労務管理などの様々な書式のテンプレートがあります。

次に紹介するのが、「FIDELI（フィデリ）ビジネス文書集」です。

こちらも無料の会員登録を行うことで、約3,000書式のテンプレートを利用することができます。エクセル・ワードのビジネス書式、メール文例集などジャンルによっても選ぶことも可能で、また、経営や営業、製造開発など分野別でも書式を検索することが可能です。

また、ビジネス書式の他にもPHPやjavascriptなどの仕事を円滑に進めるためのプログラミングのテンプレートまであるので、プログラムはわからないけど仕事を円滑に進めるための工夫が欲しいと思っている人は、一度確認してみるのもいいかもしれません。

指示書の書き方や例文を見てみていかがでしたでしょうか？

一般企業から、運転業界、医師や看護が働く病院など数多くの場所で利用されていることや、業務指示書や製造指示書、残業指示書。歯科技工士辞書や訪問看護指示書、事前指示書など数多くの書類の指示書があることに驚かれた方もおられるのではないでしょうか？

「指示書を作成してくれ」と言われても数多くの書類の形式や種類があり、目的によって使用されるものも異なってくるので迷うこともあると思います。

でも、「書式の王様-bizocern(ビズオーシャン)」や「FIDELI（フィデリ）ビジネス文書集」など、自分の作るべき指示書の参考となるものであったり、テンプレートがあったりするので、指示書の書き方がわからなくても一から勉強する必要はありません。

このような便利なツールはどんどん利用するようにしましょう。

また、病院の医師が発行する訪問看護指示書などがあると知っておけば、実際に介護などが必要なおじいちゃんやおばぁちゃんが病院から退院する際に、病院の医師に訪問看護を依頼することなども可能になります。訪問看護を受けたい場合は、訪問看護ステーションに相談したり、担当の医師や相談したい医師が努めている病院について調べてみたり、コンタクトを取ってみたりしましょう。

実際に初めて作るときは苦労すると思いますが、指示書の書き方を見たり、テンプレートを利用したりするなどをすることで徐々に指示書の作成スピードが上がっていきます。何事もはじめは大変だと思いますが、実践することで確実にスキルは身についていきます。

ただ、社外の大事な取引先への指示書などには、指示書のミスや記載漏れは避けたいところなので、慣れてきたとしても他の人に確認してもらうなどの対策を取るようにしましょう。